Mitarbeiter/in Student Mobility Office (m/w/d)

Die Technische Universität München (TUM) ist eine der führenden wissenschaftlichen Einrichtungen in Deutschland und Europa. Die TUM School of Life Sciences vereint an einem Standort drei Forschungsdepartments und bietet derzeit 24 Studiengänge an, darunter 4 englischsprachige Programme. Die School fokussiert sich auf interdisziplinäre Zusammenarbeit aller Bereiche der Lebenswissenschaften unter dem Konzept „One Health“, das die Verbindungen zwischen Mensch, Tier und Umwelt betont und eine ganzheitliche Erforschung biologischer Systeme fördert.

Das Student Mobility Office der TUM School of Life Sciences unterstützt Studierende unserer School bei der Planung, Umsetzung und Anerkennung von Auslandssemestern und -praktika und sorgt für eine verlässliche und serviceorientierte Abwicklung der damit verbundenen administrativen Prozesse.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine/n

Mitarbeiter/in Student Mobility Office (m/w/d)

Ihre Aufgaben In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie Studierende bei der Vorbereitung, Umsetzung und Anerkennung von Auslandsaufenthalten und begleiten den Prozess organisatorisch und administrativ. Zudem gestalten Sie Informationsmaterialien und Verwaltungsprozesse mit und bringen eigene Ideen in die Weiterentwicklung des Bereichs ein.

Ihre Aufgaben im Überblick:

Verwaltungsprozesse & Datenpflege

• Abwicklung administrativer Prozesse rund um Austauschaufenthalte: z. B. Bewerbungen, Platzvergabe, Nominierungen, Learning Agreements, Aufenthaltsbescheinigungen

• Pflege von Vertragsübersichten mit Partneruniversitäten, Datenhaltung und Auswertung

Beratung & Betreuung von Studierenden

• Ansprechperson für Studierende der TUM School of Life Sciences sowie internationale Austauschstudierende bei Fragen rund um Austauschprogramme (z. B. ERASMUS, TUMexchange)

• Weitergabe präziser Informationen zu Themen wie Wohnraumsuche, Buddy-Programme oder Studieneinstieg

Informationsmanagement & Kommunikation

• Pflege und Weiterentwicklung von Informationsmaterialien (Website, Wiki, Präsentationen)

• Mitarbeit bei der Erstellung von klaren und zielgruppengerechten Kommunikationsmaterialien

Organisation & Veranstaltungen

• Planung, Organisation und Durchführung von Informations- und Begrüßungsveranstaltungen (z. B. Welcome Days, Info Sessions)

Ihr Profil

Fachliche Anforderungen

• Einschlägige Berufsausbildung oder Studium (max. Bachelorabschluss), idealerweise in den Bereichen Internationale Bildung, Verwaltung, oder im biowissenschaftlichen Kontext

• Erste Erfahrung im Hochschulkontext oder in wissenschaftsnahen Organisationen – Kenntnisse universitärer Abläufe von Vorteil

• Organisationstalent bei Veranstaltungen – von der Planung bis zur Durchführung – idealerweise mit Erfahrung in Budget- und Teilnehmermanagement

• Interesse an internationalen Themen und Kulturen; idealerweise mit eigener Auslandserfahrung oder Erfahrung in der Betreuung internationaler Studierender

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und MS Office, insbesondere Excel; Interesse an strukturierter Arbeit mit Daten, bestenfalls Kenntnisse in TUMonline und MoveOn

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit zur Erstellung klarer Informations- und Kommunikationsmaterialien

Persönliche Eigenschaften

• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise

• Freude daran, Prozesse effizient und rechtskonform umzusetzen

• Kommunikationsstärke in der Zusammenarbeit mit Studierenden und Kollegen

• Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft mit internen und externen Partnern

• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein

• Dienstleistungsorientierung und interkulturelle Offenheit im Umgang mit internationalen Studierenden

Wir bieten Ihnen

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum in einem internationalen Hochschulumfeld

• Ein motiviertes Team mit kollegialer Arbeitsatmosphäre

• Flexible Arbeitszeiten

• Weiterbildungsmöglichkeiten und Einblick in internationale Hochschulkooperationen

• Einen attraktiven Arbeitsplatz auf dem geschichtsträchtigen Weihenstephaner Berg in Freising – mit Blick ins Grüne, inmitten einer landschaftlich reizvollen Umgebung und zugleich gut erreichbar aus dem Großraum München.

• Die Beschäftigung erfolgt nach TV-L bis maximal E9. Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet. Die TUM strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an. Qualifizierte Kandidatinnen werden deshalb besonders aufgefordert, sich zu bewerben. Schwerbehinderte Bewerber/innen werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

• Die Vollzeitstelle ist grundsätzlich teilzeitfähig und kann ggf. auch geteilt werden.

Interessiert? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen Unterlagen mit Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins bis spätestens 15.09.2025 per E-Mail an Frau Dr. Astrid Bauer: apply.job.28314823@hokifyjob.com (Technische Universität München, School Office TUM School of Life Sciences, Alte Akademie 8, 85354 Freising).

Hinweis zum Datenschutz:

Im Rahmen Ihrer Bewerbung um eine Stelle an der Technischen Universität München (TUM) übermitteln Sie personenbezogene Daten. Beachten Sie bitte hierzu unsere Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) https://portal.mytum.de/kompass/datenschutz/Bewerbung/ zur Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung. Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzhinweise der TUM zur Kenntnis genommen haben.