Schulsachbearbeitung / Schulsekretariat (m/w/d)

Der Bürgermeister Fachbereich Büro des Bürgermeisters In der Gemeinde Kleinmachnow ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle im Bereich Schulsachbearbeitung / Schulsekretariat (m/w/d) (Grundschule in Trägerschaft der Gemeinde Kleinmachnow) unbefristet zu besetzen. Die Einstellung erfolgt in Vollzeit, mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden.

Die Stelle ist im Fachbereich Schule/Kultur/Soziales, Fachdienst Schulmanagement angesiedelt. Die Beschäftigung erfolgt im Sekretariat der Steinweg-Grundschule.

Der Schutz von jungen Menschen ist für das Gemeindeamt Kleinmachnow eine zentrale Aufgabe. Dies beinhaltet, dass wir alles unternehmen, um Kinder innerhalb unserer eigenen Organisation vor Gefahren zu schützen.

Deshalb setzen wir die Bereitschaft voraus, nach den Kinderschutz-Standards der Gemeinde Kleinmachnow zu arbeiten und benötigen bei einer Einstellung ein einwandfreies erweitertes Führungszeugnis.

Das Arbeitsgebiet umfasst:

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Bearbeitung der Postein- und -ausgänge, Terminkoordination, Informationsaustausch, Erledigung von Boten- und Dienstgängen, Registratur- und Ablagearbeiten, Vor- und Nachbereitung von Konferenzen, Materialbeschaffung und Verwaltung, Erteilung von Auskünften, allgemeine Aushänge, u. a.

• Spezielle Sekretariatsaufgaben

Unterstützung der Schulleitung, Datenauswertung nach Vorgabe der Schulleitung/des Schulträgers, Mitarbeit bei schulspezifischen Veranstaltungen und Projekten, Meldung von Versicherungsschäden, Organisation im Rahmen der Durchführung von Arbeitsgemeinschaften, Führen amtlicher Statistiken/Auswertungen, Kontaktpflege zu Fördervereinen/Sportvereinen, u. a.

• Haushalts-/Kassen-/Rechnungswesen

Überwachung von Haushaltsmitteln, Rechnungssachbearbeitung und Prüfung, Abrechnungen für Veranstaltungen und Projekten, Schulsozialfonds, Mitarbeit bei Inventuren, u. a.

• Schülerangelegenheiten

Anlage und Verwaltung von Schülerakten, Datenpflege sowie deren Aktualisierung (offizielle Schulverwaltungssoftware: weBBSchule), Meldungen an den Gesundheitsdienst, Erstellen von Unfallmeldungen, Schülerbeförderung und Schülerspeisung, Überwachung der Schulpflichterfüllung,

Beratungsgespräche im Rahmen der Schulanmeldungen, Erstellen von Bescheiden, Prüfungsverfahren

• Lehrerangelegenheiten

Datenerfassung und Erstellung von Lehrerlisten, Beurteilungen nach Vorgabe der Schulleitung, Meldungen an das staatliche Schulamt (Krankmeldungen, Dienstreisen, Fortbildungen), Betreuung von Referendaren und Praktikanten (Organisation), u. a.

• Beratung/soziale Betreuung/Öffentlichkeitsarbeit

Beratung von Eltern und Schülern, Ansprechpartner für Erziehungsberechtigte sowie Schüler- und Lehrerschaft, Sachschadenabwicklung, Erste-Hilfe-Leistungen, u. a.

Von dem Bewerber/der Bewerberin erwarten wir:

• abgeschlossene Berufsausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement oder ein gleichwertiger Abschluss •Organisationsfähigkeit, Selbstständigkeit sowie Kommunikationsfähigkeit
• gute EDV-Kenntnisse in den gängigen Microsoft Office-Anwendungen
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Bereitschaft zur Teilnahme an schulischen Veranstaltungen Wir bieten Ihnen:
• Vergütung nach Entgeltgruppe 6 TVöD (Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes)
• Zusatzleistungen: Jahressonderzahlung, leistungsorientierte Bezahlung, betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
• 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr
• gleitende Arbeitszeiten sowie Fernarbeit nach Vereinbarung möglich
• regelmäßige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Sofern Sie einen Abschluss im Ausland erlangt haben, fügen Sie bitte Ihren Bewerbungsunterlagen einen Nachweis über die Anerkennung des Abschlusses, durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) der Kultusministerkonferenz, bei.

Sie möchten Ihre berufliche Karriere mit einem abwechslungsreichen Aufgabenfeld starten oder sich in Ihrem Arbeitsleben neuen Herausforderungen stellen?

Dann senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, tabellarischer Lebenslauf,

Zeugniskopien und andere Nachweise) bitte bis zum 15.06.2025 an die:

Gemeinde Kleinmachnow, FD Personal

Adolf-Grimme-Ring 10, 14532 Kleinmachnow

oder per E-Mail (Anlagen als „pdf“) an: apply.job.27828023@hokifyjob.com

Aus statistischen Gründen bitten wir Sie anzugeben, wie Sie auf die Ausschreibung aufmerksam geworden sind.

Die Kosten im Zusammenhang mit der Bewerbung können durch die Gemeinde Kleinmachnow nicht erstattet werden. Eine Rücksendung der Bewerbungsunterlagen erfolgt nur gegen einen ausreichend frankierten und adressierten A4-Rücksendeumschlag. Bewerbungen, die per E-Mail eingehen, werden ausschließlich mit Anlagen im PDF-Format entgegengenommen.

Mit der Zusendung Ihrer Bewerbungsunterlagen erklären Sie sich gleichzeitig einverstanden, dass die erforderlichen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens vorübergehend gespeichert und elektronisch verarbeitet werden. Nach Abschluss des Verfahrens werden die Daten gelöscht beziehungsweise vernichtet.