Sachbearbeiter*in (m/w/d) Verwaltung und Assistent*in (m/w/d) Abteilungsleitung

Unsere Stadtverwaltung ist so stark wie die Gesamtheit ihrer Mitarbeiter*innen (m/w/d). Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie Ulm aktiv mit.

Wir suchen für die Kulturabteilung der Stadt Ulm zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiterin als

Sachbearbeiterin (m/w/d) Verwaltung und Assistentin (m/w/d) Abteilungsleitung

Teilzeit, unbefristet

Es stehen insgesamt 75% Stellenanteile zur Verfügung.

Die Kulturabteilung der Stadt Ulm versteht sich als Dienstleisterin und Bindeglied zwischen der Stadtverwaltung, den Kulturträgern, freien Kunst- und Kulturschaffenden sowie der kulturell interessierten Bürgerschaft. Die Abteilung vermittelt und moderiert als zentraler Knotenpunkt im Netzwerk der lokalen Kulturszene, organisiert kulturelle Schwerpunktveranstaltungen, gestaltet übergreifende Marketingaktionen und begleitet Prozesse zur Kulturentwicklung. Sie fördert und unterstützt partnerschaftlich Kunst- und Kultureinrichtungen und setzt mit eigenen Aktivitäten Impulse in der Ulmer Kulturlandschaft.

Darüber hinaus setzt sich die Kulturabteilung mit Zukunftsthemen von Kultur und Gesellschaft auseinander und wirkt darauf hin, Synergien zwischen Kunst, Kultur, Wirtschaft, Wissenschaft und Politik zu generieren.

Die Bezahlung erfolgt bis Entgeltgruppe 9a TVöD bzw. bis Besoldungsgruppe A10.

Ihre Aufgaben:

• Koordination Geschäftszimmer, Personalverwaltung (SAP) mit allgemeinen Verwaltungsaufgaben (Terminplanung Abteilungsleitung, Telefon, Postbearbeitung, E-Mailpostfach Infomailadressen, Anfertigen von Protokollen)
• Assistenz der Abteilungsleitung in sämtlichen anfallenden Aufgabengebieten
• eigenständige Planung, Durchführung und Nachbereitung von Projekten sowie eigenständige Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse in sämtlichen Aufgabenfeldern
• Betreuung von Websites, Erstellung von Präsentationsunterlagen, Newslettern und Grußworten

Ihr Profil:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, im nichttechnischen Verwaltungsdienst (Verwaltungswirt*in) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Kenntnisse in Abwicklung Verwaltungsaufgaben und Koordination von komplexen Geschäftsprozessen
• hervorragende Kommunikationsfähigkeiten mit unterschiedlichen Klienten
• Organisationsgeschick und Erfahrung im Projektmanagement
• Kenntnisse über die lokale Kreativszene sowie das städtische Umfeld
• Teamfähigkeit und die Fähigkeit, mit verschiedenen Interessengruppen zusammenzuarbeiten

Wir bieten:

• ein vielfältiges, anspruchsvolles Aufgabengebiet
• ein aufgeschlossenes, kontaktfreudiges und verlässliches Team
• ein bezuschusstes Deutschlandticket für die Nutzung öffentlicher Nahverkehrsmittel
• Mittagstisch in ausgewählten Gastronomie- und Kantinenbetrieben gegen einen geringen Eigenanteil
• und vieles mehr

Weitere Infos:

Die Stadt unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Teilzeitmodelle im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Ihres Alters, Ihrer Religion oder Weltanschauung, Ihrer Behinderung, Ihres Geschlechts oder Ihrer sexuellen Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Erfahren Sie mehr über Arbeiten und Ausbildung bei der Stadt Ulm unter karriere.ulm.de.

Bitte bewerben Sie sich mit aussagefähigen Unterlagen ausschließlich online über unser Bewerbungsportal bis zum 02.07.2024 . Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung.

Fragen beantwortet Ihnen gerne:

Sabine Schwarzenböck, Abteilungsleiterin, Tel.: 0731/161-4700, E-Mail: apply.job.21453399@hokifyjob.com

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich am 01.07.2024 statt.