Assistent*in (m/w/d) für die Geschäftsstelle der Gesamtschwerbehindertenvertretung

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.

Die Max-Planck-Gesellschaft sucht für die Gesamtschwerbehindertenvertretung mit Sitz am Fritz-Haber-Institut (FHI) in Berlin ab sofort eine*n

Assistent*in (m/w/d) für die Geschäftsstelle der Gesamtschwerbehindertenvertretung

befristet und in Teilzeit mit 19,5 Stunden / Woche Ihre Aufgaben

Sie arbeiten für die Gesamtschwerbehindertenvertretung der Max-Planck-Gesellschaft mit derzeit vier Stellvertreter*innen und werden diese bei der Erledigung ihrer Aufgaben unterstützen.

• Sie sind verantwortlich für die selbstständige verwaltungstechnische Organisation der Geschäftsstelle (u. a. Erledigung der Korrespondenz, Aktenführung, Terminplanung und -organisation, Zusammenstellung bzw. Erstellung von Sitzungs- und Tagungsunterlagen, Unterstützung der Stellvertretungen)
• Sie führen selbstständig Verhandlungen mit Tagungsstätten zur Organisation von Arbeitsgruppensitzungen mit etwa zehn Personen und zweimal im Jahr Tagungen von bis zu circa 45 Personen

Sie bereiten Ausschusssitzungen fachlich vor und organisieren selbstständig das Reisemanagement für die Teilnehmerinnen dieser Sitzungen

• Sie erstellen eigenverantwortlich Protokolle
• Sie agieren als Schnittstelle zwischen der Gesamtschwerbehindertenvertretung und der Generalverwaltung der MPG

Ihr Profil

• eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen, idealerweise im Assistenzbereich
• Serviceorientierung, Zuverlässigkeit, Kommunikationsfähigkeit sowie die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten
• Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Reisebereitschaft, auch zu mehreren mehrtägigen Dienstreisen pro Jahr
• Eigeninitiative und Bereitschaft, sich in neue Aufgabenfelder einzuarbeiten
• sicherer Umgang mit den MS-Office-Produkten, insbesondere Word, Excel, Outlook und PowerPoint, aber auch mit SharePoint
• gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kenntnisse der einschlägigen Regelungen und Gesetze, insbesondere des Schwerbehindertenrechts und des Bundesreisekostengesetzes, sind wünschenswert

Unser Angebot

• wir bieten Ihnen eine interessante, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einer renommierten Forschungsgesellschaft, ein gutes Arbeitsumfeld sowie die Möglichkeit zur Fortbildung
• die Stelle ist an die Amtszeit der Gesamtschwerbehindertenvertretung gebunden und zunächst bis zum 31. Januar 2027 befristet
• wir bieten ein Arbeitsverhältnis in Teilzeit (19,5 Stunden / Woche) mit einer Bezahlung bis zur Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund, einschließlich der Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes)
• wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle
• wir bieten für einen Tag pro Woche die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
• wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
• Ihr Arbeitsplatz liegt in Berlin-Dahlem und ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut zu erreichen
• wir bieten ein vergünstigtes Deutschland-Jobticket an

Ihre Bewerbung

Sie sind interessiert? Dann bewerben Sie sich schnellstmöglich über unser Bewerbungsportal unter https://www.fhi.mpg.de/stellenangebote. Bewerbungen werden bis zum 11. Oktober 2024 entgegengenommen.

Das FHI und die Max-Planck-Gesellschaft legen großen Wert auf eine angenehme Arbeitsatmosphäre, die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie ein freundliches Miteinander.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesellschaft will den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben. Weiterhin hat sich die Max-Planck-Gesellschaft zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen qualifizierter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Bei Fragen zum Aufgabengebiet wenden Sie sich bitte an Jürgen Pfarrherr unter apply.job.24456119@hokifyjob.com

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!