Vorstandsassistenz (m/w/d)

Vorstandsassistenz (m/w/d)

Die Kulturforum Witten AöR agiert in einem Netzwerk aus Kultureinrichtungen und Veranstaltungsorten. Zum ehemaligen Kulturamt der Stadt gehören das Märkische Museum, die Bibliothek, das Stadtarchiv, die Musikschule und mit dem Saalbau und dem Haus Witten zwei flexibel zu inszenierende Aufführungsorte. Sie sind Bühne für Comedy, Schauspiel, Kindertheater, Musical, Klassikkonzert und u.a. jährlicher Austragungsort der renommierten Wittener Tage für neue Kammermusik. Wir stehen mit unserem Programm, unseren Instituten und Geschäftsbereichen sowie rund 100 Beschäftigten für ein vielseitiges Kulturleben einer Mittelstadt in urbaner Lage des Ruhrgebiets.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine Person in Vollzeit als

Vorstandsassistenz (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

effiziente Koordination des Vorstandsbüros

Terminplanung, -koordination und -überwachung für die Geschäftsleitung

Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Besprechungen inkl. Protokollführung

Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Verwaltungsratssitzungen (z.B. Unterlagenversand, Fristenkontrolle, Protokollführung)

Erstellung von Präsentationen, Terminprotokollen, Berichten, Briefen und E-Mails

Korrespondenz mit unterschiedlichen Stakeholdern in deutscher und englischer Sprache

Reiseplanung und Reisekostenabrechnung

Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost

vorbereitende Buchhaltung für das Vorstandsbüro

Koordination der Zusammenarbeit mit Institutsleitungen, Fachbereichsleitungen, Stabs- und Querschnittsstellen

Entwicklung und Pflege eines effizienten Dokumentenmanagementsystems

unterstützende Tätigkeiten im operativen Personalwesen (Bewerbungsverfahren, Termin- und Raumplanung, Schriftverkehr und Verfügungen sowie Unterstützung bei der Erstellung von Stellenausschreibungen)

Organisation und Begleitung der Kommunikation mit dem Personalrat

Vertretung im Bereich Vergabe und Beschaffung

Ihr Profil:

abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Verwaltungsfachangestellte/r (mwd), Bürokauffrau/mann (mwd)) oder vergleichbar

aktuelle und fundierte praktische Berufserfahrungen in o. g. Tätigkeiten

verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse (C1 Niveau)

sehr gute Kenntnisse von Verwaltungsabläufen im Öffentlichen Dienst

sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Programmen

Organisationsgeschick, verantwortungsbewusste, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise

Wir bieten:

attraktive Vergütung je nach Eignung bis zu EG 9a TVöD VKA

ein verantwortungsvolles und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit der Möglichkeit zur kontinuierlichen Entwicklung

die Arbeit in einem engagierten, wertschätzenden und künstlerisch geprägten Umfeld

regelmäßige Schulungs- und Weiterbildungsangebote

30 Tage Urlaub (bei einer 5 Tage Woche)

Homeoffice nach Absprache

betriebliche Altersvorsorge nach VBL und Jahressonderzahlung

Fahrradleasing

Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle (39 Stunden/Woche)

Sie haben Interesse und möchten sich bewerben?

Ihre aussagekräftige Bewerbung (Bewerbungsschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Abschluss- und Arbeitszeugnissen) senden Sie uns bitte bis spätestens 08.06.2025 per E-Mail in einer zusammenhängenden PDF-Datei an apply.job.27853577@hokifyjob.com .

Für weitere Informationen oder Fragen können Sie Frau Jasmin Vogel (02302 581 2401 oder apply.job.27853577@hokifyjob.com ) persönlich kontaktieren.

Das Kulturforum Witten befindet sich am Anfang eines Prozesses zur diversitätssensiblen Öffnung unserer Organisation, daher freuen wir uns ausdrücklich über Bewerbungen von FLINTA*, BIPoC, Menschen mit Migrationsgeschichte, queeren Menschen und Menschen mit Behinderung.

Wir bitten, Bewerbungsunterlagen ausschließlich in Kopien oder besser direkt in digitaler Form in einer zusammenhängenden PDF-Datei einzusenden, da nicht berücksichtigte Bewerbungen nach Abschluss des Verfahrens nicht zurückgesendet werden können. Durch die Bewerbung oder die Einladung zum Vorstellungsgespräch entstehende Kosten können nicht erstattet werden.

Kulturforum Witten

Anstalt des öffentlichen Rechts

Bergerstraße 25

58452 Witten

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