Wie funktioniert die Arbeitszeitaufzeichnung?

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Aktualisiert: 24.07.2023 Lesedauer: ca 3min

Handykarte-Arbeitszeitaufzeichnung

Zeitaufzeichnung ist für jeden Arbeitgeber, egal wie klein oder groß das Unternehmen ist, Pflicht. Die Arbeitszeiterfassung bestätigt, dass jeder Mitarbeiter auch die vorgeschriebene Zeit gearbeitet hat. Doch ist die Arbeitszeitaufzeichnung auch für dich als Arbeitnehmer Pflicht? Welche Zeiterfassungssysteme und Vorlagen gibt es eigentlich und wie solltest du im Home-Office vorgehen? Wir erklären dir alles zum Thema Arbeitszeitaufzeichnung! 

Was ist Zeiterfassung?

Arbeitszeitaufzeichnung bzw. Arbeitszeiterfassung hält schriftlich deine Arbeitszeit fest und zeigt auf, wie viel du tatsächlich gearbeitet hast. Das ist wichtig, um zu zeigen, dass du deine Arbeitszeit auch tatsächlich geleistet hast und um etwaige Überstunden oder Mehrarbeitszeit aufzuzeichnen. Auch für das Unternehmen ist diese Dokumentation wichtig, denn so kann man die Produktivität der Mitarbeiterinnen besser messen - wie viel schafft ein Mitarbeiter in einer gewissen Zeit? Um dein monatliches Gehalt zu erhalten, muss garantiert werden, dass du die geforderte Arbeitszeit geleistet hast. 

Ist die Zeitaufzeichnung Pflicht?

Für den Arbeitgeber ja. Dabei ist die Anfangs- und Endzeit von deinem Arbeitstag nicht nur in deinem Vertrag gekennzeichnet, sondern auch für die Zeiterfassung wichtig. Dein Arbeitgeber muss alle Arbeitszeiten und Pausen schriftlich festhalten. Für die Zeiterfassung sind deine tägliche Arbeitszeit, Wochenarbeitszeit und tägliche und wöchentliche Ruhezeit wichtig - alle drei müssen schriftlich dokumentiert werden. 

#hokifyexpertentipp: Du als Arbeitnehmer hast an sich keine Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung, vorteilhaft ist es trotzdem. Es schadet nicht, deine Arbeitszeit schriftlich dokumentiert zu haben, sodass du z.B. auch Überstunden schwarz auf weiß hast.  

Wie funktioniert die Zeiterfassung?

Für die Zeiterfassung ist dein Name bzw. deine Personalnummer wichtig. In der Zeitaufzeichnung müssen außerdem die tägliche Anfangs- und Endzeit und deine Pausen drinnen sein. Am Schluss ist es wichtig, dass man der Zeitaufzeichnung entnehmen kann: 

  • Wann hast du täglich gearbeitet? (z.B. übliche Arbeitswoche oder 4-Tage Woche?)

  • Wie viele Stunden hast du täglich gearbeitet? 

  • Wie viele Stunden hast du insgesamt wöchentlich gearbeitet? 

  • Wann und wie viele Pausen hattest du?

  • Wann und wie lange ist deine Ruhezeit? 

Welche Modelle der Zeiterfassung gibt es?

Du kannst die Zeiterfassung entweder mit einer Excel-Tabelle oder mit unterschiedlichen Tools und Apps, die für die Zeitaufzeichnung gedacht sind, machen. Wir zeigen dir welche Möglichkeiten zur Zeiterfassung du hast: 

Stundenzettel

Diese Methode ist eine klassische Art der Zeiterfassung. Heutzutage kommt sie nicht mehr so oft vor, ist aber trotzdem ein leichter Weg zur Zeiterfassung. Bei einem Stundenzettel hältst du entweder bei einer gedruckten Vorlage oder in einer Excel-Tabelle deine täglichen Arbeitsstunden fest. Bei kleineren Unternehmen mit wenigen Mitarbeiterinnen, ist diese Methode oft noch zu finden. Der Nachteil dieser Methode ist, dass schnell Fehler passieren können und es nach einer gewissen Zeit zu zeitaufwendig ist, alles manuell einzugeben oder zu schreiben. 

Zeiterfassungssoftware

So wie Vieles andere im Arbeitsalltag auch, kann auch die Zeiterfassung digital erfolgen. Dafür gibt es jetzt schon unzählige Apps und Websites, die eine automatische Zeiterfassung erlauben. Zeiterfassungsoftwares sind besonders in größeren Unternehmen selbstverständlich, da durch diese auch Home-Office und Remote Work leichter festgehalten werden können und es keinen Unterschied macht, ob man vor Ort ist oder nicht. Mögliche Softwares sind z.B. timetac oder timeular. 

Zeiterfassungshardware (Karten, Chips)

Eine weitere Möglichkeit der Zeiterfassung ist es, dich selbst mit Hilfe einer Karte oder eines Chips bei der Arbeit ein und auszuchecken. Dabei erhältst du eine Karte oder einen Chip, mit dem du am Anfang des Tages einchecken und am Ende des Tages wieder auschecken kannst. Das wird digital gespeichert und kann dann jederzeit aufgerufen oder ausgedruckt werden.  Der Vorteil solcher Hardwares ist, dass sie relativ fehlerfrei und schnell funktionieren - deine Zeiten werden automatisch gespeichert, du musst nicht viel tun außer deine Karte oder deinen Schlüsselanhänger an das Tool zu halten. Der klare Nachteil ist, dass dieses Prinzip nur für Mitarbeiter vor Ort funktioniert und nicht für Personen im Home-Office oder Außendienst. 

Zeitaufzeichnung und Home-Office

Das Home-Office hat in den meisten Fällen eine Sonderbestimmungen, in welchen die Zeiterfassung sehr vom Unternehmen abhängt. An sich sind für das Home-Office nur Aufzeichnungen über die Dauer der Tagesarbeitszeit wichtig. Viele Unternehmen arbeiten auch hier mit unterschiedlicher Software, die ein eigenes Feld für Home-Office hat und du einfach den Arbeitstag als Home-Office kennzeichnest. Auch Excel-Tabellen oder Stundenzettel sind im Home-Office möglich. 

Fazit

Durch die Zeiterfassung können sowohl dein Arbeitgeber als auch du nachweisen, dass du deine Arbeitszeit ernst genommen hast und es kommt zu keinen Missverständnissen wenn es um Überstunden, Zeitausgleich und dein Gehalt geht. Auch wenn die Zeitaufzeichnung für dich als Arbeitnehmerin keine Pflicht ist, schützt sie dich trotzdem und es ist daher eine gute Idee.

Xheva (ausgesprochen Tschewa you're welcome) hat ihr Kommunikationswirtschaftsstudium in der Tasche und ist Content Marketing & Communications Managerin bei hokify. In dieser Rolle beschäftigt sie sich hauptsächlich mit den Themen Lehre, Ausbildung und Bewerbung. Damit Kandidat:innen bei der Jobsuche nicht so sehr verzweifeln wie sie, hat sie alle Tipps und Insiderinfos, die sie auch gerne am Anfang gehabt hätte.

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