Wir suchen eine Assistenz der Geschäftsführung - Finanzen, Personal, Office (m/w/d)

Vollzeit oder Teilzeit (mind. 30 Std.) Berlin

Du denkst strukturiert, kommunizierst klar und arbeitest gern mit Zahlen und Menschen?

Wir suchen eine verlässliche Persönlichkeit, die Organisationstalent und kaufmännisches Know-how in einem vielseitigen Arbeitsalltag verbindet – als Assistenz der Geschäftsführung mit Schwerpunkt auf Finanzen, Personal und Büroorganisation.⸻Deine Aufgaben – klar umrissen

1. Finanzverwaltung & Buchhaltung

• Vorbereitung der laufenden Buchhaltung in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro
• Rechnungsstellung, Eingangsrechnungen, Zahlungsabwicklung
• Kontrolle offener Posten, Mahnwesen
• Vorbereitung der monatlichen Lohnabrechnung
• Unterstützung im Projektcontrolling

1. Personal & Team-Administration

• Ansprechpartner:in für das Team in Urlaubs-, Krankheits- und Vertragsfragen
• Pflege der Personalakten, Bescheinigungen und Verträge
• Vorbereitung von Arbeitszeugnissen
• Unterstützung bei Stellenausschreibungen & Onboarding
• Zuarbeit in arbeitsrechtlichen und organisatorischen Themen

1. Officeorganisation & Assistenz

• Allgemeine Büroorganisation: Material, Post, Telefon, Termine, Reisebuchungen
• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
• Koordination von Dienstleistern (z. B. Reinigung, IT, Versicherungen)
• Organisation kleiner Teamformate, Meetings, interne Abläufe⸻Was du mitbringen solltest
• Erfahrung im Assistenz-, Finanz- oder Personalbereich – idealerweise in einem Planungsbüro
• Fundierte Kenntnisse im Rechnungswesen; Grundkenntnisse Arbeitsrecht von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office, Excel; Erfahrung mit DATEV oder Buchhaltungssoftware wünschenswert
• Selbstständige, gewissenhafte und diskrete Arbeitsweise
• Freude an Kommunikation, Übersicht und Sorgfalt⸻Was dich bei uns erwartet
• Ein renommiertes, vielfach ausgezeichnetes Büro für Landschaftsarchitektur
• Klare Aufgabenbereiche mit Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• Strukturierte Prozesse, flache Hierarchien, wertschätzender Umgang
• Flexible Arbeitszeiten, langfristige Perspektive, gutes Team
• Möglichkeit zur Weiterentwicklung – auch in Richtung Büroleitung⸻Klingt gut? Dann bewirb dich!

Sende uns deine Bewerbung an apply.job.28065839@hokifyjob.comapply.job.28065839@hokifyjob.com – gern mit frühestmöglichem Starttermin und Gehaltsvorstellung.Start: ab sofort, spätestens zum 01.09.2025

Rückmeldung: garantiert innerhalb von 3 Werktagen

Ablauf: persönliches Kennenlernen + Teamgespräch vor Ort