Spätestens seit ChatGPT ist Künstliche Intelligenz in unserem Alltag angekommen: von der Formulierung von Texten, E-Mails und Aufsätzen über die Beantwortung von Fragen bis hin zum Schreiben der Einkaufsliste nutzen wir die KI um uns den Alltag zu erleichtern. Warum nicht auch KI bei der Bewerbung? KI für Motivationsschreiben zu verwenden, kann nicht nur die Zeit, die du für die Bewerbung brauchst, verkürzen, sondern auch deine Chancen auf den Job erhöhen. Hier kommt deine Schritt-für-Schritt Anleitung, um mit KI dein Bewerbungsschreiben zu erstellen!
Disclaimer: Auch wenn es rechtlich gesehen in Ordnung ist, das Motivationsschreiben mit KI zu verfassen, trägst du die Verantwortung für die Inhalte. Bei der Bewerbung zu lügen kann unangenehme Folgen haben.
#hokifyexpertentipp: Wenn du dich über hokify bewirbst, musst du kein Motivationsschreiben schreiben! Alle Bewerbungen sind chat-basiert und verzichten auf ein Bewerbungsschreiben.
1. Grobe Infos suchen
Bevor du ChatGPT oder ein anderes KI-Textverarbeitungsprogramms deines Vertrauens öffnest, solltest du dir einige Infos bereitlegen bzw. über einige Aspekte klar werden. Um ein gutes Motivationsschreiben zu erstellen, brauchst du:
Deine persönlichen Daten: Name, Kontaktinformationen, Geburtsdatum
Der Zweck des Motivationsschreibens: Bewirbst du dich für eine Position oder eine Ausbildung? Wie sieht die Stellenanzeige aus? Worauf legt das Unternehmen/die Institution Wert?
Qualifikationen und Erfahrungen: Bildung, Berufserfahrung, Fähigkeiten (sowohl Soft Skills als auch Hard Skills), Zertifikate oder Auszeichnungen.
Berufliche Ziele und Motivation: Warum bewirbst du dich für diese Stelle? Was ist dein berufliches Ziel?
Dein Wert für das Unternehmen oder die Institution: Warum bist du für das Unternehmen interessant? Welchen Wert bringst du dem Unternehmen?
2. ChatGPT informieren
Hast du all diese Infos mehr oder weniger genau zusammengestellt, kannst du dein KI-Tool öffnen und einen neuen Chat oder Auftrag starten. Zuallererst musst du der KI die Informationen geben, die für das Motivationsschreiben relevant sind. Dazu gehören die Infos, die du gerade gesammelt hast und Informationen über die ausgeschriebene Stelle. Entweder du kopierst den Text der Stellenanzeige oder du filterst die wichtigsten Aspekte aus der Stellenanzeige heraus und gibst die Infos in ChatGPT ein. Das kann beispielsweise so aussehen:
“Mein Name ist Julia Doe und ich bin gelernte Bürokauffrau. Hier sind alle wichtigen Infos über mich:
Ausbildung:
Ausbildung zur Bürokauffrau: 2014 - 2017 bei Musterfirma GmbH, Abschluss mit Auszeichnung
Berufserfahrung:
Assistenz der Geschäftsführung: 2017 - 2019 bei Schreibschnell Firma (Tätigkeiten: Organisation, Office Management, Koordination von Meetings und Geschäftsreisen, Briefings und Vorbereitungen, Ablage von Dokumenten und Zusammenfassungen)
Administrative Angestellte: 2019 - 2023 bei BesteFirma (Tätigkeiten: Verwaltung von Mitarbeiter:innendaten, Organisation von Geschäftsreisen und Meetings, Koordination von Ressourcen, Einkauf)
Fähigkeiten:
Sprachen: Deutsch, Englisch
IT & Programme: Google Suite, Office 365
Teamwork, Kommunikation, eigenständige & genaue Arbeitsweise
Das motiviert mich:
Gute Atmosphäre im Team, gemeinsame Erfolge, eine gute Unternehmenskultur, mit meinem Job etwas Gutes zu tun
Darum möchte ich bei diesem Unternehmen arbeiten:
Ich kann mich mit der Vision und dem Geschäft von Großartige Firma identifizieren und möchte mich im Bereich Personaladministration weiterentwickeln.”
Außerdem kopierst du die Stellenanzeige in das KI Tool. Schreibe dazu, dass du dich für diese Stelle bewerben möchtest, damit ChatGPT die Informationen einordnen kann.
#hokifyexpertentipp: Um zu verhindern, dass das KI Tool direkt damit loslegt, einen Text zu verfassen, kannst du zu Beginn erklären, was passiert: “Ich werde dir jetzt einige Infos geben, die du später für ein Motivationsschreiben verwenden sollst. Bitte beginne nicht zu schreiben, sondern warte, bis ich dir alle Infos und das OK gegeben habe.” Alternativ kannst du dir auch nach jedem Input zusammenfassen lassen, was die KI verstanden hat (“schreibe noch nicht, sondern fasse nur zusammen, was du verstanden hast”)
3. Briefing: Anweisungen an ChatGPT geben
Grundsätzlich gilt: Je klarer und genauer deine Anweisungen sind, desto besser ist nachher auch das Motivationsschreiben. Wenn du in Schritt 2 schon viele Informationen gegeben hast, kannst du nun direkt das ganze Motivationsschreiben mit KI erstellen lassen. Hast du noch eher wenige Informationen gegeben oder eine Vorstellung davon, wie dein Motivationsschreiben aussehen soll, kannst du dir auch nur Teile des Textes nacheinander erstellen lassen. Dafür eignen sich die folgenden Formulierungen besonders gut:
"Erstelle eine Einleitung, in der ich mich vorstelle und den Zweck dieses Motivationsschreibens erkläre."
