Du sitzt an einer wichtigen E-Mail, die noch heute abgeschickt werden soll und weißt nicht, wie du es am besten angehst? Oder du hast schon fünf Versuche gestartet, die E-Mail richtig zu schreiben, aber es klappt einfach nicht? Oder du suchst eine E-Mail Vorlage für deine Bewerbung? Egal ob für Krankmeldungen, Kundenkontakt oder deine nächste Bewerbung: wir zeigen dir in 5 Schritten, wie du im Arbeitsalltag die perfekte E-Mail schreibst! Außerdem wird erklärt, was CC und BCC bedeuten, worauf du beim E-Mail-Anhang achten musst und in unseren E-Mail Vorlagen findest du Beispiele für formelle und informelle E-Mails.
1. Adresse und Betreffzeile
Schon bevor du damit beginnst, die E-Mail zu schreiben, solltest du ein paar Dinge bei der Adresszeile und dem Betreff beachten.
Die richtige E-Mail-Adresse
Klingt selbsterklärend, ist aber manchmal gar nicht so einfach: um eine E-Mail zu schreiben, brauchst du die richtige E-Mail-Adresse. Wenn du schon genau weißt, an wen deine E-Mail gehen soll, ist die Sache schnell erledigt. Bist du dir aber unsicher oder kennst die Person am anderen Ende der E-Mail nicht, wird es komplizierter. Vielleicht findest du die allgemeine E-Mail-Adresse bei den Kontaktinformationen eines Unternehmens oder kannst auf der Teamseite herausfinden, wer für dein Anliegen zuständig ist.
Auch deine eigene E-Mail-Adresse sollte zur Gelegenheit passen. Nicknames, Abkürzungen oder Spaßnamen sind im Arbeitsumfeld eher ungern gesehen und gelten als unprofessionell. Wenn du nicht sowieso eine Firmen-E-Mail-Adresse hast, solltest du dir eine Adresse mit deinem richtigen Namen von einem vertrauenswürdigen Anbieter zulegen.
#hokifyexpertentipp: Wenn du mehrere deiner E-Mail-Adressen in demselben Programm verwaltest, achte vor dem Absenden immer darauf, die richtige Adresse auch beim Absender auszuwählen.
Was bedeutet Cc und Bcc?
Neben der Absender- und Empfängerzeile gibt es in den meisten E-Mail-Programmen noch die Cc- und Bcc-Zeilen:
Cc: “Carbon Copy”, also eine Kopie. Personen in Cc sind nicht die Empfängerinnen der E-Mail, bekommen jedoch eine Kopie davon und können so mitlesen. Das sehen die Empfänger ebenfalls.
Bcc: “Blind Carbon Copy”, also eine “blinde” Kopie. Setzt du jemanden in Bcc, bekommen sie das E-Mail ebenfalls, sehen jedoch weder die Empfängerin noch die Cc-Gesetzte. Die Bcc-Adresse liest also mit, ist aber für alle anderen unsichtbar.
Cc wird meist genutzt, um Kolleginnen zu informieren, die auch über den Inhalt der E-Mail Bescheid wissen sollen. Bcc wird hauptsächlich verwendet, um E-Mails an viele Personen gleichzeitig zu schicken, die die jeweils anderen Adressen nicht kennen sollen (z.B. Newsletter, Einladungen etc.)
#hokifyexpertentipp: Manchmal musst du die Cc- oder Bcc- Zeile aktiv öffnen. Die Bcc-Zeile erscheint in vielen Programmen erst durch einen Klick auf den Cc-Button.
Betreff
Die Betreffzeile sollte kurz und knackig erklären, worum es in deiner E-Mail geht. Sie sollte nicht leer gelassen werden, weil manche E-Mail-Programme deine E-Mail dann eher in den Spam-Ordner sortieren. Auch ist es für die Empfängerin immer gut zu sehen, worum es in deiner Nachricht geht. Dabei reichen schon 1-2 Wörter wie “Bewerbung für xy”, “Krankmeldung 16.02.” oder “Angebot Produkt 123”. Der Betreff sollte nicht mehr als 70 Zeichen haben.
