Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung für Hochschulen und Infrastruktur

Das Hessische Ministerium für Wissenschaft und Forschung, Kunst und Kultur sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) im Vorzimmer der Abteilungsleitung für Hochschulen und Infrastruktur (II) (unbefristet, mittlerer Dienst, zunächst EG 8 TV-H (je nach Erfahrungsstufe von 3.190 € bis 3.872 € brutto im Monat bei Beschäftigung in Vollzeit, Standort: Wiesbaden). Das Ministerium ist die oberste Landesbehörde für Wissenschaft und Forschung sowie Kunst und Kultur in Hessen. Derzeit fördern über 270 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Teams mit großem Engagement diese Bereiche. Sie gestalten gerne Abläufe? Sie legen Wert auf ein wertschätzendes Arbeitsumfeld bei einem modernen, zuverlässigen und familienfreundlichen Arbeitgeber? Sie wünschen sich ein vielseitiges Aufgabengebiet? Dann erwartet Sie bei uns eine spannende Aufgabe! Ihre künftigen Aufgabenschwerpunkte bei uns sind: - Terminmanagement (Führung des Kalenders, Koordinierung von Gesprächsterminen, Zusammenstellung von Unterlagen), sowie die administrative Vorbereitung von Dienstreisen, - Postbearbeitung und Sitzungsorganisation, - abteilungsinterne Koordinierung und Bearbeitung der Anfragen aus dem Parlamentsreferat, Koordinierung von Terminvorbereitungen der Hausleitung sowie von Presseanfragen, - Pflege von abteilungsweiten Verzeichnissen, Aufstellungen etc., - Nachhalten von Aufträgen und Anfragen, - allgemeine Unterstützung bei den administrativen Aufgaben der Abteilung. Ihr Profil: - Sie verfügen über eine einschlägige abgeschlossene Ausbildung (Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder Verwaltungsfachangestellte/r) oder vergleichbare berufliche Qualifikation. - Sie haben gute Kenntnisse aller gängigen MS Office-Produkte. - Sie haben Erfahrung im Umgang mit Datenbanken und neuen Medien. - Sie verfügen über eine besonders zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise. - Sie zeichnen sich durch sehr gute Organisationsfähigkeit aus. - Sie haben ein sicheres und verbindliches Auftreten, insbesondere im Umgang mit Gästen und Gesprächspartnerinnen und -partnern. - Sie verfügen über gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit. - Sie besitzen Kooperations- und Teamfähigkeit, Eigeninitiative, Flexibilität und Verantwortungsbereitschaft. Unsere Benefits sind: - flexible Arbeitszeitmodelle und Möglichkeit des mobilen Arbeitens, - Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie, Beruf und Pflege sowie Beruf und Schwerbehinderung, - Betreuungsangebote in einer Kinderkrippe, Kindernotfallbetreuung und Kinderferienprogramme, - das LandesTicket Hessen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur kostenlosen, hessenweiten ÖPNV-Nutzung nicht nur für den Arbeitsweg, - gezielte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, - vertrauliche externe Beratung bei persönlichen und beruflichen Fragen, - ein behördliches Gesundheitsmanagement, - vielfältige Sportangebote, neue Fitness- und Cardioräume, - moderne Büros, ergonomische Arbeitsplätze und neuste technische Ausstattung, - kostenlose und sichere Stellplätze für Fahrräder, Dienst-E-Bikes, Parkmöglichkeit für PKWs sowie Möglichkeit des Ladens von privaten Elektrofahrzeugen, - zentrale Lage in Wiesbaden, gute Erreichbarkeit ÖPNV. Wissenswertes: - Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. - Unser Ziel ist eine Erhöhung des Frauenanteils in diesem Bereich sowie in allen Bereichen und Positionen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Bewerbungen von Frauen sind daher besonders erwünscht. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar (§ 9 Abs. 2 HGlG). - Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. - Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund von § 23 Abs. 1 i.V.m. Abs. 8 Satz 2 des Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetzes (HDSlG) zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. - Die Vergütung erfolgt auf Grundlage des Kabinettbeschlusses vom 2. Dezember 2019 über die außertarifliche Eingruppierung der Vorzimmerkräfte der Ministerpräsidentin oder des Ministerpräsidenten, der Ministerinnen und Minister, der Staatssekretärinnen und Staatssekretäre sowie der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter bei den obersten Landesbehörden. - Die Vorstellungsgespräche im Verfahren sind für die 13. und 14. KW geplant. Ihr Kontakt im HMWK: Für nähere Auskünfte zum Aufgabengebiet wenden Sie sich bitte an Frau Silke Tannapfel, Tel. (0611) 32 16 2050 oder apply.job.25811277@hokifyjob.com Ihre Bewerbung: Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter der Kennziffer VZ AL II (0637)bis zum 20.03.2025, - vorzugsweise online über unser Bewerbungsportal, - alternativ per Post an das Hessische Ministerium für Wissenschaft und Forschung, Kunst und Kultur, Referat I 4, Rheinstraße 23-25, 65185 Wiesbaden oder - alternativ als eine zusammengefasste PDF-Datei (max. 10 MB) an apply.job.25811277@hokifyjob.com Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung folgende Unterlagen bei: - Bewerbungsschreiben, - Lebenslauf, - Qualifikationsnachweise, - ein aktuelles Zwischenzeugnis bzw. eine aktuelle Anlassbeurteilung (nicht älter als ein Jahr) oder die Regelbeurteilungen der letzten drei Jahre.