Ein langer Tag voller Meetings kann sich manchmal unproduktiv anfühlen, da man sich nicht wirklich auf die eigene Arbeit konzentrieren kann. Trotzdem sind Meetings, egal ob zu bestimmten Projekten, Teamevents oder Workshops, wichtig und aus vielen Arbeitsbereichen nicht wegzudenken. Besonders wenn du es nicht gewohnt bist in Meetings zu sitzen, kann es einschüchternd sein, wenn du im neuen Job an vielen Meetings teilnehmen musst. Wie nimmst du am besten am Meeting teil und wie kannst du das Meeting am effizientesten gestalten, wenn du selbst das Meeting planst? Wir haben 5 Tipps für dich, wie du jedes Meeting rockst!
1. Notizen
Der einfachste Tipp, den du wahrscheinlich schon 100 mal gehört hast, aber trotzdem einer der wichtigsten ist: Mach dir Notizen. Damit meinen wir nicht nur Notizen zu den wichtigsten inhaltlichen Aspekten, sondern auch Anmerkungen zu zwischenmenschlichen Dingen wie wenn die wichtige Kundin, nebenbei erwähnt, dass sie bald auf Urlaub ist oder zu spät kam, weil ihr Kind krank war. Indem du dir Kleinigkeiten über die andere Person merkst, kannst du im nächsten Meeting gleich einen Bezug herstellen und einen lockeren Einstieg ins Meeting garantieren. In diesem Fall könntest du dann fragen, wie der Urlaub war und etwas Small Talk führen, um das Eis zu brechen.
Aber auch Notizen zu deinen To-Dos nach dem Meeting sind ganz wichtig, denn bis zum nächsten Meeting kannst du leicht vergessen, ob du nun das Projekt bis zum 13. oder 14. Januar beenden sollst.
2. Relevante Themen behandeln
Ein gut strukturiertes Meeting sollte alle Beteiligten ansprechen und Themen diskutieren, zu denen jeder im Raum etwas beisteuern oder lernen kann. Teilst du deinen Teil und Aufgaben im Meeting mit, solltest du immer darauf achten, dass du auch die Informationen, die für alle relevant sind, sagst. Wenn manche Aufgaben nicht wirklich mit den anderen Teilnehmerinnen des Meetings zu tun haben und zu spezifisch werden, solltest du diese auslassen. Auch bei der Sprache solltest du darauf achten, verständlich zu bleiben: behalte im Hinterkopf, dass nicht jeder deine Aufgaben kennt und Fachwissen hat. Wenn du zu viele Fremdwörter und Fachjargon verwendest, welchen deine Kolleginnen nicht folgen können, verlierst du die Aufmerksamkeit deiner Kolleginnen schnell.
#hokifyexpertentipp: Du solltest für jedes Meeting, Mitarbeitergespräch und Teamsitzungen immer im Kopf behalten: Nicht jeder hat deinen Job oder Aufgaben, versuche dich daher verständlich und relevant für alle auszudrücken.
3. Nutze das Meeting
Meetings sind dafür da, ungeklärte Fragen zu beantworten und dich und deine Kolleginnen weiterzubringen. Falls du also schon während des Meetings Fragen hast oder etwas anbringen möchtest, mach das unbedingt während des Meetings und nicht danach. Wenn du deine Punkte gleich während des Meetings ansprichst, kann im Team darüber geredet werden und es muss nicht erst beim nächsten Meeting zur Sprache kommen. Offene und direkte Kommunikation macht Meetings um einiges leichter und verhindert, dass doppelte Arbeit geleistet werden muss, wenn du z.B. erst im Nachhinein etwas einbringst, was für das Meeting relevant gewesen wäre.
#hokifyexpertentipp: Wenn du etwas nicht verstehst, es dir aber unangenehm ist oder du zu introvertiert bist, direkt nachzufragen (“Das habe ich nicht verstanden?”), kannst du auch um eine kurze Zusammenfassung bitten oder deine Frage versteckt formulieren: “Habe ich es richtig verstanden, dass es hier um XY geht?” “Handelt es sich immer noch um Kundin YZ oder um jemand anderes?” “Könntest du nochmal erklären, was du genau mit ABC meinst?”
4. Online-Meetings
Die letzten drei Jahre Pandemie und Home-Office haben gezeigt, dass viele offline Meetings genauso gut online stattfinden können. Doch dadurch, dass der Augenkontakt und generell die zwischenmenschliche Ebene bei Online-Meetings nicht so leicht nachzustellen sind, können sie oft kniffliger als Meetings vor Ort wirken. Wichtig bei Online-Meetings ist, trotzdem darauf zu achten, dass die Aufmerksamkeit der Teilnehmerinnen gefangen wird. Lies nicht einfach die Punkte von einer Powerpoint Folie ab, wenn du die Rolle des Präsentierenden hast, sondern versuche eine lebhafte Unterhaltung zu gestalten indem du aktiv Fragen stellst und andere Elemente wie Chat-Funktionen, Brainstorming Sessions etc. integrierst.
Auch als Teilnehmerin eines Online-Meetings kannst du darauf achten, dich trotzdem aktiv an der Unterhaltung zu beteiligen, indem du z.B. in den Chat schreibst oder dich bei Fragen meldest. Mach dir auch bei Online-Meetings immer Notizen und Anmerkungen, welche du bei “normalen” Meetings auch machen würdest.
5. KISS: Keep it short and simple
Dich an Meetings und Diskussionen zu beteiligen ist gut und gerne gesehen, aber es ist nicht nötig, dass du zu jedem Punkt etwas sagst. Diskutiere gerne mit und bringe Punkte an, die wichtig für das Gespräch und das Projekt sind, aber es ist auch völlig in Ordnung, wenn du nicht redest. Du solltest zwar nicht bei jedem Meeting schweigen und dich trotzdem immer professionell Verhalten, aber es ist auch manchmal nötig, einfach zuzuhören und den anderen den Raum zu geben. Für ein gutes Meeting ist eine Balance wichtig: erwähne Punkte, die Mehrwert bringen und sei manchmal auch nur eine aktive Zuhörerin, wenn du gerade nichts Relevantes zu sagen hast.
Fazit
Wenn du das Wichtigste immer mitschreibst, deine Anmerkungen fürs Meeting kompakt und leicht verständlich wiedergibst und das auch bei Online-Meetings nicht vergisst, wird dein nächstes Meeting bestimmt ein Erfolg. Damit du nicht zu viele Meetings hast, solltest du dir auch immer die Frage stellen: Hätte dieses Meeting auch eine E-Mail/Chatnachricht sein können? Ist die Antwort ja, ist das Meeting vielleicht nicht nötig.