2. Anrede
Der erste Eindruck zählt! Zwischen “Hi” und “Sehr geehrte Frau Meier” liegen (zumindest in der E-Mail-Kommunikation) Welten. Wie immer gilt: Die Anrede sollte zur Situation passen und freundlich sein. Wenn du schon mit jemanden in Kontakt stehst, kannst du dich daran orientieren, wie diese Person dich anspricht (Du oder Sie? Formell oder informell?) und dich danach richten. Wenn du nicht weißt, an wen deine E-Mail genau geht, sind allgemeine Formulierungen meist die beste Wahl. Wir haben dir einen Überblick über die wichtigsten formellen und informellen Anreden zusammengestellt:
Formell | Informell |
Sehr geehrte Frau Meier, | Liebe Frau Meier, |
Sehr geehrte Damen und Herren, | Hallo Frau Meier, |
Guten Tag Frau Meier, | Liebes Customer Service Team, |
Guten Morgen Frau Meier, | Hi, (sehr informell!) |
In den letzten Jahren hat es sich mehr und mehr durchgesetzt, nach der Anrede kein Rufzeichen zu verwenden, sondern ein Komma zu setzen. Danach wird immer ein Abstand gelassen und klein weitergeschrieben:
Liebe Frau Meier,
vielen Dank für Ihre letzte E-mail…
Nach einem Rufzeichen wird der Satz mit einem Großbuchstaben begonnen:
Liebe Frau Meier!
Vielen Dank für Ihre letzte E-mail…
Bist du dir unsicher, welche Anrede passend ist, solltest du immer eher zur formellen Form greifen. Vorangestellte Titel (Mag., Dr., Ing. etc.) solltest du beim Erstkontakt inkludieren, nachgestellte Titel (BA, MA etc.) sind eher unüblich in Anreden.
3. Inhalt
Prinzipiell gilt: Halte dich so kurz wie möglich, aber sag so viel wie nötig. Je kürzer und unkomplizierter deine E-Mail ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie auch wirklich gelesen wird. Vergiss dabei jedoch nicht darauf, höflich zu bleiben und alle Infos zu inkludieren. Oft startest du mit einer kurzen Erklärung, warum du die E-Mail schreibst: du erklärst dein Problem, beschreibst die Situation oder stellst dich vor. Danach kommst du zum eigentlichen Punkt: was erwartest du von der anderen Person? Eine Antwort? Ein Angebot? Bitte höflich darum und gib (falls notwendig) auch an, wie du noch erreichbar bist (z.B. Telefonnummer). Erwähne etwaige Anhänge oder Links, die für die Person relevant sind. Das kann dann in etwa so aussehen:
Liebe Frau Meier,
ich schreibe Ihnen bezüglich des ausgeschriebenen Jobs als Servicekraft in Ihrem Betrieb, für den ich mich gerne bewerben möchte. Im Anhang finden Sie mein Motivationsschreiben sowie meinen Lebenslauf.
Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und bin auch unter +43 123456789 telefonisch zu erreichen.
Mit freundlichen Grüßen,
Inkludiere immer alle für die Empfängerin relevanten Informationen - diese können je nach Thema der E-Mails variieren:
In einer Einladung: Datum, Uhrzeit, Ort, Kontakt für Rückfragen, evtl. Vorbereitung oder Dresscode falls notwendig
In einer Krankschreibung: Datum, voraussichtliche Dauer, ob du erreichbar bist oder nicht
Nachfrage nach einem Angebot: relevante Infos für das Angebot (Größe, Dauer, Personenanzahl…), Empfänger des Angebots
Erste Kontaktaufnahme: Kurze Vorstellung, Wie bist du an die E-Mail-Adresse gekommen?, Was willst du?
