Sekretär*in (m/w/d)

Büro der Präsidentin

Sekretär*in (m/w/d)

E 6 TV-L HU (Vertretungseinstellung befristet bis 22.08.2025 und ggf. anschließender Elternzeit bis 28.02.2027; Teilzeitbeschäftigung ggf. möglich) Die 1810 gegründete Humboldt-Universität zu Berlin ist eine der führenden deutschen Hochschulen. Als Volluniversität mit über 36.000 Studierenden verbindet sie Forschungsexzellenz mit innovativer Nachwuchsförderung. Ihre internationalen Netzwerke, interdisziplinären Forschungskooperationen sowie ihre progressiven Lehrkonzepte prägen den Wissenschaftsstandort Berlin. Die Humboldt-Universität verfügt über den Status einer Exzellenzuniversität. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine*n Sekretär*in (m/w/d) im Büro der Präsidentin zum 01.06.2025. Aufgabengebiet:

allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben im Büro der Präsidentin:

Bearbeitung der Postein- und -ausgänge (auch elektronisch) sowie Ablage

Vervielfältigungen, Schriftgutverwaltung und Registratur

Terminkoordinierung und -überwachung für die Präsidentin

Raumorganisation und Schlüsselverwaltung

Zusammenstellung von Unterlagen für Sitzungen, Gremien und Besprechungen, Prüfung auf Vollständigkeit, ggf. Ergänzung

Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (Erstellen der Tagesordnung in Absprache mit der Präsidentin, Fertigung von Protokollentwürfen, Präsentationen, organisatorische Sitzungsvorbereitung einschl. Versenden von Einladungen, Überwachung von Fristen und Terminen)

organisatorische Vorbereitung von Veranstaltungen und Dienstreisen

Betreuung von Gästen

Auskunftserteilung (telefonisch, schriftlich, persönlich) zu allen Angelegenheiten der Präsidentin

Pflege und Aktualisierung der Webseite bzw. HU-relevanter Seiten (Intranet etc.)

Pflege und inhaltliche Betreuung der Kontaktdatenbank

Korrespondenz für das Büro der Präsidentin, u.a. eigenständiges Aufsetzen von Briefen, Einladungen

Vorbereitung von Personalangelegenheiten, insb. Fertigung von Ausschreibungs-, Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträgen; Fertigung und Versenden von Eingangsbestätigungen, Einladungen, Zwischeninformationen und Absagen in Bewerbungsverfahren entsprechend der HU-Richtlinien

Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen (Bestellung, Einholen und Vergleich von Angeboten etc.)

Anforderungen:

abgeschlossene Ausbildung in einem Verwaltungsberuf oder einschlägige Berufserfahrung bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen

allgemeine Sekretariatskenntnisse

sehr gute Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift

gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B1)

sehr gute Beherrschung der gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, Power Point)

Organisationsgeschick, Kommunikationsfähigkeit und hohe Belastbarkeit bei Terminarbeiten

grundlegende datenschutzrechtliche Kenntnisse im Umgang mit personenbezogenen Daten

sicheres, gewandtes, offenes, freundliches und serviceorientiertes Auftreten, Diskretion

ausgeprägte soziale Kompetenz im Umgang mit Menschen, Teamfähigkeit und Stressresistenz

Darüber hinaus sind erwünscht oder im Rahmen der Einarbeitung zu erlernen:

Kenntnisse universitärer Strukturen

Grundkenntnisse im Haushaltsrecht, Kenntnis einschlägiger HU-interner Regelungen und Verfahren (u. a. Dienstreiseordnung, Bewirtungsrichtlinie und Rahmenhausordnung)

Kenntnisse im Umgang mit Layoutsoftware (z.B. InDesign) sowie mit Content-Management-Systemen

Erfahrung im Umgang mit Wissenschaftler*innen und Studierenden, Universitätsabteilungen und Dienststellen des Senats

Wir bieten Ihnen:

ein modernes Arbeitsumfeld

eine tarifliche Eingruppierung (TV-L)

ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet

flexible, geregelte Arbeitszeiten (Gleitzeit)

sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten

Vereinbarkeit von Beruf und Familie

ein attraktives Firmenticket/Deutschlandticket-Job u.a.

Bewerbungen (mit Anschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen) richten Sie bitte bis zum 05.06.2025 unter Angabe der Kennziffer AN/095/25 an die Humboldt-Universität zu Berlin, Präsidialbereich, Frau Starke, Unter den Linden 6, 10099 Berlin oder bevorzugt per E-Mail in einer einzigen PDF-Datei an apply.job.27785926@hokifyjob.com .

Zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Da wir Ihre Unterlagen nicht zurücksenden, bitten wir Sie, Ihrer Bewerbung nur Kopien beizulegen.

Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Ausschreibungs- und Auswahlverfahrens finden Sie auf der Homepage der Humboldt-Universität zu Berlin: https://hu.berlin/DSGVO .

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