Executive Assistant (m/w/d)

Du bist ein Organisationstalent, denkst vorausschauend und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick? Dann bist du bei uns genau richtig!

ÜBER DIE POSITION

Die Max Planck Digital Library (MPDL) in München ist eine zentrale Serviceeinrichtung der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG). Sie unterstützt Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der gegenwärtig 84 Max-Planck-Institute und Forschungsstellen im In- und Ausland mit einem breiten Service-Portfolio, das ihnen einen einfachen Zugang zu Daten, wissenschaftlicher Literatur, kommerziellen Softwarelizenzen, wissenschaftlichen Kommunikationswerkzeugen und Dienstleistungen sowie forschungsrelevanten Softwareanwendungen bietet.

Als Executive Assistant hast du die Möglichkeit, in einem dynamischen wissenschaftlichen Umfeld zu arbeiten und die MPDL dabei zu unterstützen, erstklassige Services für Wissenschaftler*innen weltweit bereitzustellen.

Deine Benefits

• Alle Vorteile einer Anstellung bei Academic Work
• 30 Tage Urlaub pro Jahr
• Bezahlung im Rahmen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD)
• Überstundenregelung: Flexible Arbeitszeiten geregelt über dein persönliches Zeitkonto
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld: Ab 6-monatiger Zugehörigkeit
• Betreuung: Quartalsweise persönliche Feedbackgespräche
• Events: Austausch mit deinen Kollegen – ob Kick-Off Event oder Sommerfest etc.

DEINE AUFGABEN

• Unterstützung der Geschäftsleitung in allen administrativen Belangen (z.B. Terminkoordinationen, E-Mail-Management etc)
• Reiseorganisation & Abrechnung
• Korrespondenz & Kommunikation mit internen und externen Partnern
• Organisation von Seminaren und Konferenzen
• Allgemeine Sekretariatsarbeit

ANFORDERUNGEN

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Langjährige Berufserfahrung im Sekretariats-/Assistenzbereich
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Ausgeprägtes Organisationstalent

UNSER REKRUTIERUNGSPROZESS

Dieser Rekrutierungsprozess wird von Academic Work durchgeführt und es ist der Wunsch unseres Partnerunternehmens, dass alle Fragen bezüglich der Position an Academic Work gerichtet werden.

Unser Auswahlverfahren ist fortlaufend. Die Stellenanzeige kann geschlossen werden, bevor das Einstellungsverfahren abgeschlossen ist, sobald wir zur nächsten Rekrutierungsphase übergegangen sind.