In einer Bewerbung: Die Stelle, für die du dich bewirbst, ein Hinweis auf deine Bewerbungsunterlagen im Anhang, Kontaktinformation für Rückfragen
#hokifyexpertentipp: Lies dir den Inhalt vor dem Absenden nochmals genau durch. Wenn du diese E-Mail bekommen würdest, wüsstest du, worum es geht und was von dir erwartet wird? Nur wenn du diese Frage mit Ja beantworten kannst, solltest du die E-Mail absenden. Außerdem solltest du den Inhalt nochmal auf Rechtschreibung und Tippfehler überprüfen
4. Verabschiedung
Die Verabschiedung solltest du der Begrüßung anpassen: war die Begrüßung und der Ton der E-Mails eher formell, sollte auch die Verabschiedung formell sein. Abkürzungen wie “mfg” oder “lg” sind zwar immer noch zu finden, aber vor allem in formellen E-Mails zu vermeiden. Außerdem solltest du immer mit deinem vollen Namen unterschreiben, statt nur deine Initialen oder einen Spitznamen zu verwenden.
Formell | Informell |
Mit freundlichen Grüßen, | Liebe Grüße, |
Hochachtungsvoll, (sehr formell!) | LG / lg |
Beste Grüße, | Bis morgen/bald/Donnerstag, |
Viele Grüße, | Schönen Tag, |
Herzliche Grüße, | Ich freue mich darauf, von dir zu hören, |
Ich wünsche Ihnen alles Gute/viel Erfolg, | Schönen Urlaub, |
Herzlichst, | Nochmals vielen Dank, |
5. Anhang
Wenn du in einer E-Mail einen längeren Text oder ein Dokument (z.B. einen Lebenslauf, eine Einladung, eine Rechnung etc.) mitsenden möchtest, eignet sich dafür der Anhang am besten. Das angehängte Dokument sollte immer in einem Format sein, das die andere Person auch öffnen kann (z.B. PDF) und einen beschreibenden Namen haben (z.B. “Rechnung 23463” oder “Installationsanleitung”). Möchtest du mehrere Dokumente oder Fotos/Videos versenden, übersteigt das meist die Kapazitäten deines E-Mail-Programms. In diesem Fall kannst du entweder einen ZIP-Ordner erstellen, der alle Dokumente komprimiert oder einen externen Service wie WeTransfer nutzen. Alternativ kannst du die Dateien auch in einen cloud-basierten Ordner (Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive…) legen und diesen für die andere Person freigeben.
Beispiele und Vorlagen
Um es dir ein bisschen einfacher zu machen, haben wir dir fünf Beispiele und E-Mail Vorlagen für die gängigsten Situationen zusammengestellt.
Bewerbung
Liebe Frau Meier,
ich schreibe Ihnen bezüglich des ausgeschriebenen Jobs als Servicekraft in Ihrem Betrieb, für den ich mich gerne bewerben möchte. Im Anhang finden Sie mein Motivationsschreiben sowie meinen Lebenslauf.
Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und bin auch unter +43 123456789 telefonisch erreichbar.
Mit freundlichen Grüßen,
Krankmeldung
Liebe Frau Meier / Liebe Marlene,
ich bin leider krank und kann dementsprechend heute, (Datum) nicht zur Arbeit kommen. Ich habe nachher einen Arzttermin und melde mich, sobald ich Näheres weiß.
Mit freundlichen Grüßen / Liebe Grüße,
Oder:
Liebe Frau Meier / Liebe Marlene,
ich bin leider krank und kann dementsprechend heute, (Datum) nicht zur Arbeit kommen. Ich werde voraussichtlich morgen/übermorgen wieder da sein.
Mit freundlichen Grüßen / Liebe Grüße,
#hokifyexpertentipp: Je nach Unternehmen musst du bei einer Krankmeldung am spätestens 3. Tag des Krankenstands eine Krankschreibung einer Ärztin vorlegen. Alles, was du sonst noch zum Krankenstand wissen musst, findest du in unserem Artikel zum Krankenstand.
Anfrage
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich interessiere mich für Ihr auf der Website gelistetes Produkt XXX. Leider ist das Produkt derzeit ausverkauft, deshalb wollte ich nachfragen, ab wann es wieder verfügbar sein wird?
