Bürosachbearbeiter*in (m/w/d) für den Bereich Geschäftszimmer in der Abteilung Immobilienmanagem...

In Berlin arbeiten, weltweit wirken!

Im Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) arbeiten wir als Kompetenz- und Servicezentrum im Geschäftsbereich des Auswärtigen Amts (AA). Unsere Projekte prägen das Bild Deutschlands in der Welt.

Für unser schnell wachsendes Team am Standort Berlin suchen wir ab sofort zur befristeten Einstellung in Teilzeit (75 %) :

Bürosachbearbeiter*in (m/w/d) für den Bereich Geschäftszimmer in der Abteilung Immobilienmanagement Ausland im (vergleichbaren) mittleren Dienst

Entgeltgruppe E5 TVöD Bund ; Kennziffer: I14‑2025

Mit Ihrer erfolgreichen Bewerbung werden Sie am Aufbau einer neuen, international ausgerichteten Bundesoberbehörde aktiv mitarbeiten. Sie leisten mit Ihren Kompetenzen von Deutschland aus einen entscheidenden Beitrag für die deutsche Außenpolitik weltweit.

Ihre Aufgaben

Sie nehmen Telefonate entgegen und erteilen allgemeine Auskünfte

Sie bearbeiten den (elektronischen) Postein- und Postausgang (u. a. prüfen der Vollständigkeit, digitalisieren und speichern der Dokumente, weiterleiten der Posteingänge)

Sie übernehmen Registraturaufgaben (u. a. pflegen des Aktenplans, erfassen ein- und ausgehender Akten, überwachen von Wiedervorlagen und Aufbewahrungsfristen)

Sie organisieren Termine und unterstützen bei der Vorbereitung von Dienstreisen sowie Veranstaltungen

Sie überwachen Termine und Fristen, erstellen Statistiken und Übersichten

Sie verwalten die Rollen- und Zugriffsberechtigungen des Referatslaufwerks und kümmern sich um die technische Ausstattung des Teams

Sie organisieren das Onboarding von neuen Mitarbeitenden

Unser Angebot

Gleitzeit, ortsflexibles Arbeiten, Teilzeitmöglichkeit

Kooperation mit Wellhub, dem Netzwerk für Fitness-, Freizeit- und Wellness-Einrichtung

abwechslungsreiche, sinnhafte und anspruchsvolle Aufgaben in einem kollegialen Umfeld

umfangreiches Fortbildungsangebot für Ihre berufliche Weiterentwicklung

Aufbauzulage in Höhe der Ministerialzulage bis zum 31.12.2026

Den Kauf Ihres DeutschlandJobTicket oder eines anderen Jobtickets unterstützen wir mit einem Zuschuss.

Wir bieten Jahressonderzahlung, VBL-Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil, vermögenswirksame Leistungen.

Ihre Qualifikation

abgeschlossene Berufsausbildung mit Schwerpunkt Recht oder Verwaltung (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r)

ODER: abgeschlossener Angestelltenlehrgang I/Verwaltungslehrgang I

ODER: abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung im Bereich Büromanagement oder vergleichbar

deutsche Staatsangehörigkeit bzw. die eines Mitgliedslandes der EU oder EFTA

sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (Niveau C1)

Wir freuen uns ergänzend über

Grundlegende Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift (Niveau A2)

Verwaltungserfahrung

Erfahrungen in der elektronischen Schriftgutverwaltung wünschenswert (E‑Akte)

Kenntnisse in der Bedienung eines BSCW-Servers, GNU PG oder ähnlichen Datenschleusen bzw. Verschlüsselungsprogrammen

Das macht Sie als Person aus

Sie haben Gestaltungswille und Freude daran, am Aufbau des neu errichteten BfAA aktiv mitzuwirken.

Sie sind in der Lage sich schnell in neue Themenbereiche einzuarbeiten

Sie kommunizieren und kooperieren klar und empathisch - nach innen wie außen.

Sie sind eine selbstbewusste Persönlichkeit, die in der Lage ist, Hindernisse zu überwinden und Entwicklungen positiv voranzutreiben

unerwartete Herausforderungen bringen Sie nicht aus der Ruhe und Sie gehen effektiv mit diesen um

Sie erkennen die Bedürfnisse ihres Gegenübers und entwickeln serviceorientierte Lösungen

Die Einstellung von Bewerberinnen und Bewerbern außerhalb des öffentlichen Dienstes sowie von Tarifbeschäftigten der öffentlichen Verwaltung erfolgt nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund).

Bewerben können sich auch Personen, die bereits beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten beschäftigt sind.

Aktuell ist eine Stelle als Bürosachbearbeiter*in in Entgeltgruppe E5 befristet zu besetzen. Sollte innerhalb von sechs Monaten seit dieser Ausschreibung eine weitere, gleichwertige Stelle in der Bürosachbearbeitung in der Abteilung Immobilienmanagement im BfAA zu besetzen sein, so behält sich die Dienststelle die Möglichkeit der Besetzung mit geeigneten Bewerbenden aus diesem Auswahlverfahren vor (Reserveliste). Bei Bedarf wird die Dienststelle eine Neuausschreibung vornehmen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 30.07.2025 23:59 Uhr MESZ ausschließlich über Interamt

Bitte füllen Sie dort die Bewerbungsmaske vollständig aus und laden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (PDF) hoch (u. a. Motivationsschreiben [Textformat und mind. 100 Wörter], tabellarischer Lebenslauf, Nachweis aller Abschlüsse mit Notenübersicht, Fortbildungen und Berufserfahrungen, ggf. Nachweis der Schwerbehinderung oder Gleichstellung, dienstliche Beurteilungen, Ernennungsurkunden [Beamte], Arbeitszeugnisse der letzten 5 Jahre [mindestens jedoch der letzten beiden Arbeitgeber], Nachweise zu Kenntnissen und Fertigkeiten). Wir bitten um Verständnis, dass wir nur vollständige Bewerbungen berücksichtigen können. Sollten Sie sich noch in der Ausbildung befinden, weisen wir darauf hin, dass der erfolgreiche Abschluss bis zur Einstellung vorliegen muss. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung in diesem Fall unbedingt die aktuellen Notenübersichten bei. Bei ausländischem Hochschulabschluss bitten wir um Vorlage der Feststellung der Vergleichbarkeit und Anerkennung durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen ( ZAB ) spätestens bei Einstellung.

Jetzt bewerben

Vorläufiger Zeitplan

Online-Videointerviews voraussichtlich in der Woche ab dem 25.08.2025

Wir helfen Ihnen auch gerne persönlich weiter!

Ihre Fragen zum Stellenangebot beantworten Frau Claudia Junker (fachlich: apply.job.28224146@hokifyjob.com ) und Herr Michael John (organisatorisch: apply.job.28224146@hokifyjob.com ).

Umfassende Informationen und Antworten auf häufig gestellte Fragen haben wir auf ...