Sachbearbeiter/-in Haushalt / Assistent/-in der Amtsleitung (m/w/d)

Die kreisfreie Stadt Frankfurt (Oder) mit ca. 58.000 Einwohnern sucht für die aktive Gestaltung ihrer weiteren Entwicklung zielstrebige, verantwortungsbewusste und teamfähige Persönlichkeiten. Für die Nutzung der besonderen Möglichkeiten und Potenziale der Stadt werden hohe Kreativität, Entscheidungsfreude und überdurchschnittliche Einsatzbereitschaft erwartet.

Im Amt für zentrale Dienstleistungen der Stadt Frankfurt (Oder) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle

**Sachbearbeiter/-in Haushalt / Assistent/-in der Amtsleitung (m/w/d)**

zu besetzen.

Die Besetzung der Stelle erfolgt möglichst in Vollzeit (39 Stunden pro Woche).

Die Stadt Frankfurt (Oder) fördert aktiv die Gleichstellung aller Bewerber/-innen (m/w/d). Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen deshalb alle Bewerbungen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Alter, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.

**Der künftige Aufgabenbereich umfasst:**

**1. Haushaltplanung wie:**

• Beratung/Unterstützung der Amtsleitung und der Abteilungsleiter/innen zu allen Problemen und Aufgaben i. Z. m. dem Haushalt,

• Erarbeitung von Planungsvorschlägen auf der Grundlage zentraler Vorgaben,

• Erstellung Teilhaushalte (Ergebnis-/Finanzhaushalt) zum jeweiligen Produkt incl. Erläuterungen/Begründungen nach BbgKVerf und KomHKV,

• Prüfung Finanzplandaten bzgl. Aktualität, Vollständigkeit unter Berücksichtigung gesetzlicher Änderungen und der Ergebnisse der Jahresrechnung,

• Einarbeitung beschlossener HSK-Maßnahmen,

• Beantragung von üpl- bzw. apl-Aufwendungen und Auszahlungen nach § 72 BbgKVerf

• Bereitstellung von produktbezogenen Daten zur Verteidigung der Eckwerte und der Fachplanungen

**2.** **Haushaltsdurchführung wie:**

• Überwachung der Einhaltung der HSK-Maßnahmen,

• Bearbeitung der Kontierungsbögen (nach Maßgabe der Entscheidung des Fachamtes),

• Beantragung von Freigaben,

• Beantragung von Mehraufwendungen bzw. Mehrauszahlungen nach § 71 BbgKVerf

• Vorschläge zur Budgeteinhaltung für das jeweilige Produkt,

• Erarbeitung/Fortschreibung der Datenlage zur Inanspruchnahme des Budgets, Zuarbeit Berichtswesen

• Überwachung Erträge und Forderungen der Produkthaushalte,

• Bewirtschaftung/Überwachung von Aufwendungen/ Auszahlungen der Produkthaushalte,

• Haushaltsrechnung für zugeordnete Produkte,

• Antragstellung zur Ermächtigung für Übertragung von Aufwendungen und Auszahlungen in das nächste Haushaltsjahr,

• Analyse der Abweichungen im Produkthaushalt als Grundlage für künftige Planungsentwürfe,

• Organisation und Durchführung von Inventuren

• Durchführung diverser Jahresabschlussarbeiten

**[3.]()** **Beschaffung von Verbrauchsmitteln und beweglichen Gütern des Anlagevermögens für das Amt wie:**

• Verbrauch überwachen, Bedarf feststellen,

• Finanzierung prüfen,

• Ausschreibungsverfahren nach vergaberechtlichen Vorschriften vorbereiten, beschränkte Ausschreibung oder freihändige Vergabe vorbereiten und durchführen,

• fachliche Prüfung und Wertung der Angebote und Entscheidung zur Auftragsvergabe,

• Bestellungen verfassen,

• Kontrolle der Lieferung und sachlich rechnerische Prüfung sowie Abrechnung.

**[4. Interne Organisation und selbständige Abwicklung der Geschäftsstellentätigkeit für das Amt]() wie:**

• selbständige Terminkoordinierung und -kontrolle

• Büroorganisation

• Führung des elektr. Postbuches inkl. Postbearbeitung

• Aktenverwaltung, Ablage, Archivierung:

• Führen der Bestandsakten im Stabsbereich,

• Aktenanlegung, einschließlich Vergabe und Kontrolle der Aktentitel, Aktenzeichen und Aufbewahrungs- fristen,

• Unterstützung der Bereiche des Amtes bei der Schriftgutverwaltung,

• Mitwirkung bei der Fortschreibung des Teilaktenplanes,

• Organisation der Aussonderung (Archivierung / Vernichtung) von nicht mehr benötigtem Schriftgut in Zusammenarbeit mit dem Stadtarchiv auf der Grundlage der anzuwendenden Rechtsvorschriften und Regelungen innerhalb der Stadtverwaltung Frankfurt (Oder),

• Unterstützung der / des Schriftgutverantwortlichen bei der Entwicklung und Fortschreibung der elektronischen Aktenstruktur gemäß Teilaktenplan.