"Beschreibe meine akademische und berufliche Qualifikation in Bezug auf die Position, für die ich mich bewerbe."
"Erkläre, warum ich mich für diese Universität/Firma entschieden habe und wie meine Ziele mit ihren Werten übereinstimmen."
"Füge Beispiele für meine bisherigen Erfolge und Leistungen hinzu, um meine Qualifikationen zu unterstreichen."
"Schreibe einen Abschluss, in dem ich mein Interesse an der Position/Universität bekräftige und meinen Dank ausdrücke."
Du kannst den Text auch mehrmals erstellen lassen, wenn dir die erste Version nicht direkt gefällt.
4. Verbesserungen und Adaptionen
Bist du mit dem Aufbau deines KI-generierten Motivationsschreibens zufrieden, kannst du nun Verbesserungen und Anpassungen vornehmen. Dazu kannst du entweder selbst den Text in einem normalen Textverarbeitungsprogramm (z.B. Word, Google Docs) korrigieren oder wieder ChatGPT nutzen, um den Text zu verbessern. Wieder gilt: Je genauer deine Anweisung, desto besser! Folgende Formulierungen eignen sich dafür gut:
“Schreibe den oberen Absatz nochmal, aber füge noch mein Engagement bei der freiwilligen Feuerwehr von 2010 bis 2016 hinzu.”
“Schreibe die Einleitung neu in einem formelleren Ton”
“Füge noch eine Verabschiedung hinzu und dass ich mich auf eine Rückmeldung freue”
“Schreibe den Text noch einmal und Sieze die Leser:innen”
“Der dritte Absatz gefällt mir so noch nicht, bitte schreibe nur den 3. Absatz neu und konzentriere dich auf meine berufliche Vorerfahrung.”
5. Korrekturlesen (lassen)
Auch wenn KI ein Motivationsschreiben korrekt erstellen kann, solltest du noch einmal ein zweites Paar Augen über dein Bewerbungsschreiben lesen lassen. Bitte eine Freundin, deine Eltern oder eine andere Vertrauensperson, dein Motivationsschreiben zu lesen und die konstruktives Feedback zu geben. Außerdem solltest du Rechtschreibung und Grammatik auch wenn der Text von der KI geschrieben wurde, nochmals selbst überprüfen oder von einem zweiten Paar Augen überprüfen lassen.
#hokifyexpertentipp: Ist eine Ansprechperson in der Stellenanzeige angegeben, solltest du dein Motivationsschreiben immer direkt an diese Person adressieren.
6. Layout und Form
Jetzt musst du dein Motivationsschreiben nur noch in ein extra Dokument kopieren, Kopfzeile mit Adresse und Kontaktdaten hinzufügen und es, wenn du das möchtest, unterschreiben. Vergiss nicht, dich in deinem Motivationsschreiben klar darauf zu beziehen, für welche Stelle du dich bewirbst - das kannst du beispielsweise im Betreff angeben oder als Überschrift (“Bewerbung für Position XY”) angeben. Achte darauf, eine einheitliche Schriftart und -größe sowie einen einheitlichen Schriftsatz (z.B. linksbündig) zu haben. Zu viele Spielereien mit Farbe, Illustrationen oder Ähnlichem solltest du vermeiden, solange du dich nicht für einen Job bewirbst, bei dem das relevant ist. Je schneller die Recruiterin alle für sie wichtigen Informationen findet, desto besser!
7. Bewerbung
Nun heißt es: Bewirb dich! Ganz wichtig: Halte dich an die in der Stellenanzeige angegebene Bewerbungsform. Wenn es sich dabei um ein Online-Portal handelt, lade deine Bewerbungsunterlagen dort hoch. Ist eine E-Mail-Adresse angegeben, nutze diese. So kannst du sicher sein, dass deine Bewerbung bei der verantwortlichen Person im Unternehmen ankommt. Vermeide Direct Messages auf Social Media und ähnliches (außer es ist explizit verlangt).
Fazit
Dein Motivationsschreiben mit KI zu erstellen, ist eigentlich ganz einfach. Wichtig ist dabei, der KI alle nötigen Informationen zu geben und die Anweisungen so spezifisch und klar wie möglich zu erteilen. Trotzdem solltest du das Motivationsschreiben noch ein wenig adaptieren und Korrektur lesen, bevor du es in deiner Bewerbung verwendest, um sicherzugehen dass keine Unwahrheiten oder Fehler enthalten sind. Und falls du ganz auf das Motivationsschreiben verzichten möchtest, findest du auf hokify spannende Jobs, für die du kein Motivationsschreiben brauchst!