Büroassistent*in (w/m/d)

Die Stadt Bochum mit ca. 375.000 Einwohnerinnen und Einwohnern ist mit einer Vielzahl anspruchsvoller Wissenschafts-, Bildungs- und Kulturstätten sowie vielen Einrichtungen für Freizeit, Sport und Erholung eines der wirtschaftlichen und kulturellen Zentren des Ruhrgebiets. Wir suchen Sie für das Familienpädagogische Zentrum im Bereich Clearing- und Diagnos-tikstelle als engagierte\*n ### Büroassistent\*in (w/m/d) Kennziffer: 51 FPZ-83 Bewerbungsfrist: 29.05.2025 Bewertung: EG 06 TVöD (19.500 € - 23.800 € in Abhängigkeit Ihrer einschlägigen Berufserfahrung) Die Beschäftigung erfolgt in Teilzeit 19,5 Std./Woche und befristet als Krankheitsvertretung. Die Clearing- und Diagnostikstelle ist die Fachstelle für ambulante Eingliederungshilfe für Kinder und Jugendliche der Stadt Bochum. Sie hat den Auftrag die gesellschaftliche Teilhabe aller Kinder und Jugendlichen zu ermöglichen. **Diese Aufgaben erwarten Sie**: • Zu Ihren Aufgaben gehört die Entgegennahme von telefonischen oder persönlichen Kontakten und ggf. Weitervermittlung an die Fachkräfte. • Sie erledigen klient*innenbezogene Verwaltungstätigkeiten, wie z. B. Terminführung (Absagen, Verschiebungen und Mitteilungen an die zuständigen Mitarbeiter*innen). • Sie sind verantwortlich für das Führen der allgemeinen Korrespondenz mit Kund*innen, Institutionen und Kooperationspartner*innen. • Weiterhin sind Sie für das selbständige Verwalten des Materialbestandes (Bedarfsermittlung und Bedarfsbeschaffungen von z. B. Büromaterial, Broschüren, Fachliteratur, Visitenkarten) zuständig. • Sie erledigen die Rechnungsprüfung und führen die Handkasse. • Zu Ihren Aufgaben gehört die Bearbeitung des Postein- und Postausgangs (sowohl in Form der E-Akte als auch in Papierform) einschließlich der Zuständigkeitsprüfung und Weiterleitung an die Fachkräfte. • Sie organisieren die Ausstattung des Arbeitsplatzes für neue Mitarbeitende (z.B. technische Ausstattung rechtzeitig bestellen, Arbeitsmaterial organisieren). • Sie wirken bei der Organisation von Arbeitstreffen und Veranstaltungen (Protokoll, Infostände) mit. • Sie möchten sich einen persönlichen Eindruck über die Tätigkeit verschaffen? Gerne ermöglichen wir Ihnen eine Hospitation. Melden Sie sich hierfür bei Jost Manderbach mit der Telefonnummer 0234 910-5125. **Das sind Ihre Qualifikationen und Fähigkeiten:** • Tarifbeschäftigte: Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement im öffentlichen Dienst in NRW bzw. zur/zum Verwaltungsfachangestellte\*n oder verfügen über einen erfolgreich abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder Angestelltenlehrgang I. • Sie haben auch die Möglichkeit sich zu bewerben, wenn Sie über eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement verfügen. • Im Sekretariat der Clearing- und Diagnostikstelle sind Sie meist die erste Ansprechpartnerin bzw. der erste Ansprechpartner für Eltern, Kinder und Jugendliche. Sie bilden die Schnittstelle zwischen den Fachkräften und den Ratsuchenden. Dabei sind Sie mitverantwortlich für den reibungslosen Informationsfluss zwischen allen Beteiligten. Erforderlich sind somit Kooperationsbereitschaft sowie eine gute und wertschätzende Kommunikationsfähigkeit, auch in schwierigen Situationen. Alle Aufgaben unterliegen einer besonderen Schweigepflicht, die zuverlässig und verantwortungsvoll eingehalten werden muss. • Das Arbeiten im Team sind Sie gewohnt. