Direktionsassistent*in (m/w/d)

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Direktionsassistenz in der Klinik für Psychosomatische Medizin und Psychotherapie (m/w/d)

Das Direktionssekretariat arbeitet an der Schnittstelle von Forschung, Lehre und vor allem in der Patient*innenversorgung. Daraus resultiert ein anspruchsvolles und vielfältiges Profil.

Wir bieten:

• ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
• eine sinnstiftende Tätigkeit
• eine gründliche und umfassende Einarbeitung
• ein kollegiales und wertschätzendes Teamumfeld
• feste, planbare Arbeitszeiten mit Gleitzeit
• persönliche Entwicklungsmöglichkeiten über das Fortbildungsprogramm des Universitätsklinikums
• attraktive Vergütung und weitere Leistungen nach dem Tarifvertrag der vier Unikliniken in Baden-Württemberg (TV-UK), wie z.B. eine betriebliche Altersvorsorge, Langzeitkonto, etc.
• hohe Arbeitsplatzsicherheit sowie attraktive Zusatzleistungen (u.a. Jobticket UKF, Hansefit)
• teilweise Home Office

Ihre Aufgaben:

• eigenständige Organisation und Administration des Direktionssekretariats (Termin- und Kalenderverwaltung inkl. Videokonferenzen), Korrespondenz und Sicherstellen reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft
• Organisation der Privatambulanz; Terminvergabe und das Annehmen von Patient*innen; Korrespondenz mit Verwaltung, Abrechnungsfirmen und Versicherungen
• selbstständige Erledigung der Korrespondenz (Postdurchlauf, Annahme von Telefonaten, Bearbeitung von E-Mails etc.)
• Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen und Dienstreisen
• Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen
• Organisation der Büroabläufe und internen Prozesse in Zusammenarbeit mit weiteren Sekretariaten der Klinik sowie Assistenz- und Office Management- Aufgaben
• Schreiben von Arztbriefen und Gutachten nach Diktat
• Datenbankpflege (Access /SPX etc.)
• Unterstützung bei Projektarbeiten
• allgemeine administrative Aufgaben

Ihr Profil:

• abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
• mehrjährige Berufserfahrung im o.g. Bereich; idealerweise in einem Chefsekretariat
• Routine im Umgang mit der Standardsoftware (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
• schnelle Auffassungsgabe, flexibel im Denken und Handeln
• Grundkenntnisse in Englisch
• Organisationsgeschick und sehr gutes Zeitmanagement
• souverändes und freundliches Auftreten, v.a. im persönlichen und telefonischen Kontakt mit Patient*innen unserer Klinik
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein
• sehr gute Kommunikationsfähigkeitein in Wort und Schrift
• Diskretion und eine strukturierte Arbeitsweise

Die Stelle ist in Teilzeit (50 %) zu besetzen und verteilt sich auf 2,5 Tage am Stück. Sie teilen sich die Stelle mit einer Kollegin.

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bis zum 06.06.2025 über unser Onlineportal!

Univeristätsklinikum Freiburg

Klinik für Psychosomatische Medizin und Psychotherapie

Univ.-Prof. Dr. med. Claas Lahmann

Hauptstr. 8, 79104 Freiburg

Wenn Sie Fragen haben, dann schreiben Sie uns gerne eine E-Mail:

Ursula Stößer

apply.job.27841709@hokifyjob.com