Assistenz der Amtsleitung (m/w/d)

Bewirb Dich jetzt als # Assistenz der Amtsleitung (m/w/d) im **A 36/ Straßenverkehrsamt** und starte zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Du willst bedeutungsvolle Aufgaben leisten und die Zukunft der StädteRegion Aachen gemeinsam mit über 2.500 Mitarbeitenden gestalten? ## Deine Aufgaben - Sekretariatsaufgaben für die Amtsleitung und das Amt (vor allem Bearbeitung des Mailpostfachs, Gewährleistung der telefonischen Erreichbarkeit, Telefonverkehr, Terminplanung und -verfolgung, Pflege des Schriftverkehrs, Protokollführung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Pflege von Vorlagen des Amtes für Behördenleitung oder politische Gremien) - Führung der Personalwiedervorlage verbunden mit Terminüberwachung und Informationsbereitstellung für die betroffenen Organisationseinheiten - Beschwerdemanagement, d.h. Annahme und Bearbeitung von Beschwerden mit Unterstützung durch die fachlichen Ansprechpartner_innen, Führung der Beschwerdeliste und Fertigung von Auswertungen - Zeitbeauftragte_r, d.h. Pflege und Support des Zeitmanagementsystems für das Amt ## Unsere Anforderungen - abgeschlossener Vorbereitungsdienst der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt (ehemals Ausbildung im mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst) **oder** erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur_zum Verwaltungsfachangestellten bzw. erfolgreich abgeschlossener Verwaltungslehrgang I **oder** abgeschlossene Ausbildung zur_zum Fachangestellten für Arbeitsförderung oder Kauffrau/-mann für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst in NRW **oder** - abgeschlossene Ausbildung zur_zum Notarfachangestellten, Justizfachangestellten, Rechtsanwaltsfachangestellten, Sozialversicherungsfachangestellten **und** die Bereitschaft zum Besuch des Basislehrgangs (150 Stunden) - alternativ können Bewerber_innen zugelassen werden, die über eine andere förderliche, abgeschlossene Ausbildung (u.a. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Steuerfachangestellte_r, Bank-, Industrie-, Groß- und Außenhandelskauffrau/-mann) verfügen **und** bereit sind, sich in eine neue Rechtsmaterie einzuarbeiten **und** den Basislehrgang (150 Stunden) zu besuchen - Loyalität und Verschwiegenheit gepaart mit Teamfähigkeit in einem kleinen Team von fünf Personen - Kommunikations- und Konfliktlösungskompetenz, mündlich und schriftlich mit Rücksicht auf verschiedene Zielgruppen (Mitarbeitende, Führungskräfte, Bürger_innen, Unternehmensvertretungen -auch als Beschwerdeführende-, Querschnittsämtern gepaart mit interkultureller Kompetenz - Engagement und Selbständigkeit gepaart mit Organisationstalent, Verantwortungsbewusstsein und Umsetzungsstärke - Anpassungsfähigkeit an digitale und tatsächlich neue Anforderungen verbunden mit Sicherheit in der Anwendung von Office-Programmen - Stressresistenz im Sinne des strukturierten Arbeitens und hoher Arbeitsqualität, auch bei häufigen Arbeitsunterbrechungen ## nfos zur Stelle Die Stelle ist **unbefristet** zu besetzen. Das Straßenverkehrsamt ist ein modernes, innovatives Bürgeramt, das pro Jahr bis zu 150.000 Bürger_innen und Unternehmen Serviceleistungen rund um das Thema Verkehr anbietet. Gleichzeitig ist dieses Amt eine Sonderordnungsbehörde, die Fahrzeuge, Verkehrsteilnehmende und Unternehmen aus dem Verkehr zieht, die die Verkehrssicherheit nachhaltig gefährden. Die Dienstleistungen werden noch größtenteils in Präsenz erbracht. Für die meisten stehen jetzt bereits Online-Alternativen zur Verfügung. In Deinem neuen Wirkungsbereich bis Du Ansprechpartner_in für alle Mitarbeitenden und Bürger_innen, aber auch für Behörden, Ämter und die Behördenleitung, die die Amtsleitung ansprechen wollen. Du bist die_der Richtige an dieser Stelle, wenn Du über ein freundliches, zuvorkommendes, servicebereites Wesen verfügst. Aber auch, wenn Du Dich in die Belange Deiner Ansprechpartner_innen versetzen kannst, ihre Anliegen verstehst und ihre Beschwerden beantworten kannst, erfüllst Du das Profil. Du erkennst die Grenzen Deiner Möglichkeiten und schaltest Fachspezialist_innen bzw. Deine Amtsleitung bei Bedarf ein. Du kannst mit jeglicher Zielgruppe kommunizieren und verfügst über die Fähigkeit deeskalierend zu wirken. Damit sorgst Du im Rahmen Deines Wirkungskreises für ein positives und kompetentes Image des Amtes. Dabei bist Du organisiert, beweglich, von schneller Auffassungsgabe und kommst schnell ins Handeln bei hoher Leistungsqualität, ohne Dich durch die vielen Ansprechpartner_innen aus dem Konzept bringen zu lassen. Du bist flexibel und teamfähig in einem kleinen, funktionierenden, vertrauensvoll zusammenarbeitenden Team. Rückfragen bitte unter Angabe der folgenden **Kennung: A 36 - 10** ### Du hast Fragen? ### Wir sind daran interessiert, Dich kennenzulernen! Also melde Dich gerne bei uns! ### Zum Aufgabengebiet ### Marlene Maaßen ### Amtsleitung ### **Tel. 0241/ 5198-6510 marlene.maassen@apply.job.25398117@hokifyjob.comapply.job.25398117@hokifyjob.com ### ### Zum Recruitingprozess ### Larissa Zdunek #### Personalsachbearbeitung [Tel.: +49 241 5198 apply.job.25398117@hokifyjob.comapply.job.25398117@hokifyjob.com