Mitarbeiter*in für das Verwaltungssekretariat der Zentralen Dienste (m/w/d)

Unsere Stadtverwaltung ist so stark wie die Gesamtheit ihrer Mitarbeiter*innen (m/w/d). Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie Ulm aktiv mit. Wir suchen bei der Abteilung Soziales zum 01.04.2025 eine*n Mitarbeiter*in für das Verwaltungssekretariat der Zentralen Dienste (m/w/d) Teilzeit, unbefristet mit einem Stellenumfang von 80%. Die Abteilung Soziales (SO) organisiert sämtliche Leistungsbereiche der Jugend- und Sozialhilfe in der Universitätsstadt Ulm im Rahmen eines dezentralen Sozialraumkonzepts. Die Bezahlung erfolgt bis Entgeltgruppe 8 TVöD. Ihre Aufgaben: • erste Kontaktaufnahme und Ansprechperson für hilfesuchende Besucher*innen • Erteilen von allgemeinen Auskünften (Infotheke) • allgemeine Aufgaben verwaltungsinterne Aufgaben im Sekretariat, Aktenverwaltung, Dienstwagenverwaltung, Büroorganisation • Führen des Sorgerechtsregisters und des Urkundsregisters • Titelumschreibungen, Erstellen von Negativbescheinigungen • Beurkundung von Vaterschaftsanerkennungen und/oder gemeinsamen Sorgeerklärungen vor und nach Geburt • Beurkundung von Unterhaltsansprüchen • Beglaubigung von Vorsorgevollmachten Änderungen aufgrund organisatorischer Maßnahmen bleiben vorbehalten. Ihr Profil: • eine abgeschlossene Ausbildung zum / zur Verwaltungsfachangestellten oder eine gleichwertige Ausbildung • Freundlichkeit und Offenheit, sachliches und taktvolles Zugehen auf hilfesuchende Bürgerinnen und Bürger • Kommunikations- und Verhandlungsgeschick • selbständiges Arbeiten • Zusammenarbeit im Team • gute Anwendung von MS-Office EDV Verfahren • die Bereitschaft, im Team mit Kolleginnen und Kollegen anderer Professionen eng zusammenzuarbeiten und mit Trägern außerhalb der Verwaltung zu kooperieren Wir bieten: • Freiwilligkeitsleistungen (vergünstigtes Deutschlandticket, Dienstrad-Leasing, Mittagstisch in ausgewählten Gastronomie- und Kantinenbetrieben gegen einen geringen Eigenanteil) • eine fundierte Einarbeitung in ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet • ein freundliches und aufgeschlossenes Team • günstige Eintrittskarten in städtische Einrichtungen (Museen, Theater, Tiergarten, etc.) • umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten • und vieles mehr Fragen beantwortet Ihnen gerne: Herr Peters, stv. Teamleitung der Zentralen Dienste, Tel.: 0731/161-5513, E-Mail: apply.job.25636688@hokifyjob.com Weitere Infos: Die Stadt unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Teilzeitmodelle im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Ihres Alters, Ihrer Religion oder Weltanschauung, Ihrer Behinderung, Ihres Geschlechts oder Ihrer sexuellen Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Erfahren Sie mehr über Arbeiten und Ausbildung bei der Stadt Ulm unter karriere.ulm.de. Wir fördern die Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter*innen (m/w/d). Daher wird bei dieser Ausschreibung zuerst ein internes Auswahlverfahren durchgeführt. Externe Bewerbungen werden erst nach erfolglosem Abschluss des internen Verfahrens berücksichtigt. Bitte bewerben Sie sich mit aussagefähigen Unterlagen ausschließlich online über unser Bewerbungsportal bis zum 04.03.2025 . Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung.