Assistenz (w/m/d) für den Bereich Presse, Kommunikation und Veranstaltungen (100%)
Bundesstiftung Gleichstellung
Über den Job:
Die Bundesstiftung Gleichstellung sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Assistenz (w/m/d)
für den Bereich Presse, Kommunikation und Veranstaltungen (100%)
Die Vergütung erfolgt in Anlehnung an Entgeltgruppe 7 des Tarifvertrages für
den öffentlichen Dienst.
Die Bundesstiftung Gleichstellung wurde im Mai 2021 durch Gesetz als
bundesunmittelbare Stiftung des öffentlichen Rechts gegründet. Gesetzlicher
Stiftungszweck ist die Stärkung und Förderung der Gleichstellung von Frauen und
Männern in Deutschland. Sie arbeitet mit Daten und Fakten zu
Gleichstellungsthemen und beauftragt Studien. Sie unterstützt den bundesweiten
öffentlichen Diskurs zu Gleichstellung. Zudem macht die Stiftung Fortschritte
bei der Umsetzung, insbesondere in den Bereichen Gesellschaft, Politik,
Wirtschaft und Wissenschaft sichtbar und treibt diese voran. Die Stiftung ist
ein offenes Haus für Gleichstellung, ein Ort der Innovation, an dem viele
Akteur*innen die Gelegenheit haben, zusammenzukommen, sich zu vernetzen und auf
einer fundierten Wissensbasis gemeinsam neue Projekte, Kampagnen und
Veranstaltungsformate zu entwickeln.
Die Aufgaben sind u. a.:
- Termin- und Beschaffungsmanagement;
- Erledigung der allgemeinen telefonischen und schriftlichen Korrespondenz,
insbesondere die Betreuung der Bereichspostfächer sowie die Bearbeitung und
Weiterleitung von Ein- und Ausgangspost, bzw. in- und externen Anfragen;
- organisatorische Unterstützung beim Betrieb des Offenen Hauses für
Gleichstellung, dazu gehören insbesondere die Bündelung und Beantwortung von
externen Veranstaltungsanfragen, Raum- und Terminplanungen, organisatorische
Absprachen, die Pflege der Veranstaltungsübersicht sowie die Betreuung von
externen Veranstaltungen (nach Absprache gelegentlich abends und am Wochenende);
- organisatorische Unterstützung beim Raum- und Veranstaltungsmanagement für
bereichsinterne Sitzungen und Veranstaltungen, dazu gehören insbesondere die
Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Sitzungsräumlichkeiten
(Einladungen, Technik, Hotelbuchungen, weitere Buchungsvorgänge, Abrechnungen);
- Unterstützung bei der Planung und Abrechnung von Dienstreisen und
Veranstaltungsreisekosten;
- Protokollieren von Teamsitzungen;
- Veraktung von Dokumenten und Korrespondenz;
- Pflege einer stiftungsweiten Adressdatenbank;
- Erledigung bereichsübergreifender Aufgaben, auch in Absprache mit weiteren
Assistenzen, u. a. bei der Bestellung von Beschaffungsbedarfen.
Von den Bewerber*innen erwarten wir:
- abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten, Abschluss
des VL I bzw. Angestelltenlehrgang I, Fachangestellten für Bürokommunikation,
Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung (z. B.
Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/-r; Veranstaltungskauffrau/-mann);
- rasche Auffassungsgabe und Problemlösungsfähigkeit;
- gute schreibtechnische Fertigkeiten sowie sichere Anwendung von
Rechtschreibung und Grammatik;
- Zuverlässigkeit und ausgeprägtes Organisationsgeschick;
- Kommunikationsfähigkeit insbesondere bei Außenkontakten (Englisch
zusätzlich von Vorteil);
- Fähigkeit und Bereitschaft zu eigenverantwortlichem und selbständigem
Arbeiten;
- hohe Sozialkompetenz und Teamfähigkeit;
- gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen.
Arbeitsort ist Berlin. Die Stiftung ermöglicht mobiles Arbeiten im Ausgleich
mit Organisations- und Teaminteressen. Die Stelle ist grundsätzlich für
Teilzeit bei min. 85 % der wöchentlichen Arbeitszeit geeignet.
Wir freuen uns über Bewerbungen von allen Menschen und über Vielfalt in Bezug
auf Geschlecht, ethnische und soziale Herkunft, Behinderung, Alter,
Religion/Weltanschauung und sexuelle Identität (sexuelle Orientierung und
Geschlechtsidentität).
Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher
Eignung besonders berücksichtigt.
Die Ziele der Gleichstellung von Frauen und Männern gemäß dem
Bundesgleichstellungsgesetz werden berücksichtigt.
Wir freuen uns über eine anonymisierte Online-Bewerbung im Rahmen eines
zweistufigen Verfahrens bis zum01.07.2025über das Stellenportal des
öffentlichen Dienstes www.interamt.de, Stellen-ID 1313188.
Bitte den Bewerbungsbogen sowie alle Formularergänzungen vollständig und
umfangreich ausfüllen und dabei beachten, dass keine Rückschlüsse auf das
Geschlecht, das Alter und die Herkunft gezogen werden können gezogen werden
können. Die Vorentscheidung wird über die Beantwortung der dort gestellten
Fragen erfolgen. Erst im zweiten Schritt werden die ausgewählten Bewerber*innen
gebeten, die Anonymisierung aufzuheben und ihre Zeugnisse einzusenden.
Für Fragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung, können Sie sich an
apply.job.27785945@hokifyjob.com wenden
Informationen zur Bundesstiftung: www.bundesstiftung-gleichstellung.de
Unsere Datenschutzerklärung:
https://www.bundesstiftung-gleichstellung.de/datenschutzerklaerung/
Bitte bewerben Sie sich auf dieses Stellenangebot online über www.interamt.de, Stellen-ID= 1313188. Der Link unten führt sie zu der Seite.
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