Büroassistent/in (m/w/d)

Die Universität Rostock bietet Ihnen eine vielfältige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einer traditionsbewussten, aber dennoch innovativen, modernen und familienfreundlichen Hochschule in einer lebendigen Stadt am Meer.

In der Zentralen Universitätsverwaltung besetzen wir vorbehaltlich haushaltsrechtlicher Regelungen die folgende Stelle, welche die Universität beabsichtigt, dem Personalrat zuzuweisen:

Büroassistent/in (m/w/d)

Startdatum

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Arbeitszeit

Vollzeit mit 40 Stunden

Entgelt

Entgeltgruppe 6 TV-L

Standort

Innenstadt

Ausschreibungsnummer

N 50/2025

Befristung

unbefristet

Bewerbungsfrist

22.06.2025

FÜR WEITERE AUSKÜNFTE STEHEN WIR IHNEN ZUR VERFÜGUNG:

Personalservice:

Lisa Malke

Tel.-Nr.: 0381/498-1281

E-Mail: apply.job.27875918@hokifyjob.com

Fachbereich:

Frithjof Lange

Tel.-Nr.: 0381/498-5763

E-Mail: apply.job.27875918@hokifyjob.com

DAS SIND IHRE AUFGABEN:

• Erledigen aller Büroassistenz- und Sekretariatstätigkeiten in der Geschäftsstelle des Personalrates, wie Termin-, Post- und Telefonmanagement
• Erstkontakt und Schnittstelle für verschiedene Mitglieder und Akteure/Akteurinnen der Universität Rostock
• Vorbereiten der Sitzungen der Personalräte, Überwachen der Beschlussfähigkeit und Laden der Mitglieder, Ausfertigen von Protokollen und Beschlüssen und deren Nachverfolgung
• Empfangen und Betreuen von Gästen
• Bewirtschaften der den Personalräten direkt zugeordneten Haushaltsmittel und unterschriftsreifes Vorbereiten von Mittelverwendungen, Beschaffen von Materialen und Abrechnen von Dienstreisen
• Führen der Akten
• Einführen und Betreiben der elektronischen Schriftgutverwaltung im Büro der Personalräte sowie Erarbeiten standardisierter Prozessketten für die Vorgangsbearbeitung im Büro und Pflege des Teamservers
• Erarbeiten und Einstellen von Informationen für Beschäftigte, z.B. auf der Homepage, im Dienstleistungsportal sowie Mitwirken in der Öffentlichkeitsarbeit für den Personalrat

DAMIT PASSEN SIE ZU UNS:

• abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r bzw. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbarer kaufmännischer Abschluss mit jeweils möglichst gutem Ergebnis; alternativ sollten Sie uns darlegen können, warum Sie über gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen
• möglichst mehrjährige, einschlägige berufliche Erfahrungen in Verwaltung oder Büromanagement
• sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und freundliche Umgangsformen
• sicherer Umgang in allen üblichen MS Office-Produkten, wünschenswert sind Kenntnisse im Umgang mit Typo3
• sicher im Umgang mit der deutschen Sprache in Wort und Schrift und sehr gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse sowie möglichst gute Englischkenntnisse
• Befähigung Sachverhalte so zu formulieren, dass diese gut nachvollziehbar und verständlich sind
• verlässliche, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• besonderes Verantwortungsbewusstsein und unbedingte Verschwiegenheit
• Freude an der Arbeit im Team und ein positives Dienstleistungsverständnis

WIR ALS ARBEITGEBER:

Chancengleichheit ist uns wichtig. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter oder gleichgestellter Menschen sind uns willkommen. Bewerbungen von Menschen anderer Nationalitäten oder mit Migrationshintergrund begrüßen wir.

WIR BIETEN IHNEN:

Flexible Arbeitszeit

30 Tage

Jahresurlaub

Jahressonderzahlung/

Betriebliche Altersvorsorge

Familienbüro

Gesundheitsmanagement

& Hochschulsport

Welcome Center

Weiterbildungsmöglichkeiten

(IT, Sprachen, berufliche Weiterbildung)

Fahrradleasing

Mensa - Mitarbeitertarif

WEITERE HINWEISE:

Die tarifliche Erfahrungsstufe legen wir unter Berücksichtigung Ihrer bisherigen Berufserfahrung individuell fest.

Sofern Sie diese Stelle in Teilzeit ausüben möchten, ist dies unter Berücksichtigung der dienstlichen Anforderungen grundsätzlich möglich.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Abschlusszeugnis mit Angabe der Abschlussnote) bis spätestens 22.06.2025. Wir können nur Bewerbungen berücksichtigen, die über unsere Homepage eingehen. Dazu senden Sie uns bitte Ihre Unterlagen über den Button „Online-Bewerbung“ am Ende eines Stellenangebots zu. E-Mail-Bewerbungen können wir leider nicht akzeptieren.

Bewerbungsunterlagen, die unvollständig sind, können im weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens unberücksichtigt bleiben.

Bewerbungs- und Fahrkosten können wir leider nicht übernehmen.

Werden Sie Teil des Teams

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!