Teamassistenz für das Sekretariat

Die Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg (SPSG) ist eine Stiftung des öffentlichen Rechts und betreut heute mit mehr als 500 Beschäftigten einzigartige Zeugnisse der Kunst-, Kultur- und Architekturgeschichte in Potsdam, Land Brandenburg und Berlin. Mehrere Millionen Menschen aus aller Welt besuchen jedes Jahr die in weiten Teilen zum UNESCO-Welterbe gehörenden Schlösser und Parklandschaften.

Werden Sie Teil eines motivierten Teams am Standort Potsdam, das den Fortbestand, die Erhaltung und die öffentliche Wirkung der Schlösser und Gärten verantwortet. Für die Abteilung Schlösser und Sammlungen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt

eine Teamassistentin/ einen Teamassistenten für das Sekretariat (w/m/d)

Ihr Aufgabenfeld – Geschichte und Kunst für die heutige Gesellschaft

Assistenztätigkeiten:

• Zu Ihren Tätigkeiten gehört die Terminkoordinierung und Vorbereitung von Terminen sowie die Verwaltung der Adresskartei der Abteilung ebenso wie die Betreuung von Gästen
• Sie sind für die Erstellung von Schriftstücken und Beantwortung von kleinen Anfragen, die Ablage des Schriftverkehrs des Abteilungsleiters sowie die Erstellung von Beratungsunterlagen und Tagesordnungen für Sitzungen und Termine zuständig
• Sie betreuen und verwalten Personalangelegenheiten der Abteilung in enger Absprache mit dem Personalreferat. Dazu zählt die Anwesenheitskontrolle, Krankmeldungen und das Führen der Urlaubspläne
• Sie sind für die Vorsortierung und Verteilung der Post sowie für die Weiterleitung und Beantwortung von Telefonaten verantwortlich
• Die Bestellung, Ausgabe und Verwaltung von Büromaterial gehört ebenso zu Ihren Aufgaben wie die Einführung von Praktikanten, Auszubildenden, Projektmitarbeitenden oder Volontär:innen in die Abteilungsorganisation

Aufgaben der allgemeinen Verwaltung und abteilungsübergreifenden Sachbearbeitung:

• Sie organisieren für die Abteilungsleitung Dienstreisen und rechnen die Dienstreisekosten für Inlandreisen nach Bundesreisekostengesetz ab
• Teil Ihrer Aufgabe ist die Unterstützung des Zentralen Abteilungsdienstes bei der Koordination und Angebotsrecherche für Weiterbildungen und terminlichen Koordinierung von Weiterbildungsfreistellungen
• Sie sind für die Anlagenbuchhaltung der Abteilung verantwortlich

Das erwarten wir von Ihnen

• Berufserfahrung in der Bearbeitung von Sekretariatsaufgaben inklusive hochwertiger Korrespondenz
• Sicherheit im Umgang mit der gängigen Software (MS Office)
• gute Englischkenntnisse s/m
• ausgeprägtes Organisationsvermögen
• gute Kommunikationsfähigkeit und Empathie
• Sicheres Auftreten im Kontakt mit Gästen
• Loyalität

Wünschenswert sind

• mehrjährige Erfahrung in der Leitung von Vorzimmern/Sekretariaten
• Kenntnisse weiterer Fremdsprachen

Wir bieten Ihnen

• Work Life Balance

• Flexibles Gleitzeit-Modell mit Zeitguthaben sind für uns selbstverständlich!

• Arbeiten Sie unter familienfreundlichen Bedingungen (u.a. durch Telearbeit - die passende IT-Ausstattung erhalten Sie natürlich von uns).

• Freuen Sie sich über 30 Tage Erholungsurlaub bei einer 5-Tage-Woche.

• Der 24. und 31. Dezember sind zusätzlich freie Arbeitstage.

• Sie können bei uns Ihre Jahressonderzahlung in Sonderurlaub umwandeln.

• Die Möglichkeit einer Teilzeitbeschäftigung unter Berücksichtigung der dienstlichen Erfordernisse sehen wir als Selbstverständlichkeit an.

• Ihre Gesundheit liegt uns sehr am Herzen! Wir bieten Ihnen ein modernes betriebliches Gesundheitsmanagement und zusätzlich einen jährlichen Arbeitgeberzuschuss von derzeit 200,00€.

• Faire Entlohnung

• Wir zahlen eine Vergütung nach Entgeltgruppe 5 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L).

• Jährlich freuen Sie sich über eine Jahressonderzahlung lt. TV-L.

• Karrierekick durch Weiterbildungen

• Wir stillen Ihren Wissensdurst durch gezielte Fortbildungen.

• Sie können bis zu 10 Tage Bildungsurlaub in zwei Jahren nach dem Brandenburger Bildungsurlaubsgesetz in Anspruch nehmen.

• Weitere Benefits

• Sie wollten schon immer alle Häuser der Stiftung kennen lernen? Sie interessieren sich für unsere Ausstellungen? Wir bieten Ihnen freien Eintritt in unsere Schlösser und Ausstellungen mit Begleitung.

• Wir bieten Ihnen eine zusätzliche Altersvorsorge über die VBL und zahlen vermögenswirksame Leistungen lt. TV-L.

• Arbeitgeberzuschuss zu einem vergünstigten VBB-Firmenticket bzw. Deutschlandticket.

Unsere Stiftung tritt für Gleichberechtigung ein und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen von Menschen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich noch heute!

Bitte richten Sie Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen ohne Foto Ihrer Person (in einer pdf-Datei in der Reihenfolge Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) bis 17.10.2024 bevorzugt per E-Mail an apply.job.24475062@hokifyjob.comapply.job.24475062@hokifyjob.com oder an die

Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg

Referat I 1 Personal

Postfach 60 14 62

14414 Potsdam

Für Rückfragen stehen Ihnen zum Aufgabengebiet Herr Dr. Wittwer (Tel. 0331/9694-306) und zum Bewerbungsverfahren Frau Denise Kwestereit (Tel. 0331/9694-158) zur Verfügung.

Hinweis zum Datenschutz

Wir möchten Sie informieren, dass wir Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Auswahlverfahrens verarbeiten. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b, Art. 88 DS-GVO i. V. m. § 26 BbgDSG. Nach Abschluss des Verfahrens werden alle anderen Bewerbungsunterlagen unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen vernichtet.