Senior Bürokauffrau/mann (m/f/d) - Festanstellung, Vollzeit

**Team Menz** ist spezialisiert auf die Herstellung komplexer Baugruppen mit fortschrittlichen Stanz- und Biegetechniken sowie Oberflächenveredelungsverfahren wie Gleitschleifen, Strahlen und Teilereinigung.

Wir sind bestrebt, unseren Kunden qualitativ hochwertige Produkte anzubieten, und unser Team von 90 qualifizierten Fachkräften arbeitet unermüdlich daran, ihre Erwartungen zu erfüllen und zu übertreffen.

Während wir weiter wachsen und unsere Geschäftstätigkeiten ausbauen, suchen wir neue Talente, die unser Team in Deutschland verstärken und uns helfen, unsere Ziele zu erreichen.

Senior Bürokauffrau/mann (m/f/d) - Festanstellung, Vollzeit

### **Stellenbeschreibung**

Wir suchen eine*n erfahrene*n und vielseitige*n **Senior Bürokauffrau / Bürokaufmann**, der/die als zentrale Anlaufstelle für sämtliche Verwaltungs- und Unterstützungsprozesse innerhalb unseres Unternehmens fungiert. Diese Schlüsselrolle umfasst administrative, personelle, rechtliche und finanzbezogene Koordination sowie die Unterstützung unserer Fabrikstandorte. Als echte*r „Verwaltungsmanager(in)“ sorgen Sie dafür, dass alle internen Abläufe reibungslos und effizient funktionieren.

### **Aufgabenbereiche**

### **1. Allgemeine Büroorganisation**

• Verantwortung für den reibungslosen Tagesbetrieb im Büro
• Verwaltung von Bürobedarf, Dienstleistern, Infrastruktur und Arbeitsumgebung
• Koordination interner Kommunikation und abteilungsübergreifender Prozesse

### **2. Personalwesen & Mitarbeiterbetreuung**

• Unterstützung bei Rekrutierung, Onboarding und Personalaktenpflege
• Nachverfolgung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Gehaltsvorbereitungen
• Umsetzung interner HR-Richtlinien und Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben

### **3. Recht & Compliance**

• Verwaltung von Unternehmensdokumenten, Verträgen und Richtlinien
• Zusammenarbeit mit externen Rechtsberatern bei Verträgen und rechtlichen Themen
• Sicherstellung der fristgerechten und korrekten Ablage relevanter Unterlagen

### **4. Finanz- & Buchhaltungskoordination**

• Schnittstelle zur Buchhaltung für Rechnungen, Ausgabenberichte und Steuerdokumente
• Verwaltung kleinerer Bargeldbeträge im Büro sowie Kostenübersicht
• Unterstützung bei der internen Berichterstattung und Vorbereitung von Monatsabschlüssen

### **5. Auftrags- & Zahlungsüberwachung**

• Überwachung des gesamten Ablaufs von Bestellungen bis zur Zahlung (nicht operativ ausführend)
• Zusammenarbeit mit Einkauf, Vertrieb und Buchhaltung zur termingerechten Abwicklung
• Pflege eines klaren Systems zur Nachverfolgung von Bestellungen, Rechnungen und Zahlungsfristen

### **6. Unterstützung der Fabrikstandorte**

• Kommunikationsschnittstelle zwischen Büro und Produktion
• Unterstützung bei Logistik, Beschaffung und Produktionsplanung
• Nachverfolgung von Aufgaben, Rückmeldung bei Problemen und Koordination operativer Themen

### **Anforderungen**

• Abgeschlossenes Hochschulstudium im Bereich Betriebswirtschaft, Personalwesen, Recht, Finanzen oder vergleichbar
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen oder koordinierenden Position
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Genauigkeit und Eigeninitiative
• Exzellente Kommunikations- und Teamfähigkeiten
• **Fließende Deutsch- oder Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich**
• Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Excel, Word, PowerPoint); Erfahrung mit ERP- oder HR-Systemen ist von Vorteil

### **Was wir bieten:**

• Ein dynamisches und abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit täglichen Herausforderungen
• Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten und internes Aufstiegspotenzial
• Voll möblierte Gästezimmer oder Apartments zu einem erschwinglichen Preis für neue Mitarbeiter
• Schneller und unkomplizierter Einstieg in ein teamorientiertes und internationales Umfeld
• Attraktive und leistungsorientierte Vergütung

**Werden Sie Teil unseres Teams und tragen Sie dazu bei, unseren Kunden hochwertige Teile und Dienstleistungen zu liefern.**

Wir begrüßen Bewerber mit unterschiedlichen Hintergründen und Kulturen und setzen uns für Chancengleichheit ein.

