Assistenz mit den Schwerpunkten Vorstandssekretariat und Facility Management (m/w/d)

Unsere Vision ist es, Zeitgeschichte nicht nur zu bewahren, sondern für alle nutzbar zu machen, insbesondere aus den Bereichen Journalismus, Wissenschaft, Kultur und Bildung. Wir wollen möglichst viele Menschen erreichen und setzen deshalb konsequent auf die Digitalisierung unserer Bestände. Auch intern denken wir neu und arbeiten an einem agilen Organisationsmodell. Seien Sie dabei!

Für den Standort Potsdam-Babelsberg suchen wir ab sofort eine

Assistenz mit den Schwerpunkten Vorstandssekretariat und Facility Management (m/w/d)

Assistenz mit den Schwerpunkten Vorstandssekretariat und Facility Management (m/w/d)

Ihre Aufgaben - das erwartet Sie:

Sie sind vielseitig versiert, kommunikationsstark und haben Spaß daran, KollegInnen aus verschiedenen Fachbereichen mit Ihrem Know-how zu unterstützen? Sie verstehen sich als Dienstleister und arbeiten gerne selbstorganisiert und lösungsorientiert? Dann freuen wir uns, Ihnen Ihre künftigen Aufgaben näher vorzustellen:

Ihr Profil - das bringen Sie mit:

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich bzw. Office-Management; Praxiserfahrung im Gremien-/Sitzungsmanagement und in der Protokollführung sind von Vorteil

Souveräner Umgang mit den M365-Programmen

Sehr gute Deutschkenntnisse

Sprachliches Geschick und die Fähigkeit, auch komplexe Sachverhalte verständlich zu vermitteln

Verantwortungsbewusste und verbindliche Persönlichkeit mit diplomatischem Geschick und freundlicher Ausstrahlung

Organisationstalent, Flexibilität und Dienstleistungsorientierung

Selbständige, lösungsorientierte und zupackende Arbeitsweise

Agiles Mindset:

Kontaktfreude, Neugier und Einsatzbereitschaft

Proaktives, selbständiges Lernen und Ausprobieren

Kooperationsbereitschaft sowie ausgeprägter Teamgeist, für den das Teamergebnis im Mittelpunkt steht

Fähigkeit zur Selbstreflexion und zum Feedback

Ihre Aufgabenschwerpunkte für das Vorstandssekretariat (50% der Arbeitszeit):

Besprechungsorganisation - insbesondere von Geschäftsleitungs- und Verwaltungsratssitzungen:

Organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Sitzungen/ Terminen und Überwachung bzw. Einhaltung von Fristen

Erstellung und Abstimmung von Tagesordnungen, Protokollen und sonstiger Unterlagen

Erstellung von Geschäftskorrespondenz sowie Archivierung relevanter Unterlagen

Büroorganisation: unter anderem Klärung von Sachverhalten, Reiseorganisation und -abrechnung, interne und externe Kommunikation

Ihre Aufgabenschwerpunkte im Facility Management (50% der Arbeitszeit):

Koordinierende und organisierende Tätigkeiten im Rahmen des Haus- und Gebäudemanagements (u.a. Büroeinrichtung, Reinigung und Pflanzenpflege, Dienstausweis- und Parkkarten-Management)

Betreuung von Veranstaltungen inhouse (Bestuhlung, Organisieren und Bereitstellen von Getränken und Catering, etc.)

Ansprechperson für die Mitarbeitenden des DRA sowie den rbb und von ihm beauftragte Fremdfirmen in allen Belangen, die das Gebäudemanagement des DRA betreffen

Das bieten wir Ihnen:

Tolle Kolleginnen und Kollegen in einem Arbeitsumfeld auf dem Weg zur Agilität

Mobiles Arbeiten auf Gleitzeitbasis in einem flexiblen Zeitrahmen zwischen 6:00 und 20:00 Uhr

Attraktive tarifgebundene Vergütung nach VG 7 MTVhr

Pro Kalenderjahr: 31 Tage Urlaub, plus zwei Gesundheitstage und arbeitsfrei am 24. und 31. Dezember

Zuschuss zum ÖPNV, ggf. arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung

Familienfreundlichkeit, Kinderzuschlag, Unterstützung bei Pflegesituationen

Gezielte und individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Förderung von Chancengleichheit im Berufsleben

Vollzeitstellen (38,5h/W) sind grundsätzlich teilbar

Klingt spannend?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum

10 . August 2025 !

Wir planen die Interviews im mehrstufigen Verfahren ab der KW 35 .

Kerstin Schulz

apply.job.28201817@hokifyjob.com

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