Assistenz (w/m/d) für den Bereich Presse, Kommunikation und Veranstaltungen (100%)

Die Bundesstiftung Gleichstellung sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz (w/m/d)

für den Bereich Presse, Kommunikation und Veranstaltungen (100%)

Die Vergütung erfolgt in Anlehnung an Entgeltgruppe 7 des Tarifvertrages für

den öffentlichen Dienst.

Die Bundesstiftung Gleichstellung wurde im Mai 2021 durch Gesetz als

bundesunmittelbare Stiftung des öffentlichen Rechts gegründet. Gesetzlicher

Stiftungszweck ist die Stärkung und Förderung der Gleichstellung von Frauen und

Männern in Deutschland. Sie arbeitet mit Daten und Fakten zu

Gleichstellungsthemen und beauftragt Studien. Sie unterstützt den bundesweiten

öffentlichen Diskurs zu Gleichstellung. Zudem macht die Stiftung Fortschritte

bei der Umsetzung, insbesondere in den Bereichen Gesellschaft, Politik,

Wirtschaft und Wissenschaft sichtbar und treibt diese voran. Die Stiftung ist

ein offenes Haus für Gleichstellung, ein Ort der Innovation, an dem viele

Akteur*innen die Gelegenheit haben, zusammenzukommen, sich zu vernetzen und auf

einer fundierten Wissensbasis gemeinsam neue Projekte, Kampagnen und

Veranstaltungsformate zu entwickeln.

Die Aufgaben sind u. a.:

• Termin- und Beschaffungsmanagement;
• Erledigung der allgemeinen telefonischen und schriftlichen Korrespondenz,

insbesondere die Betreuung der Bereichspostfächer sowie die Bearbeitung und

Weiterleitung von Ein- und Ausgangspost, bzw. in- und externen Anfragen;

• organisatorische Unterstützung beim Betrieb des Offenen Hauses für

Gleichstellung, dazu gehören insbesondere die Bündelung und Beantwortung von

externen Veranstaltungsanfragen, Raum- und Terminplanungen, organisatorische

Absprachen, die Pflege der Veranstaltungsübersicht sowie die Betreuung von

externen Veranstaltungen (nach Absprache gelegentlich abends und am Wochenende);

• organisatorische Unterstützung beim Raum- und Veranstaltungsmanagement für

bereichsinterne Sitzungen und Veranstaltungen, dazu gehören insbesondere die

Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Sitzungsräumlichkeiten

(Einladungen, Technik, Hotelbuchungen, weitere Buchungsvorgänge, Abrechnungen);

• Unterstützung bei der Planung und Abrechnung von Dienstreisen und

Veranstaltungsreisekosten;

• Protokollieren von Teamsitzungen;
• Veraktung von Dokumenten und Korrespondenz;
• Pflege einer stiftungsweiten Adressdatenbank;
• Erledigung bereichsübergreifender Aufgaben, auch in Absprache mit weiteren

Assistenzen, u. a. bei der Bestellung von Beschaffungsbedarfen.

Von den Bewerber*innen erwarten wir:

• abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten, Abschluss

des VL I bzw. Angestelltenlehrgang I, Fachangestellten für Bürokommunikation,

Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung (z. B.

Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/-r; Veranstaltungskauffrau/-mann);

• rasche Auffassungsgabe und Problemlösungsfähigkeit;
• gute schreibtechnische Fertigkeiten sowie sichere Anwendung von

Rechtschreibung und Grammatik;

• Zuverlässigkeit und ausgeprägtes Organisationsgeschick;
• Kommunikationsfähigkeit insbesondere bei Außenkontakten (Englisch

zusätzlich von Vorteil);

• Fähigkeit und Bereitschaft zu eigenverantwortlichem und selbständigem

Arbeiten;

• hohe Sozialkompetenz und Teamfähigkeit;
• gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen.

Arbeitsort ist Berlin. Die Stiftung ermöglicht mobiles Arbeiten im Ausgleich

mit Organisations- und Teaminteressen. Die Stelle ist grundsätzlich für

Teilzeit bei min. 85 % der wöchentlichen Arbeitszeit geeignet.

Wir freuen uns über Bewerbungen von allen Menschen und über Vielfalt in Bezug

auf Geschlecht, ethnische und soziale Herkunft, Behinderung, Alter,

Religion/Weltanschauung und sexuelle Identität (sexuelle Orientierung und

Geschlechtsidentität).

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher

Eignung besonders berücksichtigt.

Die Ziele der Gleichstellung von Frauen und Männern gemäß dem

Bundesgleichstellungsgesetz werden berücksichtigt.

Wir freuen uns über eine anonymisierte Online-Bewerbung im Rahmen eines

zweistufigen Verfahrens bis zum01.07.2025über das Stellenportal des

öffentlichen Dienstes www.interamt.de, Stellen-ID 1313188.

Bitte den Bewerbungsbogen sowie alle Formularergänzungen vollständig und

umfangreich ausfüllen und dabei beachten, dass keine Rückschlüsse auf das

Geschlecht, das Alter und die Herkunft gezogen werden können gezogen werden

können. Die Vorentscheidung wird über die Beantwortung der dort gestellten

Fragen erfolgen. Erst im zweiten Schritt werden die ausgewählten Bewerber*innen

gebeten, die Anonymisierung aufzuheben und ihre Zeugnisse einzusenden.

Für Fragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung, können Sie sich an

apply.job.27785945@hokifyjob.com wenden

Informationen zur Bundesstiftung: www.bundesstiftung-gleichstellung.de

Unsere Datenschutzerklärung:

https://www.bundesstiftung-gleichstellung.de/datenschutzerklaerung/

Bitte bewerben Sie sich auf dieses Stellenangebot online über www.interamt.de, Stellen-ID= 1313188. Der Link unten führt sie zu der Seite.