Sekretariatsdienst und Zuarbeit Verwaltung (m/w/d) - Teilzeit

Die kleine Hansestadt Dorsten liegt zwischen Münsterland und Ruhrgebiet und

bietet eine wunderbare Mischung aus pulsierender Industriekultur und

Naherholungsgebiet.

Im Ordnungs- und Rechtsamt ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle

Sekretariatsdienst und Zuarbeit Verwaltung (m/w/d)

• Teilzeit, 19,5 Stunden -

Entgeltgruppe EG 5 TVöD

unbefristet zu besetzen.

Deine Schlüsselaufgaben:

Das Team des Ordnungs- und Rechtsamtes kümmert sich mit den dortigen

Abteilungen 32/1 Allgemeine Ordnung und Verkehrswesen, 32/2 Ausländerbehörde,

32/3 Abteilung für Bürgerservices und 32/4 Rechtsabteilung um vielseitige

Fragestellungen, die die Bürger_innen in Dorsten betreffen: Von A wie

Ausschankgenehmigung bis Z wie Zwangseinweisung.

Mit Deiner Kollegin, die bereits die andere Hälfte der Stelle innehat, bist

Du die zentrale Anlaufstelle für Bürger_innen, Kollegen_innen und externe

Partner des Ordnungs- und Rechtsamtes, wenn diese nicht so recht wissen, wer

der konkrete Ansprechpartner in unserem Amt oder ein Gespräch mit dem

Amtsleiter gewünscht ist.

Auch die Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und

Arbeitskreisen liegt in Deinen Händen. Du bearbeitest die eingehende und

ausgehende Korrespondenz – schriftlich, telefonisch und per E-Mail. Du

unterstützt die Fachabteilungen administrativ, erstellst Protokolle sowie

Auswertungen und kümmerst Dich um die Büroorganisation, pflegst (elektronische)

Akten und Datenbanken und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im

Tagesgeschäft.

Neben der administrativen Unterstützung hilfst Du auch immer dort aus, wo es

gerade brennt. Dies kann die Zuarbeit bei der Erstellung von

Schwerbehindertenparkausweisen aber auch die Annahme von Fundsachen oder die

Entgegennahme von Anträgen sein. Hierdurch ist Abwechselung garantiert und Du

bekommst schnell einen sehr guten Überblick, wer für welche Themen der richtige

Ansprechpartner ist.

Das Publikum ist sehr vielfältig und teils anspruchsvoll im Umgang. Du

solltest daher verständlich und klar kommunizieren und auch mit teils

stressigen Situationen souverän umgehen können.

Da Du Dir die Vollzeitstelle und auch den Arbeitsplatz mit einer Kollegin

teilst, ist die Abstimmung über die genaue Verteilung der Arbeitszeiten

erforderlich.

Du möchtest diese Schlüsselposition zu deiner machen? Dann bewirb Dich!

Wir suchen engagierte Bewerberinnen und Bewerber mit Eigeninitiative und

Teamfähigkeit, die über eine sorgfältige, kompetente, serviceorientierte und

routinierte Aufgabenerledigung verfügen und sehr gute organisatorische und

koordinierende Fähigkeiten besitzen.

Dafür musst Du Folgendes mitbringen:

Die Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder

• den Abschluss des Verwaltungslehrganges I (früher: Angestelltenlehrgang I)
• eine dreijährige Berufsausbildung zur/zum Bürokauffrau/-mann Büromanagement

oder in einem vergleichbaren Büroberuf mit mind. dreijähriger Ausbildungsdauer

• Bereitschaft zur umfassenden Einarbeitung in die Software infoma

Darüber hinaus erwarten wir:

• Organisationsgeschick, Vertrauenswürdigkeit, Belastbarkeit und Teamfähigkeit
• Einwandfreies Deutsch in Wort und Schrift
• Sensibler Umgang mit vertraulichen Informationen
• Zuverlässige, selbstständige, strukturierte und flexible Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Produkten (Excel, Outlook, Word)
• Kundenorientiertes Verhalten sowie Geschick im Umgang mit (schwierigem)

Publikum

• Eigenständige Organisation des Sekretariats sowie transparente und

verlässliche Abstimmung mit Deiner Kollegin, den Abteilungsleitungen sowie dem

Amtsleiter

• Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der gewöhnlichen

Dienstzeiten

Wir bieten Dir hierfür:

Eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem motivierten

Team, dass sich gemeinsam aktuellen und künftigen Herausforderungen stellt. Das

Arbeiten im Team des Ordnungs- und Rechtsamtes Dorsten zeichnet sich unter

anderem durch engagiertes, fokussiertes Arbeiten und ein für alle Beteiligten

positives Arbeitsleben aus. Hier findest Du sinnstiftende Arbeit, die nicht nur

dein Einkommen sichert, sondern auch einen positiven Einfluss auf die

Gesellschaft hat und dir persönlich Erfüllung bringen kann. Umfangreiche Fort-

und Weiterbildungsmöglichkeiten sind ebenfalls eine Selbstverständlichkeit.

Kurze Wege, flache Hierarchien sowie eine vertrauensvolle und interdisziplinäre

Zusammenarbeit innerhalb des Amtes, der gesamten Stadtverwaltung sowie externen

Behörden und Organisationen sind hierbei Teil des Arbeitsprogramms. Das

betriebliche Gesundheitsmanagement bietet sehr attraktive und umfängliche

Möglichkeiten für die persönliche Gesundheitsvorsorge sowie professionelle

Fitness- und Sportangebote.

Was wir jetzt noch benötigen, ist Deine Bewerbung. Diese nehmen wir gerne und

ausschließlich mit den geforderten Nachweisen über unser Bewerber-Portal unter

www.schluesselposition.deentgegen. Mit der Zusendung der Bewerbung erklärst Du

Dich bereit, dass Deine Daten vorübergehend im Rahmen des Bewerbungsverfahrens

gespeichert werden. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden gemäß

Sozialgesetzbuch IX bei entsprechender gleicher fachlicher und persönlicher

Eignung vorrangig berücksichtigt.

Bei Fragen zu dem Job, den Aufgaben etc. wende Dich gerne an Christoph

Fortmann apply.job.28332820@hokifyjob.com Tel.: 02362/66-3700). Für Rückfragen

zur Stellenausschreibung steht Dir Michelle Osterloh (E-Mail:

apply.job.28332820@hokifyjob.com Tel.: 02362/66-3405) gerne zur Verfügung.

Die Entgelttabelle findest Du unter:

https://www.oeffentlichen-dienst.de/entgelttabelle/vka.html.

Hinweise zur möglichen Stufenzuordnung erhältst Du in den §§ 16, 17 TVöD oder

unter:https://oeffentlicher-dienst.info/tvoed/vka/stufen.html.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung bis zum 06.08.2025!