Verwaltungsmitarbeiter:in (m/w/d) Info-/Anmeldeteam

Die Mannheimer Abendakademie und Volkshochschule GmbH ist die größte Volkshochschule in

Baden-Württemberg mit jährlich über 150.000 Unterrichtsstunden, ca. 50.000 Teilnehmenden und

etwa 5.000 Veranstaltungen. Träger ist zu 70 Prozent die Stadt Mannheim und zu 30 Prozent ein

Bürgerverein. Die Volkshochschule hat ihren Sitz in einem eigenen Gebäude in der Mannheimer

Innenstadt.

Die Mannheimer Abendakademie und Volkshochschule GmbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt

eine/n

Verwaltungsmitarbeiter:in (m/w/d) Info-/Anmeldeteam

Der Aufgabenbereich umfasst alle in einer Service- und Empfangszentrale anfallenden Tätigkeiten. Es

handelt sich um eine zunächst auf 2 Jahre befristete Vollzeitstelle, Stundenumfang 39 Std./Woche.

Ihre Aufgaben:

• Erteilung von allgemeinen Auskünften an Teilnehmende und Besucher:innen

• Telefonservice, Erteilen von Programmauskünften und allgemeinen Informationen zum offenen Kursangebot und zu Integrations-/Berufssprachkursen

• Erstberatung am Infopunkt für Orientierung suchende Kund:innen und Teilnehmende, sowie die Weiterleitung der Anfragen an das Beratungsteam

• Organisation der Warteschlange

• Entgegennahme (persönlich, schriftlich, telefonisch) von Anmeldungen und Eingabe der Teilnehmerdaten in die Kursverwaltungssoftware

• die Entgegennahme von Entgelten und Gebühren (bar und bargeldlos per Lastschrift/ECKarte),

die Eingabe von Ratenzahlungsplänen sowie die eigenverantwortliche Führung einer Barkasse mit Tagesabschluss

• Bearbeitung von Kursausfällen und Stornierungen

• sonstige Verwaltungstätigkeiten, z. B. die Erstellung von Anmeldebestätigungen und die

Kontrolle von Teilnehmerlisten sowie die regelmäßige Datenpflege der Teilnehmerstammdaten

• Entgegennahme von telefonischen und persönlichen Entschuldigungen von Deutschkursteilnehmenden sowie deren Weiterleitung

• Vorbereitung der Unterlagen neuer Teilnehmenden für das Beratungsteam im DaF-Bereich

zur Durchführung des Beratungsgesprächs sowie Vereinbarung von Testterminen zur Einstufung

• Einbürgerungstests: Informationen und Anmeldung

• Entgegennahme und Weiterleitung von eingehenden Informationen und Beschwerden

Wir erwarten:

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich

• Ausgeprägte praktische Fähigkeiten, Bereitschaft Probleme „Hands-On“ zu lösen und Aufgaben selbst zu übernehmen

• Ein freundliches Auftreten als auch hohe Kunden- und Serviceorientierung

• Eine belastbare kommunikative Persönlichkeit mit guter Teamfähigkeit und hoher sozialer

Kompetenz

• Sicherer Umgang mit den gängigen EDV-Anwendungsprogrammen

• Gute Englischkenntnisse, weitere Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil

• Selbstständiges, gut organisiertes, engagiertes und verantwortungsbewusstes Handeln im Rahmen unseres Leitbildes

Wir bieten:

• Eine Beschäftigung bei einem zuverlässigen und sicheren Arbeitgeber

• Abwechslungsreiche Tätigkeiten mit Eigenverantwortung

• Gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie

• Gleitzeit

• Eine zentrale Lage und eine gute Verkehrsanbindung

• Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) bis in EG 6 einschließlich

betrieblicher Altersvorsorge

• Ein Rabattkonto für Mitarbeiter*innen, um am Kursangebot der Mannheimer Abendakademie vergünstigt teilnehmen zu können

• 30 Tage Urlaub pro Jahr

• Ein zukunftsorientierter Arbeitsplatz im Zentrum einer vielfältigen Stadt, in den Mannheimer

Quadraten im Haus der Mannheimer Abendakademie

Bewerbungen richten Sie bitte bis spätestens 04.10.2024 per Mail an:

Frau Sandra Göbel

apply.job.24364249@hokifyjob.com