Mitarbeiter (m/w/d) für die Abteilung Service als Koordinator*in für Prozessbegleitung und Quali...

uni-assist e. V., die Arbeits- und Servicestelle für internationale Studienbewerbungen, ist ein von 158 deutschen Hochschulen und dem Deutschen Akademischen Austauschdienst (DAAD) getragener Verein zur Vorprüfung internationaler Studienbewerbungen. Wir bearbeiten mehr als die Hälfte des gesamten internationalen Bewerbungsaufkommens an deutschen Hochschulen - pro Jahr mehr als 350.000 Bewerbungen aus rund 190 Ländern. uni-assist prüft die formalen Voraussetzungen von ausländischen Bewerber*innen für den Zugang zu deutschen Hochschulen und ist so aktiv daran beteiligt, dass ausländische Studierende Wissen und Fähigkeiten generieren, um dies später mit ihrer Expertise in die Gestaltung der Zukunft auf nationaler bzw. internationaler Ebene einzubringen. Hast Du Lust, uns in dieser wichtigen Aufgabe zu unterstützen? Dann bewirb Dich bei uns und werde Teil des uni-assist-Kompetenzteams!

Zur Verstärkung unserer Abteilung Hochschul- und Bewerbungsservice suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet einen:

Mitarbeiter (m/w/d) für die Abteilung Service als Koordinator*in

für Prozessbegleitung und Qualitätsmanagement

in Vollzeit oder Teilzeit (mind. 35 Std./Woche)

Vergütung nach TV-L (EG 11)

Kennziffer: S_BS_P_QM_0725

Das sind die Aufgaben:

Eigenständige Durchführung von Ist-Analysen der bestehenden Arbeitsabläufe und Identifikation von Verbesserungspotenzialen in der Abteilung

Weiterentwicklung von Qualitätsstandards für den Service

Veranlassung von Prozessoptimierung im Zusammenwirken mit anderen Bereichen bzw. Abteilungen

Vertretung der Abteilung in abteilungsübergreifenden Arbeitsgruppen zur Verbesserung von Servicequalität, Prozessoptimierung und Weiterentwicklung der uni-assist Software

Identifizierung von Verbesserungspotentialen in Prozessen der Abteilung und an Schnittstellen

Implementierung und Verantwortung neuer Prozesse unter Berücksichtigung abteilungsspezifischer Ziele

Entwicklung von standardisierten Prozessen in den Arbeitsaufgaben zur Verbesserung der Servicequalität

Erstellung, Verwalten und stetige Aktualisierung und Weiterentwicklung von detaillierten Prozessdokumentationen

Entwicklung von Kennzahlen zur Messung der Verbesserungen in den Arbeitsprozessen und der Qualität

Durchführung regelmäßiger Evaluationen und Monitoring von Prozessen

Verantwortlichkeit für das Wissensmanagement der Abteilung

Qualitätsprüfung der Inhalte und Arbeitsabläufe in den Wissensmedien

Beratung der Abteilungsleitung in Bezug auf Prozessverbesserungspotential und strategischen Prozessentscheidungen

Initiierung und Moderation von Workshops zur Prozessverbesserung

Kontinuierliche Weiterentwicklung des Beschwerdemanagements für Studieninteressierte, Studienbewerber*innen und Hochschulen

Was wir erwarten:

Ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) z. B. Wirtschaftswissenschaften, VWL, BWL, Prozessmanagement oder vergleichbare Fachkenntnisse und Erfahrungen

Mindestens einjährige Berufserfahrung im Umgang mit gängigen Prozessmanagement-Tools sowie im Wissens- und Qualitätsmanagement

Fundierte Kenntnisse und praktische Erfahrung in Methoden zur Optimierung, Verbesserung und ggf. Automatisierung von Verwaltungsprozessen sowie in der Festlegung von Qualitätszielen, der Entwicklung und Umsetzung von Qualitätssicherungsmaßnahmen und der Messung und Überwachung der Qualität

Tiefgreifende Kenntnisse der gängigen IT-Anwendungen, idealerweise mit Erfahrung im Umgang mit Datenbanken

Souveränes Auftreten gepaart mit der Fähigkeit zur adressatengerechten Kommunikation in deutscher und wünschenswert auch in englischer Sprache

Eine schnelle Auffassungsgabe, eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, eine strukturierte Arbeitsweise, Organisationstalent sowie Lösungsorientierung und ein gutes Selbst- und Zeitmanagement

Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit

Freude an der Arbeit mit motivierten Kolleg*innen, gleichwohl Du auch ebenso selbständig und eigenverantwortlich arbeitest

Was wir bieten:

Eine unbefristete Stelle mit flexiblen Arbeitszeiten

Eine leistungsgerechte Vergütung nach TV-L (EG 11)

Eine Jahressonderzahlung nach den Vorgaben des TV-L sowie eine zusätzliche attraktive Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)

Möglichkeit des mobilen Arbeitens an 1 bis 2 Tagen in der Woche

Eine eigenverantwortliche Tätigkeit in einem offenen und wertschätzenden Team

Freiräume für kreatives Arbeiten

Möglichkeiten der fachlichen und persönlichen Entwicklung

Arbeitszeitkonto mit Zeiterfassung

Einen zentralen und modernen Arbeitsplatz direkt am Bahnhof Südkreuz

Vergünstigtes Jobticket auf Basis des Deutschlandtickets

Sportangebot von EGYM Wellpass

Bildschirmbrille

Haben wir Dein Interesse geweckt?

Dann reiche bitte eine vollständige schriftliche Bewerbung (Lebenslauf, Anschreiben und relevante Zeugnisse) unter Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins bis zum 04.08.2025 ausschließlich über unser Bewerbungsportal ein.

Mehr Informationen über uns und unsere Arbeit erhalten Sie auf uni-assist.de . Für Rückfragen steht Frau Carmen Kratochwil unter +49 (0)30 2016 46 022 oder per E-Mail unter apply.job.28138921@hokifyjob.com zur Verfügung. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung sowie sexueller Orientierung. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.