Referent*in mit Vorzimmertätigkeit (m/w/d) für die Verwaltungsleitung des Amtes Döbern-Land

**Das Amt Döbern-Land ist eine Verwaltungseinheit im Bundesland Brandenburg, welche sich durch ihre malerische Landschaft und eine Vielzahl von Freizeitmöglichkeiten auszeichnet. Zum Amtsgebiet gehören 7 Gemeinden mit 21 Ortsteilen und rund 10.500 Einwohnern. Gelegen im Landkreis Spree-Neiße im Südosten Brandenburgs bietet das Amtsgebiet eine harmonische Verbindung von Natur und Kultur. Die Region ist geprägt von einer reichen Geschichte, charmanten Dörfern und einer aktiven Gemeinschaft. Hier finden alle Einwohner sowie Besucher zahlreiche Angebote in den Bereichen Bildung, Sport und Freizeit. Das Amt Döbern-Land setzt sich dafür ein, die Lebensqualität seiner Einwohner zu fördern und eine nachhaltige Entwicklung der Region zu unterstützen.** Dank der ausgezeichneten Verkehrsanbindung an Cottbus, Spremberg und Forst sowie über die Autobahnen A15 und A13 an die Hauptstadt Berlin genießen Sie bei uns die perfekte Balance aus ländlicher Ruhe und kurzen Wegen in die Metropolen. Familienfreundlichkeit wird bei uns großgeschrieben: In 9 Kindertageseinrichtungen kümmern sich engagierte Teams um die Jüngsten, während unsere praxisorientierte Grund- und Oberschule beste Bildung garantiert. Wir suchen Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt! – Referent*in mit Vorzimmertätigkeit (m/w/d) für die Verwaltungsleitung des Amtes Döbern-Land. Sie sind ein Organisationstalent, behalten stets den Überblick und möchten in einem spannenden, vielseitigen Arbeitsumfeld Verantwortung übernehmen? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Als Referent*in mit Vorzimmertätigkeit für die Verwaltungsleitung sind Sie die zentrale Schnittstelle zwischen Verwaltung, Politik und externen Partnern. Sie koordinieren Termine, bereiten Sitzungen vor und unterstützen die Amtsdirektorin bei administrativen und inhaltlichen Aufgaben. Dabei kommt es auf eine strukturierte Arbeitsweise, Vertraulichkeit und ein souveränes Auftreten an. **Ihre Aufgaben:** • Repräsentation und Kommunikation: Erste Anlaufstelle für Bürger, Mandatsträger, Unternehmer und Mitarbeitende sowie Betreuung der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. • Büro- und Terminmanagement: Führung und Organisation des Vorzimmers, Koordination und Kontrolle von Aufgaben und Terminen, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Einführung und Implementierung des digitalen Postworkflows. • Informationsmanagement und Abstimmungen: Aufnahme und Aufbereitung relevanter Informationen zur Terminvorbereitung, Abstimmung mit ehrenamtlichen Mandatsträgern und Fachbereichen sowie strukturierte Verwaltung und Weitergabe von Schriftgut. • Vor- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen: Planung, Organisation und Protokollführung bei Besprechungen, Begleitung der Amtsdirektorin zu Terminen sowie Erarbeitung von Grundsatzentscheidungen und Entscheidungsvorlagen für die Verwaltungsleitung sowie das Schreiben von Reden. • Unterstützung der Amtsdirektorin: Entlastung bei Büro- und Routinearbeiten, Recherche und Auswertung relevanter Daten sowie Bearbeitung von Gratulations- und Kondolenzangelegenheiten. • Sonderaufgaben: Verwaltung der Dienstfahrzeuge, Budgetkoordination und weitere administrative Tätigkeiten. **Ihr Profil:** • abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten bzw. zur/zum Verwaltungsfachwirt/in oder vergleichbare Qualifikation mit Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung • Berufserfahrung im Bereich Sekretariat, Protokoll- und Sitzungsdienst • sicherer Umgang mit MS Office und Affinität zur Nutzung von Fachprogrammen • Belastbarkeit, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Verschwiegenheit • selbstsicheres, verbindliches und freundliches Auftreten • gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten • wünschenswert: Kenntnisse der polnischen Sprache • selbstständiges Arbeiten und gute Eigenorganisation • Bereitschaft zur Teilnahme an Sitzungen und Veranstaltungen auch in den Abendstunden und an Wochenenden • Führerschein der Klasse B **Wir bieten:** • einen sicheren und unbefristeten Arbeitsplatz in einem motivierten Team bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von derzeit 39 Wochenstunden • Vergütung in Entgeltgruppe 9a bzw. 9b TVöD je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen • attraktive Zusatzleistungen wie Betriebsrente, 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche, Jahressonderzahlung, leistungsorientierte Bezahlung und vermögenswirksame Leistungen • Gesundheitsmanagement und Fahrradleasing für eine ausgewogene Work-Life-Balance • eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit • ein modernes Arbeitsumfeld mit wertschätzender Arbeitsatmosphäre • flexible Arbeitszeiten und Möglichkeiten zur Weiterbildung Werden Sie Teil unseres Teams! Gestalten Sie die Zukunft des Amts Döbern-Land aktiv mit und profitieren Sie von den Vorzügen eines modernen und familienfreundlichen Arbeitsumfelds. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Berufsabschlusszeugnisse, Arbeitszeugnisse, Zertifikate zu Weiterbildungen etc.) unter Angabe des Kennwortes „Referent*in“ bis zum 25.04.2025 an das Amt Döbern-Land Fachbereich I – Verwaltungs- und Bürgerservice Personalamt „Referent*in“ Forster Straße 8 03159 Döbern bzw. per E-Mail ausschließlich an: apply.job.26832937@hokifyjob.com . Bei Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen die Amtsdirektorin Frau Mahnke als Ansprechpartnerin unter der Telefonnummer 03 56 00 / 36 87 10 zur Verfügung. Bei Fragen zum Ausschreibungsverfahren steht Ihnen Frau Lehmann als Ansprechpartnerin unter der Telefonnummer 03 56 00 / 36 87 21 zur Verfügung. Die zu besetzende Stelle ist gleichermaßen für Menschen jeden Geschlechts geeignet. Schwerbehinderte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung und Befähigung bevorzugt berücksichtigt. Bitte haben Sie Verständnis, dass Bewerbungsunterlagen aus Kostengründen nur zurückgeschickt werden, wenn ein adressierter und ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Mit der Zusendung Ihrer Unterlagen erklären Sie sich mit deren Weiterleitung an die zuständigen Stellen (zum Beispiel Personalrat) einverstanden. Es wird darauf hingewiesen, dass Sie mit Ihrer Bewerbung gleichzeitig ihr Einverständnis zur elektronischen Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens erteilen. Döbern, den 24.03.2025 M. Mahnke Amtsdirektorin