Teamassistenz (m/w/d)

In der  Qualitäts- und UnterstützungsAgentur – Landesinstitut für Schule (QUA-LiS NRW)

ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle für

eine Teamassistentin oder einen Teamassistenten (m/w/d) im Aufgabenfeld Leitungsunterstützung  (bis Entgeltgruppe 8 TV-L*) zu besetzen.

*Die Einstellung erfolgt entsprechend der Erfüllung der persönlichen und fachlichen Voraussetzungen sowie der übertragenen Tätigkeiten anhand der Entgeltordnung zum TV-L voraussichtlich zunächst in EG 6 TV-L. Nach einer entsprechenden Einarbeitungszeit und Übertragung sämtlichen Aufgaben kann eine Eingruppierung in EG 8 TV-L erfolgen, wenn die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt werden.

Die QUA-LiS NRW ist eine nachgeordnete Einrichtung des Ministeriums für Schule und Bildung des Landes NRW mit bildungspolitischen Aufgaben. Ihre Kernaufgabe ist die Qualitätsentwicklung und Qualitätssicherung von Schulen und Unterricht. Mehr zu den Aufgaben der QUA-LiS finden Sie unter www.qua-lis.nrw.de.

Die Stelle umfasst insbesondere folgende Aufgaben:

• Terminkoordinierung, - absprachen, -überwachung (Terminverwaltung)
• Formgerechte Erstellung von Verwaltungsschreiben, Vorlagen sowie weiterer Schriftstücke
• Kommunikation (schriftlich und mündlich) mit dem Ministerium für Schule und Bildung NRW sowie mit sonstigen Einrichtungen
• Unterstützung im Bereich der Arbeits- und Ressourcenplanung und des Controllings
• Unterstützung der Leitung des Instituts bei der Wahrnehmung arbeitsbereichsübergreifender Koordinierungsaufgaben
• Aufbereitung, Umsetzung von Informationen für Präsentationen im Rahmen von Dienstbesprechungen
• Durchführung von Recherchen und das Einholen von Informationen sowie inhaltliche Abstimmungen
• Vorbereitung und Nachbereitung von Gesprächen, Terminen und Reden
• Zusammenstellung von Unterlagen sowie Dokumentation von Arbeitsprozessen und Arbeitsergebnissen
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
• Mittelplanung, -verwaltung und -kontrolle im Aufgabenfeld
• Datenbankpflege und Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Reports, Registratur
• Betreuung von Besucherinnen und Besuchern sowie Gästen
• Weitere Servicedienstleistungen (z.B. Wiedervorlagen, Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten, Bearbeitung und Weiterleitung des Postein- und ausgangs) für die Hausleitung

Fachliches Anforderungsprofil:

• Abgeschlossene bürobezogene Ausbildung (vorzugsweise Kaufleute für Büromanagement, Bürokommunikation, Justizfachangestellte bzw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte) oder
• abgeschlossene Ausbildung in der öffentlichen Verwaltung (ehemaliger mittlerer nichttechnischer Verwaltungsdienst, Verwaltungsfachangestellte/r, erfolgreicher Abschluss des Angestelltenlehrgangs I) oder alternativ eine mindestens dreijährige einschlägige hauptberufliche Tätigkeit im Bereich büroorganisierenden Verwaltung
• Berufserfahrung in herausgehobenen Bürosituationen oder Vorzimmern ist von Vorteil
• sicherer Umgang mit Informations- und Kommunikationstechnologien, insbesondere MS Office (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationssoftware) sowie Geschäftssoftware (Buchungen, Terminkoordination), Internet bzw. Intranet sowie Datenbanken
• Sicherheit im Verfassen von Texten
• Erfahrung im Bereich Arbeits- und Ressourcenplanung sowie Controlling ist vorteilhaft
• Kenntnisse im Haushaltsrecht des Landes NRW bzw. Bereitschaft, sich entsprechende Kenntnisse anzueignen.

