Empfangssacharbeiter/In gesucht

Die Botschaft der Republik Ruanda in Deutschland mit Zuständigkeit für Deutschland, Rumänien, die Slowakei, die Ukraine und der EU sucht einen dynamischen, professionelle(n) Empfangssacharbeiter/In.

### STELLENBESCHREIBUNG:

• Front-Desk-Management: Begrüßung der Besucher, Beantwortung von Telefonanrufen und Weiterleitung von Anfragen an die entsprechende Abteilung oder Person sowie Führung eines Gästebuchs der Botschaft

• Administrative Unterstützung: Verwaltung der Korrespondenz, Planung von Besprechungen, Abwicklung von Reisevorbereitungen und Pflege von Aufzeichnungen

• Kommunikationsmanagement: Verfassen offizieller Briefe, Beantworten von Anfragen und Vermitteln zwischen Abteilungen, Verteilen von Nachrichten und Bereitstellen allgemeiner Informationen für die Öffentlichkeit

• Veranstaltungskoordination: Unterstützung bei der Organisation von Botschaftsveranstaltungen, Empfängen und offiziellen Versammlungen

• Dokumentenhandhabung: Erstellen von Berichten, Bearbeiten von Visa und Pässen und sicheres Verwalten vertraulicher Dokumente

• Unterstützung für Diplomaten: Unterstützung von Diplomaten und anderen Beamten bei ihren täglichen Aufgaben und Sicherstellung, dass sie über die notwendigen Ressourcen verfügen

• Finanzen und Logistik: Verwaltung der Beschaffung und Instandhaltung des Büromaterials

• Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit: Interaktion mit Besuchern, Koordinierung der Öffentlichkeitsarbeit und Gewährleistung einer reibungslosen Zusammenarbeit mit den lokalen Behörden

### Erforderliche Fähigkeiten und Kompetenzen:

• Ein High-School-Diplom oder Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Öffentlichkeitsarbeit oder einem verwandten Bereich

• Vorherige Erfahrung in administrativen Funktionen, im Kundenservice oder in der Büroleitung wäre von Vorteil

• Erfahrung in der Arbeit in Regierung, Diplomatie oder internationalen Angelegenheiten

### **Berufliche Erfahrung und Kompetenzen:**

• Starke Kommunikationsfähigkeiten: Fähigkeit, professionell mit Diplomaten, Besuchern und Regierungsbeamten zu interagieren

• Organisatorische Fähigkeiten: Terminplanung verwalten, Besprechungen koordinieren und Papierkram effizient erledigen

• Multitasking: Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und dabei Genauigkeit und Professionalität zu wahren

• Sorgfältige Arbeitsweise: Besonders wichtig beim Umgang mit vertraulichen Dokumenten oder der Verwaltung von Visumanträgen

• Computerkenntnisse: Vertrautheit mit Bürosoftware, E-Mail-Systemen und Dokumentenverwaltungstools

• Sprachkenntnisse: Fließende Deutsch-, Englisch- und Französischkenntnisse. Das Sprechen und Schreiben von Kinyarwanda ist ein Mehrwert

• Diskretion und Vertraulichkeit: Professioneller und sorgfältiger Umgang mit sensiblen Informationen

• Problemlösungsfähigkeiten: Fähigkeit, unerwartete Situationen ruhig und effektiv zu bewältigen

### Sprachen:

• Fließend Deutsch und Englisch sprechen sowie schreiben.
• Kenntnisse in Französisch und/oder Kinyarwanda sind von Vorteil.

### **Bewerbungsablauf:**

Um sich auf diese Stelle zu bewerben, senden Sie bitte Ihr Anschreiben und Ihren Lebenslauf ausschließlich per E-Mail an apply.job.27785940@hokifyjob.com

Bewerbungsschluss: 02.06.2025

Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden von der Botschaft für weitere Beurteilungen und Interviews kontaktiert.