Verwaltungsbeschäftigte/r am Sprachenzentrum - Sachbearbeitung Finanzen (w/m/d)

Sprachenzentrum

Job-ID: V000009979

Einsatzort: Aachen

Befristung: Unbefristet

Stellenbewertung: bis zu EG 9a, je nach persönlicher Voraussetzung

Arbeitszeit: Teilzeit

Veröffentlicht: 28.07.2025

Bewerbungsfrist: 12.09.2025

Stellentyp: Personal in Technik und Verwaltung

Unser Profil

Als zentrale Einrichtung der RWTH bietet das Sprachenzentrum ein innovatives und hochschulspezifisches Sprachlehrangebot in den Bereichen Englisch, Moderne Fremdsprachen, Deutsch als Fremdsprache sowie im hauseigenen Schreibzentrum an. Das etwa 70 Lehrkräfte umfassende, multikulturelle Kollegium fördert mit seiner Lehrtätigkeit in mehr als 300 Kursen pro Semester die internationale Mobilität der Studierenden, die sprachliche Integration der internationalen Studierenden und Mitarbeitenden sowie den Ausbau eines praxisbezogenen Unterrichtsangebots, das dem ingenieur- und naturwissenschaftlichen Schwerpunkt der RWTH in Forschung und Lehre Rechnung trägt.

Unser engagiertes und multikulturelles Verwaltungsteam umfasst derzeit sieben Mitarbeitende sowie eine Hilfskraft. Wir arbeiten selbstbestimmt, aber nicht allein. Team-Spirit und Kommunikation auf Augenhöhe sind bei uns keine leeren Floskeln, sondern vielmehr gelebte Werte. Bei uns können Sie Ihr Fachwissen und Ihre breitgefächerten Kompetenzen erfolgversprechend einsetzen. Gesundheits- und Sportangebote, persönliche und fachliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten, zusätzliche Freistellungen an Brauchtumstagen sowie die flexible räumliche und zeitliche Gestaltung Ihrer Arbeit sind Beispiele unserer Benefits für Sie. Unsere Büroräume befinden sich im Zentrum von Aachen mit nahen Parkplätzen und guter Anbindung an den ÖPNV.

Ein hochmotiviertes, wertschätzendes und aufgeschlossenes Team freut sich auf Sie!

Ihr Profil

Zur bestmöglichen Ergänzung unseres Verwaltungsteams bringen Sie folgende Voraussetzungen und Eigenschaften mit:

• Sie haben Ihre kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation erfolgreich abgeschlossen.
• Sie sind sicher im Umgang mit den Microsoft Office Produkten sowie mit Finanz- und Controlling-Tools (insbesondere SAP).
• Sie können Berufserfahrung im operativen Beschaffungs- und Finanzwesen vorweisen.
• Sie verfügen über exzellente Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Im Idealfall bringen Sie außerdem Erfahrungen aus den folgenden Bereichen mit:

Umgang mit Teilnehmerdatenbanken und Buchungssystemen

Finanzielle Administration von Drittmitteln

Kenntnisse von akademischen Strukturen und Arbeitsweisen

• Ihre strategisch-analytische Arbeits- und Denkweise ergänzen Sie durch Ihre kooperative und souveräne Art und überzeugen durch Ihre verbindlichen Umgangsformen bei Kolleg*innen, Projektpartner*innen und Studierenden.
• Ihr analytisches Denkvermögen und Ihr ausgeprägtes Zahlenverständnis prägen Ihren stets sorgfältigen Umgang mit Zahlen und Daten.
• Sie arbeiten eigenständig und verantwortungsvoll, sind flexibel und bereit, im Bedarfsfall auch neue oder wechselnde Aufgaben zu übernehmen.
• Sie verfügen über Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Organisationstalent.

Ihre Aufgaben

In Ihrer abwechslungsreichen Tätigkeit als Verwaltungsangestellte*r sind Sie für das operative Finanzwesen am Sprachenzentrum verantwortlich und haben die Zahlen unserer Einrichtung immer im Blick. Andererseits unterstützen Sie die Lehrkräfte unseres Sprachenzentrums durch Organisations- und Verwaltungsaufgaben im Sekretariat. Ihr spannendes Aufgabenportfolio umfasst im Schwerpunkt:

• die Haushalts-, Rechnungs- und Drittmittelverwaltung, die Erstellung von Kostenvoranschlägen und Rechnungen sowie die Überwachung von Zahlungseingängen
• Sie bearbeiten Beschaffungsvorgänge und bereiten Verträge neuer Mitarbeitenden, Hilfskräfte und Lehrbeauftragter vor.
• Sie leisten Vorarbeit bei der Erstellung von Finanz- und Sachberichten.
• Sie korrespondieren eigenständig mit Fakultäten, Programmbereichsleitungen und externen Kooperationspartner*innen.
• Mit ihrem ganzheitlichen Blick sind Sie bereit, Prozesse neu zu denken und zu gestalten.

Als hochmoderne technische Universität entwickeln wir uns ständig weiter und gehen neue Wege. Dementsprechend wird sich auch ihr Aufgaben- und Verantwortungsbereich im Laufe der Zeit weiterentwickeln und Ihr Arbeitsleben mit immer neuen Impulsen bereichern. Bringen Sie Ihre Kreativität, Ihr Engagement und Ihr Können in unser Team ein und gestalten Sie mit uns die Zukunft.

Unser Angebot

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.

Die Stelle ist zum 01.02.2026 zu besetzen und unbefristet.

Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit der Hälfte der regelmäßigen Wochenarbeitszeit.

Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.

Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 9a, je nach persönlicher Voraussetzung.

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.

Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.

Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.

Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.

Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.

Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unterhttps://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung .

Kontakt & Bewerbung

Kontaktperson für Rückfragen zur Bewerbung

Andrea Gibbels

EIlfschornsteinstr. 15

52062

Aachen

Tel.: +49 241 80-96137

E-Mail: apply.job.28316479@hokifyjob.com