Persönliches Anforderungsprofil:

• Eigeninitiative
• ausgeprägte Fähigkeit zur Organisation und zur Strukturierung von Prozessen und Abläufen
• Fähigkeit zum sicheren, aber höflichen und umsichtigen, zugewandten Umgang mit Gästen sowie anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
• Kooperationsvermögen auch im Kontext unterschiedlicher Akteurs- und Bezugsgruppen
• hohe Teamfähigkeit
• Fähigkeit, Arbeiten gut zu strukturieren/zu organisieren und termingerecht zu erledigen
• Fähigkeit komplexe Termine und Abläufe vorausschauend zu planen
• besondere Verschwiegenheit und Zuverlässigkeit
• hohe Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit
• Flexibilität und Bereitschaft sich in neue Aufgabenbereiche einzuarbeiten
• Genderkompetenz
• interkulturelle Kompetenz

Wir bieten Ihnen:

• einen interessanten, zukunftssicheren und abwechslungsreichen Arbeitsplatz
• ein motiviertes Team, das sich schon auf Ihre Mitarbeit freut,
• die Möglichkeit zu Fort- und Weiterbildungen in allen zum Tätigkeitsfeld gehörenden Bereichen,
• eine gründliche und qualifizierte Einarbeitung in alle in Bezug auf diese Stelle in Frage kommenden Aufgaben.
• Der Arbeitsplatz ist grundsätzlich zur Teilnahme an der mobilen Arbeit (Home-Office) geeignet, soweit die dienstlichen Erfordernisse erfüllt sind.
• Der Arbeitsplatz berechtigt grundsätzlich zur Teilnahme an der flexiblen Arbeitszeit (Gleitzeit). Es besteht ein jedoch ein Bedarf an einer hohen Flexibilität im Hinblick auf die individuellen Arbeitszeiten in Abstimmung mit der Hausleitung.

Der Dienstort ist Soest.

Das Land Nordrhein-Westfalen fördert die berufliche Entwicklung von Frauen. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. In den Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person liegende Gründe überwiegen.

Das Land Nordrhein-Westfalen ist weiter bestrebt, die Einstellung und Beschäftigung von schwerbehinderten Menschen zu fördern. Bewerbungen geeigneter Schwerbehinderter und diesen Gleichgestellten im Sinne des § 2 Abs. 3 Sozialgesetzbuch Neuntes Buch (SGB IX) sind daher ebenfalls ausdrücklich erwünscht.

Bei Angabe einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung fügen Sie bitte eine Kopie des entsprechenden Nachweises bei.

Die Ausschreibung richtet sich ausdrücklich auch an Menschen mit Migrationshintergrund.

Die Aufgabe kann grundsätzlich im Wege der Teilzeitbeschäftigung wahrgenommen werden.

Ihre aussagekräftige Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer: TA-L 2024 (im PDF-Format) bis zum 14. Juli 2024

an apply.job.21716568@hokifyjob.com

Eine Übersendung kann auch per Post an folgende Adresse erfolgen: Qualitäts- und UnterstützungsAgentur - Landesinstitut für Schule - Personalstelle -, Paradieser Weg 64,59494 Soest

Sofern Sie Ihre Bewerbung in Papierform versenden, reichen Sie bitte keine Originaldokumente ein und verzichten Sie auf Bewerbungsmappen, Klarsichthüllen, Hefter und sonstiges Verpackungsmaterial. Die Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Nach Abschluss des Verfahrens werden die Unterlagen vernichtet.

Mit der Zusendung der Bewerbung ist gleichzeitig das Einverständnis erteilt, dass vorübergehend die für das Auswahlverfahren erforderlichen Daten gespeichert und verwendet werden. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Nach Abschluss des Verfahrens werden die Daten gelöscht, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Dieses Einverständnis kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden; am weiteren Verfahren nehmen Sie dann jedoch nicht mehr teil.

Bei Rückfragen, die im Zusammenhang mit dem Aufgabenzuschnitt der Stelle stehen, steht Ihnen Herr Theimann (Tel.: 02921-683-1020; apply.job.21716568@hokifyjob.com für Auskünfte zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Astrid Blesken (Tel.: 02921-683-1112; apply.job.21716568@hokifyjob.com zur Verfügung.

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