Teamassistenz der Geschäftsstelle

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine dynamische und innovationsstarke Universität zentral in Deutschland gelegen. Mit einem breiten Fächerspektrum gestaltet sie die Zukunft durch exzellente Forschung und Lehre. Ihre wissenschaftliche Exzellenz spiegelt sich in den Profillinien **Light – Life – Liberty** wider, die wegweisende Erkenntnisse und nachhaltige Lösungen für die Gesellschaft von morgen liefern. Eng vernetzt mit führenden Forschungseinrichtungen, innovativen Unternehmen und renommierten Kultureinrichtungen treibt sie interdisziplinäre Entwicklungen voran. Mit rund 17.000 Studierenden und rund 10.000 Beschäftigten prägt sie Jena als pulsierende, international vernetzte Wissenschafts- und Zukunftsstadt.

Im Exzellenzcluster „Imaginamics: Praktiken und Dynamiken sozialen Imaginierens“ist zum 01.11.2025 eine Stelle als

Teamassistenz der Geschäftsstelle

in Vollzeit (100% / 40 Wochenstunden) befristet bis zum 31.12.2032 zu besetzen.

Der DFG-Exzellenzcluster „Imaginamics“ ist ein drittmittelgeförderter, interdisziplinärer Forschungszusammenhang an der Friedrich-Schiller-Universität Jena, der sich der Erforschung von Praktiken und Dynamiken sozialen Imaginierens widmet. Die Teamassistenz der Geschäftsstelle unterstützt die Geschäftsführung des Clusters bei organisatorischen, administrativen und kommunikativen Aufgaben. Im engen Austausch mit den am Cluster beteiligten Forscherinnen und Forschern, dem Sprecher:innen- und Koordinationsteam und insbesondere der Geschäftsführung des Clusters tragen Sie zum erfolgreichen Gelingen und zum reibungslosen Ablauf des Gesamtprojekts bei.

**Ihre Aufgaben:**

• Sie führen stilsicher die Korrespondenz der Geschäftsführung im Austausch mit den übrigen Beteiligten und Kooperationspartnern des Clusters.
• Sie organisieren Bewerbungs- und Einstellungsverfahren.
• Sie planen und organisieren Veranstaltungen (z. B. Tagungen, Workshops und Arbeitstreffen) inkl. der Abrechnung von Dienstreisen sowie der Unterbringung von Gästen des Clusters.
• Sie übernehmen die administrative Abwicklung von Geschäftsvorgängen wie z. B. die Bearbeitung von Bestellungen, Beschaffungsanträgen, Werk- und Honorar- sowie Kooperationsverträgen.
• Sie verwalten die Finanzmittel des Clusters mit, u. a. in Zusammenarbeit mit dem Finanzdezernat der Universität und der Finanzbuchhaltung des Clusters.
• Sie betreuen die Website(n) des Clusters redaktionell und technisch und leisten Vorarbeit für Pressemitteilungen und Ergebnisberichte.
• Sie verfassen Protokolle von Arbeitstreffen innerhalb des Clusters.
• Sie erstellen Übersichten und Statistiken im Rahmen von Sach- und Tätigkeitsberichten.

**Ihr Profil:**

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r, eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung.
• Sie besitzen Berufserfahrung in den Bereichen Verwaltung oder Sekretariat, idealerweise bereits im öffentlichen Dienst und an Universitäten.
• Sie bringen vertiefte Kenntnisse der gängigen Bürosoftware-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, Adobe Acrobat Pro) mit und sind idealerweise bereits mit Webdesign (u.a. CMS) und der Finanzbuchhaltungssoftware SAP Fiori vertraut.
• Sie sprechen und schreiben stilsicher sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache.
• Sie behalten auch in herausfordernden Situationen mit vielen Beteiligten den Überblick und haben ein Talent zur Strukturierung komplexer Prozesse.
• Sie verfügen über Teamfähigkeit, freundliches Auftreten, Offenheit, Flexibilität, eine gute Selbstorganisation und Belastbarkeit.
• Sie zögern, da Sie ein(ig)e unserer Anforderungen nicht erfüllen? Bewerben Sie sich trotzdem und geben Sie uns die Chance für ein Kennenlernen.

**Unser Angebot:**

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe E8 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung.
• Unterstützung bei individuellen Entwicklungs- und Qualifizierungsbedarfen.
• Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten für Familien: Hochschul-Familienbüro (JUniFamilie) und flexible Kinderbetreuung (JUniKinder).
• Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL).
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12.

Die ausgeschriebene Stelle ist zunächst auf den Förderzeitraum von 7 Jahren befristet. Im Falle einer Weiterförderung des Clusters nach Ablauf der ersten Förderphase ist eine Verlängerung des Beschäftigungszeitraums möglich.

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle (40 Wochenstunden).

Die Universität Jena ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung und Familienfreundlichkeit mehrfach ausgezeichnet worden. Sie strebt weiterhin einen höheren Anteil von Frauen, Menschen aus bildungsfernen Familien sowie mit Migrationshintergrund an. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Die Auswahlgespräche werden vor Ort in Jena im August 2025 stattfinden. Kosten, die im Rahmen des Auswahlverfahrens anfallen, können leider nicht erstattet werden.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum **07.08.2025** über unser Onlineformular.

Bei Fragen zum Bewerbungsprozess schreiben Sie uns gerne (unter Angabe der Registriernummer **160/2025** im Betreff) eine E-Mail an apply.job.28103617@hokifyjob.comapply.job.28103617@hokifyjob.com

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### Bitte beachten Sie unsere Bewerberhinweise und Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter: [Datenschutz und Hinweise für Bewerber:innen](https://www.uni-jena.de/stellenmarkt?info=1)

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