Assistenz des Vorstands (m/w/d)

Assistenz des Vorstands (m/w/d)

In Hamburg leben rund 1,9 Millionen Menschen unterschiedlichster kultureller Herkunft. Die Bücherhallen Hamburg bieten ihnen eines der größten und leistungsstärksten Bibliothekssysteme Deutschlands mit einem aktuellen Medienangebot, attraktiver Ausstattung und einem vielfältigen Veranstaltungsprogramm. 35 Standorte verteilen sich über das Stadtgebiet und sind wichtige Bausteine in der Kulturlandschaft der Hansestadt.

Wir suchen zum 1. Dezember 2025 eine Assistenz des Vorstands (m/w/d) in Teilzeit mit mind. 30 Std./W. oder Vollzeit, EG 9b TV-AVH.

Ihre Aufgaben:

Ihre Hauptaufgabe besteht darin, einen reibungslosen Support für unseren Vorstand sicherzustellen. Konkret bedeutet das:

• Unterstützung im operativen Tagesgeschäft, u.a. interne und externe Korrespondenz
• Schnittstelle zu internen Bereichen sowie zu Kund*innen und externen Partner*innen
• Aufgaben des Büromanagements, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Sitzungen und Geschäftsreisen
• Vorbereitung entscheidungsreifer Unterlagen sowie deren Strukturierung und Ablage
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Statistiken und Reports
• Kommunikation mit internen sowie externen Ansprechpartner*innen
• Aktive Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung von Prozessen im Vorstandsbereich und Begleitung von zentralen Vorstandsprojekten
• Betreuung und Koordination bereichsübergreifender Projekte
• Eigenverantwortliche Recherche zur Vorbereitung von Terminen, Analyse von Informationen und entsprechende professionelle Aufbereitung

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaft, Verwaltung oder vergleichbar
• Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Funktion
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute diversitätssensible Kommunikationsfähigkeit
• Selbständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Serviceorientierung
• Sehr gute Fähigkeiten zum schnellen Fokuswechsel zwischen mehreren, unterschiedlichen Aufgaben und deren Priorisierung bei wechselnden Anforderungen
• Sehr guter Umgang mit MS Office, idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagement-Systemen
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eigenständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten
• Belastbarkeit und Flexibilität, insbesondere bei kurzfristigen Anforderungen
• Hohe Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

Wir bieten Ihnen:

• ein vielseitiges Aufgabengebiet mit Raum für Verantwortung, Ideen und Kreativität in einem modernen Bibliothekssystem in der lebenswerten Großstadt Hamburg
• sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Anspruch auf Bildungsurlaub
• eine tarifliche Jahressonderzahlung und leistungsorientierte Zulagen nach TV-AVH
• 30 Tage Urlaubsanspruch gemäß TV-AVH (bei Vollzeit-Tätigkeit) zuzüglicher arbeitsfreier Tage an Heiligabend und Silvester
• eine Betriebsrente nach dem Hamburgischen Zusatzversorgungsgesetz (HmbZVG)
• Bezuschussung vermögenswirksamer Leistungen
• Angebote zur Gesundheitsförderung
• stabile Arbeitsbedingungen dank Tarifbindung (TV-AVH) in der meistbesuchten Kultureinrichtung Hamburgs
• einen abwechslungsreichen und sinnstiftenden Arbeitsplatz mit sehr guter ÖPNV-Anbindung im Stadtzentrum

Willkommen sind bei uns alle Menschen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Alter, ethnischer und sozialer Herkunft, Behinderung, Religion sowie r Orientierung und Identität. Die Bücherhallen Hamburg verfolgen ein umfassendes Kinderschutzkonzept und setzen sich nachhaltig für das Wohl von Kindern ein.

Für Fragen und weitere Informationen steht Ihnen Anne Kurzweil unter der Telefonnummer (+49 40 42606-4109) gern zur Verfügung. Fragen zum Bewerbungsverfahren richten Sie bitte an apply.job.28104073@hokifyjob.com

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins bis zum 28.07.2025.