Assistenz in der GAUSS-Geschäftsstelle (w/m/d)

An der Georg-August-Universität Göttingen Stiftung Öffentlichen Rechts – Graduiertenschule GAUSS - Georg-August University School of Science ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle alsAssistenz in der GAUSS-Geschäftsstelle (w/m/d)- Entgeltgruppe 8 TV-L - in Teilzeit mit 60% der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit zu besetzen. Die Stelle ist vorläufig bis zum 20.02.2026 befristet.Eine Teilzeitbeschäftigung zwischen 50-60% ist möglich. Die Stellenbesetzung erfolgt zur Vertretung im Rahmen von Beschäftigungsverbot/Mutterschutz und ist daher zunächst bis zum 20.02.2026 befristet. Vorbehaltlich der Inanspruchnahme einer sich anschließenden Elternzeit ist eine Verlängerung der Befristung im Rahmen einer Elternzeitvertretung voraussichtlich möglich, deren genaue Dauer derzeit jedoch nicht feststeht.

Die Graduiertenschule GAUSS hat derzeit rund 1.200 Promovierende in den Natur- und Lebenswissenschaften sowie der Mathematik. Die GAUSS-Geschäftsstelle koordiniert und unterstützt die Promotionsprogramme in enger Zusammenarbeit mit den beteiligten Fakultäten der Universität und den Campus-Partnern und trägt so zur Sicherung der Qualität der Promotionen bei. Die Geschäftsstelle von GAUSS fungiert dabei als zentrale Anlaufstelle für alle allgemeinen Belange rund um die Promotionen und ist unter anderem für die Datenverwaltung der Promovierenden, der Betreuer*innen sowie der Prüfungskommissionen verantwortlich.

Ihre Aufgaben:

Bearbeitung von institutionsübergreifenden Projekten der Graduiertenschule in den Bereichen Qualifizierungsmaßnahmen, Veranstaltungsmanagement und wissenschaftliche Netzwerke.

Organisatorische Unterstützung und Terminüberwachung der Planungen und der Korrespondenz mit der GAUSS-Geschäftsführung und des GAUSS-Vorstands.

Bearbeitung von Anträgen und Anfragen an die GAUSS-Geschäftsführung und den GAUSS-Vorstand.

Organisation von Veranstaltungen der Graduiertenschule.

Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Sitzungsteilnahme.

Erstellen von Jahresberichten und Sitzungsprotokollen.

Pflege und Konsistenzprüfung der GAUSS-Datenbank und der Alumni-Datenbank.

Pflege der Webseiten der Graduiertenschule. Betreuung der englischsprachigen sozialen/professionellen Onlinemedien.

Betreuung und Beratung (überwiegend in englischer Sprache) von Promovierenden und Lehrenden in administrativen Fragen der Graduiertenschule.

Allgemeine Assistenz.

Ihr Anforderungsprofil:

Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang l oder eine gleichwertige abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann oder abgeschlossene dreijährige fachfremde (Hochschul-)Ausbildung mit in der Regel dreijähriger für den zu übertragenden Arbeitsplatz förderlicher Berufserfahrung oder abgeschlossene fachnahe Hochschulausbildung mit in der Regel einjähriger förderlicher Berufserfahrung.

Fundierte Kenntnisse der Organisation von Promotionsprogrammen und Graduiertenschulen. Eine einschlägige Berufserfahrung in diesem Bereich ist von Vorteil.

Sicherer Umgang mit MS Office. Zusätzlich ist eine einschlägige Berufserfahrung mit EXA, FlexNow oder Bildbearbeitungsprogrammen von Vorteil.

Sehr gute Englischkenntnisse und Kommunikationskompetenz.

Erfahrungen im Umgang mit sozialen und professionellen Online-Netzwerken.

Grundkenntnisse auf dem Gebiet der Datenerfassung und der Pflege von Datenbanken.

Eigenständigkeit, Organisationstalent und serviceorientiertes Handeln.

Teamfähigkeit, Erfahrungen mit Arbeit in größeren Teams.

Flexibilität.

Die Universität Göttingen strebt in den Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Sie versteht sich zudem als familienfreundliche Hochschule und fördert die Vereinbarkeit von Wissenschaft/Beruf und Familie. Der beruflichen Teilhabe von schwerbehinderten Beschäftigten sieht sich die Universität in besondere Weise verpflichtet und begrüßt deshalb Bewerbungen schwerbehinderter Menschen. Bei gleicher Qualifikation erhalten Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung den Vorzug. Eine Behinderung bzw. Gleichstellung ist zur Wahrung der Interessen bereits in die Bewerbung aufzunehmen.Bitte reichen Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung mit allen wichtigen Unterlagen bis zum 04.08.2025 ausschließlich über das Bewerbungsportal http://obp.uni-goettingen.de/de-de/OBF/Index/76011 ein. Auskunft erteilt Frau Kirsten Pöhlker, E-Mail: apply.job.28163535@hokifyjob.com Tel. +49 551 3926683Hinweis: Wir weisen darauf hin, dass die Einreichung der Bewerbung eine datenschutzrechtliche Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten durch uns darstellt. Näheres zur Rechtsgrundlage und Datenverwendung finden Sie im Hinweisblatt zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)