**Bewerben Sie sich jetzt, indem Sie Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben senden an:**

📧 apply.job.28373827@hokifyjob.comapply.job.28373827@hokifyjob.com

Bitte geben Sie Ihren **frühestmöglichen Eintrittstermin** und Ihre **Gehaltsvorstellungen** an.

Bei Fragen zur Stelle kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail.

**Kontakt:**

Menz Industriedienstleistungs-GmbH

Poppstraße 11

98544 Zella-Mehlis OT Benshausen

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**Team Menz** specializes in the production of complex assemblies using advanced stamping and bending technologies, as well as surface finishing processes such as vibratory grinding, blasting, and parts cleaning.

We are committed to delivering high-quality products to our customers, and our team of 90 skilled professionals works tirelessly to meet and exceed their expectations.

As we continue to grow and expand our operations, we are looking for new talent to strengthen our team in Germany and help us achieve our goals.

## **Senior Office Administrator (m/f/d)**

**Full-time – Permanent Position**

### **Job Description**

We are seeking an experienced and versatile **Senior Office Administrator** who will act as the central point of contact for all administrative and support processes within our company. This key role covers administrative, personnel, legal, and finance-related coordination as well as support for our factory operations. As a true “operations manager behind the scenes,” you will ensure that all internal workflows run smoothly and efficiently.

### **Key Responsibilities**

### **1. General Office Management**

• Ensure the smooth and efficient day-to-day operations of the office
• Manage office supplies, service providers, infrastructure, and workspace
• Coordinate internal communication and cross-departmental workflows

### **2. Human Resources & Employee Support**

• Assist with recruitment, onboarding, and employee records management
• Track working hours, absences, and prepare payroll data
• Implement HR policies and ensure compliance with labor laws

### **3. Legal & Compliance**

• Manage company documents, contracts, and internal policies
• Coordinate with external legal advisors on contract and compliance matters
• Ensure timely and accurate filing of relevant documents

### **4. Finance & Accounting Coordination**

• Serve as the liaison between office operations and accounting
• Monitor office petty cash and expense tracking
• Assist with internal reporting and preparation of monthly financial statements

### **5. Order & Payment Monitoring**

• Oversee the full order-to-payment process (not responsible for executing payments)
• Coordinate with purchasing, sales, and accounting to ensure timely processing
• Maintain a transparent tracking system for orders, invoices, and payment schedules

### **6. Support for Factory Operations**

• Act as the communication bridge between the office and production teams
• Support logistics, procurement, and production planning
• Track progress of tasks, provide feedback, and assist with operational coordination

### **Requirements**

• University degree in Business Administration, Human Resources, Law, Finance, or a related field
• At least 5 years of experience in a comparable administrative or coordination role
• Strong organizational skills, attention to detail, and a high level of initiative
• Excellent communication and teamwork abilities
• **Fluent in either German or English (spoken and written) is required**
• Proficient in MS Office (especially Excel, Word, PowerPoint); experience with ERP or HR systems is a plus

### **What We Offer**

• A dynamic and varied work environment with new challenges every day
• Long-term development opportunities and potential for internal promotion
• Fully furnished guest rooms or apartments at an affordable rate for new employees
• Quick and straightforward onboarding into a team-oriented, international environment
• Attractive and performance-based compensation

Become part of our team and contribute to delivering high-quality components and services to our customers.

We welcome applicants from diverse backgrounds and cultures and are committed to equal opportunities.

### **Apply Now**

Please send your CV and cover letter to:

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Be sure to include your **earliest possible start date** and **salary expectations**.

If you have any questions about the position, feel free to contact us via email.

**Contact:**

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