Mitarbeiter:in Faculty Offices (m/w/d)

Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft. Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erforschen die Informationssicherheit in all ihren Facetten. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung sowie innovative anwendungsorientierte Forschung und arbeiten an drängenden Herausforderungen der Cybersicherheit, der Künstlichen Intelligenz und des Datenschutzes. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Konkurrenzfähigkeit Deutschlands und Europas. Es fördert außerdem Talente und ist eine Kaderschmiede für hervorragend ausgebildete Fach- und Führungskräfte für die Wirtschaft. So trägt das CISPA sein Know-how auch in die Zukunft. ### **Ihr zukünftiges Aufgabengebiet** - Zuständigkeit für Assistenz- und Koordinationsaufgaben im Back Office der leitenden Wissenschaftler:innen am Zentrum - Erledigen von hauptsächlich englischsprachiger Korrespondenz per E-Mail und mittels anderer überwiegend digitaler Kommunikationswege - Dienstreiseplanung, -buchung und -abrechnung für leitende Wissenschaftler:innen - Koordination von Gästebesuchen nach Einladung bis Kostenabrechnung - Organisation von Workshops & Retreats für die Forschungsgruppen - Bearbeitung von Beschaffungsanträgen für die leitenden Wissenschaftler:innen - Dokumentation und Mitwirkung bei der Optimierung der Prozesse und Abläufe im Office Team als Schnittstelle zu allen Wissenschaftler:innen, den Verwaltungsabteilungen und dem Science Support - Enge Zusammenarbeit innerhalb der Teams Faculty Offices und Front Offices, mit dem Purchase Request Team, dem Travel Team und dem Eventservice am Zentrum - Erstellung von Präsentationen in deutscher und englischer Sprache - Übersetzungen in die englische Sprache ### **Ihr Anforderungsprofil** - abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder englischsprachig orientierte Fachschulqualifikation oder gleichwertiger Abschluss - mehrjährige Berufserfahrung in einer in hohem Maße englischsprachig geprägten, verantwortungsvollen Assistenzrolle - fließende Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift - sehr gute EDV-Kenntnisse (Microsoft Office), eine hohe IT-Affinität und Eigeninitiative bei Einarbeitung in digitale Anwendungen - ausgeprägtes Organisationstalent - sicheres und repräsentatives Auftreten - gute kommunikative Fähigkeiten und gute Umgangsformen - Teamfähigkeit - hohe Serviceorientierung - Freude an interkultureller Zusammenarbeit - Akzeptanz der Regeln für steuerfinanzierte Gesellschaften - Belastbarkeit, Verlässlichkeit und vorausschauendes Arbeiten - die Fähigkeit, auch bei hoher Arbeitsbelastung strukturiert und souverän zu arbeiten ## **Was wir bieten** - Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet. - Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet. - Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund).  - Eine unbefristete Beschäftigung - Auf Wunsch sind bis zu zwei Tage Homeoffice pro Woche möglich  - Flexible Arbeitszeiten - Betriebliche Altersvorsorge (VBL) - Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen  - DeutschlandJobticket - Soziale und teambildende Aktivitäten - Betriebliches Gesundheitsmanagement Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. ## **Ist das Interesse geweckt?** Wenn Sie diese herausfordernde Aufgabe reizt, reichen Sie bitte Ihre Bewerbung mit den üblichen vollständigen Unterlagen ausschließlich über unser Bewerberportal ein. Bei Fragen bezüglich Ihrer Bewerbung wenden Sie sich gerne an unser [Application apply.job.25287483@hokifyjob.com Team. Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen [Ilona apply.job.25287483@hokifyjob.com per E-Mail als Ansprechpartnerin zur Verfügung.