Vielen Dank für Ihre Hilfe im Voraus und einen schönen Tag,
oder
Sehr geehrte Damen und Herren,
unsere Firma möchte im März ein Teambuilding-Event veranstalten und ist dafür auf der Suche nach einem verlässlichen Partner zur Durchführung des Events. Bei der Recherche sind wir auf Ihr Angebot gestoßen und würden Sie bitten, uns ein Angebot für 22 Personen am 14.03. zu machen.
Für etwaige Rückfragen stehe ich gerne auch unter +49 123456789 zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
Kontaktaufnahme
Sehr geehrte Frau Meier,
ich darf mich auf Empfehlung von Frau Müller bei Ihnen bezüglich des Projekts zur Umgestaltung des Büros bei Ihnen melden. Hätten Sie vielleicht Anfang nächster Woche Zeit für ein gemeinsames Gespräch dazu?
Mit freundlichen Grüßen,
Absage
Liebe Frau Meier,
leider kann ich am 12.03 nicht an dem Meeting teilnehmen, da ich bereits anderweitig verpflichtet bin. Ich wünsche Ihnen jedoch viel Erfolg und eine gelungene Präsentation!
Mit freundlichen Grüßen,
Oder:
Liebe Frau Meier,
es tut mir sehr leid, unseren Termin morgen Vormittag kurzfristig absagen zu müssen. Leider ist mir etwas Wichtiges dazwischen gekommen, um das ich mich kümmern muss.
Wäre es für Sie möglich, den Termin auf den 15.03 zu verschieben? An dem Tag ginge es bei mir jederzeit zwischen 09:00 und 15:00 Uhr.
Ich entschuldige mich für die Umstände und freue mich auf den Ersatztermin!
Mit freundlichen Grüßen,
Abwesenheitsnotiz
Eine Abwesenheitsnotiz ist eine automatisierte Nachricht, die deinen Kontakten und Bescheid gibt, dass du nicht erreichbar bist, weil du beispielsweise im Urlaub oder Krankenstand bist.
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich bin von xx.xx.xxxx bis inklusive xx.xx.xxxx nicht erreichbar und meine E-Mails werden nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich in dringenden Fällen an meine Kollegin xxxxxx.
Ich bemühe mich um eine rasche Antwort nach meiner Rückkehr.
Mit freundlichen Grüßen,
Fazit
Auch wenn es am Anfang manchmal mühsam erscheint: eine gut geschriebene E-Mail kann Wunder wirken! Der Ton sollte dabei immer an die Gelegenheit und deine Beziehung zu der Empfängerin angepasst sein. Im Zweifelsfall ist es besser, etwas zu formell zu sein, als zu salopp zu schreiben . Außerdem achte darauf, dich so kurz wie nötig zu halten, ohne dabei wichtige Informationen zu vergessen. Mit unseren Tipps und Vorlagen bist du bestens für den E-Mail-Verkehr in der Arbeitswelt gerüstet!
Hier findest du alle 5 Schritte noch einmal übersichtlich zusammengefasst:
Adresse und Betreffzeile
Achte darauf, die richtige Ansprechperson zu finden und vermeide Tippfehler. Setze Personen, die über die E-Mail Bescheid wissen sollen, in CC (Copy) oder BCC (Blind Copy). Halte den Betreff kurz und aussagekräftig.Anrede
Passe deinen Ton der Situation und der Beziehung zu der anderen Person an. Wenn du nicht weißt, an wen die E-Mail genau gesendet wird, halte dich allgemein.
Inhalt
Halte dich so kurz wie möglich, aber so lang wie nötig. Sprich die Situation kurz an und erklär dann, was du von der anderen Person erwartest.Verabschiedung
Stelle sicher, dass der Ton zur Begrüßung und dem Inhalt passt. Vermeide Abkürzungen und unterzeichne mit deinem (vollen) Namen.Anhang
Sende den Anhang immer nur in einem weit verbreiteten, einfach zu öffnenden Format (z.B. PDF) und kontrolliere sowohl den Anhang als auch deine E-Mail nochmals, bevor du auf Senden drückst.