• Führung des elektr. Verbandsbuches für das Amt,

• Bürokommunikation (Post, E-Mail, Telefon)

• Prüfung und Weiterleitung eingehender Nachrichten in den amtsrelevanten Strukturpostfächern (u. a. apply.job.27901870@hokifyjob.com an die Amtsleitung, die Abteilungsleitungen des Amtes und die zuständigen sonstigen Organisationseinheiten, einschl. zeitlicher Kontrolle erforderlicher Rückläufe,

• Verfassen von Einladungen und Protokollen,

• Verwaltung der Fachliteratur des Amtes,

• Führen der Inventarlisten und -verzeichnisse

• Kontrolle und Vorlage von Unterschriftsmappen,

• Vorbereitung, einschl. Aktualisierung der jährlichen Belehrungen der Abteilungsleitungen und der Mitarbeitenden des Stabsbereiches,

• Eingabe von Vorlagen in das Ratsinformationssystem, Koordinierung und Überwachung der Termine

• Durchsicht der Protokolle DB OB, DB DI, politischer Gremien usw. und filtern nach amtsrelevanten Themen und Terminen sowie Information an die Amtsleitung,

• Erarbeitung von Einladungen, Vorbereitung und Begleitung zu/von Beratungen der Amtsleitung, einschl. Protokollführung, selbständiges Verfassen von Akten- und Gesprächsnotizen,

• Überwachung und Prüfung der Anträge im Zeiterfassungssystem und beantragter Dienstreisen und Information der Amtsleitung,

• Aufforderung an die Abteilungsleitungen und den Stabsbereich zu jährlichen Meldungen an die Amtsleitung und terminliche Kontrolle der Zuarbeiten sowie Vorlage zur Unterzeichnung

• Schreib- und Kopierarbeiten für das Amt

**[5. Dienstsiegelverwaltung für die Gesamtverwaltung]() wie:**

• Prüfung der Anträge auf Siegelermächtigung für die Gesamtverwaltung und bei Notwendigkeit auch für die Eigenbetriebe nach Maßgabe der Dienstsiegelordnung der Stadt Frankfurt (Oder) (DSO),

• Erteilung der Dienstsiegelermächtigung für die nach der DSO berechtigten Beschäftigten,

• Ausgabe, Rücknahme und Tausch von Dienstsiegeln,

• Führung der Siegelkartei,

• eigenverantwortliche Beschaffung von Dienstsiegeln unter Berücksichtigung vergaberechtlicher Vorschriften nach Maßgabe der DSO

• fachliche Prüfung und Wertung der Angebote und Entscheidung zur Auftragsvergabe,

• Bestellungen verfassen,

• Kontrolle der Lieferung und sachlich rechnerische Prüfung sowie Abrechnung bzw. Weiterleitung der Rechnungslegung an die antragstellenden Organisationseinheiten der Verwaltung

• Aussonderung unbrauchbar gewordener Dienstsiegel und Vorbereitung der Anbietung dieser Dienstsiegel sowie Übergabe an das Stadtarchiv,

• Durchführung der jährlichen Siegelinventur

**Wir bieten:**

• eine attraktive tarifliche Vergütung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes in der **Entgeltgruppe 8**

• zusätzlich eine betriebliche Altersversorgung, eine leistungsorientierte Bezahlung, vermögenswirksame Leistungen sowie eine Jahressonderzahlung,

• 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr sowie am 24.12. und 31.12. bezahlt frei

• monatliche Bezuschussung eines Firmentickets oder Deutschlandtickets

• einen jährlichen Teamtag

**Wir erwarten:**

• Abgeschlossene Ausbildung zur / zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) **oder**

Befähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst bzw. Abschluss Angestelltenlehrgang I **oder** abgeschlossene Berufsausbildung „Kauffrau/-mann für Büromanagement“ (m/w/d) oder „Kauffrau/-mann für Bürokommunikation“ (m/w/d) oder „Bürokauffrau/-mann“ (m/w/d) oder vergleichbare Qualifikation und nachgewiesene Kenntnisse/Erfahrungen in der Haushaltssachbearbeitung

Die Stelle ist für Schwerbehinderte geeignet.

Sollten wir Ihr Interesse an dem beschriebenen Aufgabengebiet geweckt haben, richten Sie bitte Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen **bis zum 30.06.2025** an die

**Stadt Frankfurt (Oder)**

**Amt für zentrale Dienstleistungen**

**Abteilung Personal/ Organisation**

**Postfach 1363**

**15203 Frankfurt (Oder)**

oder als PDF-Dokument (max. 19 MB) per Email an:

apply.job.27901870@hokifyjob.com

Es erfolgt keine schriftliche Eingangsbestätigung der Bewerbung.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass nicht berücksichtigte Bewerbungen nur gegen einen adressierten und ausreichend frankierten Rückumschlag zurückgesandt werden können. Ist dieser nicht beigefügt, werden die Unterlagen nach einem halben Jahr vernichtet.

Des Weiteren wird auf die Information für Bewerber/-innen (m/w/d) zur Datenverarbeitung im Bewerbungsprozess verwiesen, die als Dokument auf der Homepage der Stadt Frankfurt (Oder) unter der Rubrik: „Karriere“ hinterlegt ist.