Über den Job:
Wir suchen für ein Vorzimmer des Verwaltungsvorstandes zum nächstmöglichen
Zeitpunkt eine
Assistenz des Ersten Beigeordneten (w/m/d)
Sie sind ein Organisationstalent und möchten den Ersten Beigeordneten und den
Verwaltungsvorstand der Stadt Würselen bei deren anspruchsvollen Aufgaben
unterstützen? Sie bringen mehrjährige Erfahrung und Know-how als Assistenz mit?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
In der Stadtverwaltung Würselen arbeiten mehr als 400 Mitarbeitende engagiert
für das Wohl und die Weiterentwicklung der Stadt.
Das Dezernat des Ersten Beigeordneten umfasst folgende Organisationseinheiten:
- Stabsstelle 37 - Krisenmanagement
- Amt 32 – Ordnungsamt
- Amt 33 – Melde- und Standesamt
- Amt 37 – Feuerwehr
- Amt 40 – Schul-, Sport- und Kulturamt
- Amt 50 – Sozialamt
- Amt 51 – Jugendamt
Ihre Benefits:
- ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis in Vollzeit,die Möglichkeit
einer Besetzung in Teilzeit wird auf Wunsch geprüft
- je nach Qualifikation ist eine Eingruppierung bis zur EG 9b TVöD mit einem
Jahresbruttogehalt von bis zu ca. 52.900 € möglich
zusätzlich:
- eine interessante, verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in
der öffentlichen Verwaltung
- 30+2 (Heiligabend, Silvester) Urlaubstage
- Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Familie/Pflege und Beruf
- Fortbildungsmöglichkeiten im fachlichen und persönlichen Bereich
- leistungsorientierte Bezahlung, betriebliche Zusatzrente und
vermögenswirksame Leistungen
- zahlreiche Angebote zum Gesundheitsmanagement, wie z.B. eine externe
Sozialberatung oder Rabatte im Fitnessstudio
Ihre Hauptaufgaben:
- Unterstützung des Ersten Beigeordneten bei dessen vielfältigen Aufgaben
- allgemeine Assistenzaufgaben mit Telefonmanagement, allgemeiner
schriftlicher Korrespondenz, Schreib- und Zuarbeiten, Postbearbeitung,
Postauswertung, Postverteilung, allgemeine Ablage auch in digitaler Form,
interne Sitzungsvorbereitung, Recherchetätigkeiten
- Beschwerdemanagement
- Koordination, Organisation und Vorbereitung von Terminen, Sitzungen und
Besprechungen, Terminkoordination und –management
- Empfang und Betreuung von Besucher*innen
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings und Gremien, sowie deren
Protokollierung
- Mitarbeit bei der Vorlagenerstellung für Rat und Ausschüsse mit dem
Sitzungsmanagement von Allris
- Mitwirken bei den unterschiedlichen Aufgaben des Dezernats
- Bestell- und Rechnungsbearbeitung mit Infoma BWF/RWF
- Vertretung der Assistenzen in den Vorzimmern des Verwaltungsvorstands in
enger Abstimmung im Team
Ihr Profil:
- abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/ -mann für Bürokommunikation
oder –management
- odereine vergleichbare Ausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann oder
Bürogehilfin/-gehilfe, Bankkauffrau/-mann,oderabgeschlossener
Verwaltungslehrgang I (vormals Angestelltenlehrgang I)
Wünschenswert:
- Verwaltungserfahrung
- mehrjährige Erfahrung als Assistenz und ausgeprägte Leidenschaft für den
Beruf
Soft Skills:
- Diskretion, Verschwiegenheit und Loyalität
- souveränes, freundliches und sicheres Auftreten
- Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
- zeitliche Flexibilität
- Kommunikations- und Konfliktfähigkeit
- Kundenorientierung und Dienstleistungshandeln
- selbstständige, umsichtige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
- sicherer Umgang mit dem PC und Standard-Software, besonders MS-Produkte wie
Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint, aber auch das schnelle Erarbeiten
und Anwenden besonderer Programme (wie etwa Zeiterfassungs-,
Ratsinformationssystem und Finanzsoftware)
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Bewerben Sie sich bitte bis zum 10.08.2025 online über
www.wuerselen.de/karriere
Alternativ können Sie sich auch gerne per E-Mail an
apply.job.28170751@hokifyjob.com bewerben.
Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung neben den üblichen Unterlagen nachfolgende
ergänzende Unterlagen bei:
- detaillierte Ausführungen zu Ihren Erfahrungen im Bereich als Assistenz in
einem Vorzimmer
- Ihre letzte dienstliche Beurteilung bzw. Arbeitszeugnis
- ggfs. Nachweis über die Eingruppierung
Bei Rückfragen zur ausgeschriebenen Stelle bzw. zu den Stelleninhalten wenden
Sie sich bitte an den Leiter des Haupt- und Personalamtes, Herrn Schaffrath,
Tel.: 02405 67-1050 bzw. per E-Mail apply.job.28170751@hokifyjob.com
Die Stadt Würselen fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden und
strebt an, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt der Region auch bei den
Beschäftigten widerspiegelt. Bewerbungen von Frauen und Männern, unabhängig von
kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung
oder sexueller Identität werden ausdrücklich begrüßt.
Wissenswertes:
Die Stadt Würselen ist mit rund 39.500 Einwohnern*innen ein attraktives
Mittelzentrum in der StädteRegion Aachen und geprägt durch eine
verkehrsgünstige Lage im Dreiländereck Niederlande, Belgien, Deutschland.
Eine intakte Natur, eine gute örtliche Wirtschaftskraft, medizinische,
kulturelle und soziale Einrichtungen und Kinderbetreuung mit allen Schulzweigen
tragen zur Attraktivität unserer Stadt bei. Würselen ist eine lebens- und
liebenswerte Stadt. Als direkte Nachbarin der Stadt Aachen wird Würselen auch
zukünftig Bevölkerungswachstum prognostiziert. Mit dem Rhein-Maas Klinikum, dem
Forschungsflugplatz Merzbrück, dem Freizeitbad Aquana und dem Gewerbegebiet
Aachener Kreuz gibt es in der Stadt überregional bedeutende Einrichtungen.
Noch mehr finden Sie auf www.wuerselen.de
Stadt Würselen
Morlaixplatz 1
52146 Würselen
Telefon: 02405 67-0
www.wuerselen.de
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Job-ID.: 28170751
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