Sachbearbeiter/in im Vorzimmer des Bürgermeisters (m/w/d)

Die Stadt Oschersleben (Bode), sucht zum 01.11.2025 eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit als

Sachbearbeiter/in im Vorzimmer des Bürgermeisters (m/w/d)

Ihr Aufgabenbereich umfasst insbesondere:

1. Büroorganisation und Verwaltungsassistenz

• Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs für den Bürgermeister

• Organisation und Verwaltung von Wiedervorlagen, Akten und Unterlagen

• Recherche und Aufbereitung komplexer Sachverhalte

• Erstellung von Aktenvermerken und Gesprächsnotizen

• Bearbeitung und Dokumentation von Bürgeranliegen

2. Kommunikation und Ansprechpartnerfunktion

• Erledigung und Priorisierung von E-Mail-Korrespondenz

• Telefonmanagement inkl. Koordination und Nachverfolgung von Terminen

3. Termin- und Sitzungsmanagement

• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen/Besprechungen

• Führung und Pflege des Terminkalenders des Bürgermeisters

• Koordination von Veranstaltungen, Gratulationen, Kondolenzen und Jubiläen

4. Empfangs- und Repräsentationsaufgaben

• Empfang und Betreuung von Gästen des Bürgermeisters

• Planung und Durchführung der Bewirtung bei Gesprächsterminen

• Organisation von Geschenken, Blumen und Repräsentationsmaterialien

5. Post- und Informationswesen

• Organisation und Verteilung des täglichen Posteingangs für die Verwaltung

• Verteilung von Fachzeitschriften, Gesetzblättern und sonstigen Medien

6. Verwaltungsbücherei

• Pflege des Bücherverzeichnisses

• Bestellung und Abbestellung von Fachliteratur

7. Unterstützung in der Personalverwaltung

• Mitwirkung bei sachbearbeitenden Aufgaben im Bereich Personaladministration

8. Unterstützung in der Gremienarbeit

• Mitwirkung bei sachbearbeitenden Aufgaben im Bereich Gremienarbeit

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich (z.B. Verwaltungsfach-angestellter (w/w/d) oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats-/Assistenzbereich wünschenswert
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität im Umgang mit sensiblen Informationen
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Kommunikationsstärke und verbindliches, freundliches Auftreten
• Flexibilität in Bezug auf die Arbeitszeit

Wir bieten:

• Wir bieten eine unbefristete Beschäftigung (35 Std./Woche)
• Vergütung nach Entgeltgruppe 7 TVöD-VKA, inkl. aller tariflichen Leistungen (z. B. Jahressonderzahlung, Zusatzversorgung)
• Möglichkeit einer Zulage gem. gem. § 76 Abs. 4 KVG LSA
• Einen vielseitigen Arbeitsplatz im Herzen der Stadtverwaltung
• Strukturierte Einarbeitung und ein kollegiales Arbeitsumfeld
• Bürgernahes und verantwortungsvolles Tätigkeitsfeld

Ihre Bewerbungsunterlagen (Bewerbungsschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Kopie der schulischen Abschlusszeugnisse, eine Bewerbungsmappe ist nicht notwendig) richten Sie bitte bis spätestens zum 31.08.2025 an

Stadt Oschersleben (Bode),

SG Personalverwaltung, Markt 1, 39387 Oschersleben (Bode),

gerne auch per Mail an apply.job.28290437@hokifyjob.com Im Falle der schriftlichen Bewerbung bitten wir Sie, uns lediglich Kopien einzureichen, da wir Ihre Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Verfahrens nicht zurücksenden können.

Sofern Sie Ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail übersenden möchten, verwenden Sie bitte ausschließlich Dateien im pdf-Format als eine Datei. Bewerbungen, die diesem Format nicht entsprechen, können leider nicht berücksichtigt werden.

Ihre personenbezogenen Daten werden gemäß § 28 DSG LSA zum Zweck der Durchführung des Auswahlverfahrens verarbeitet.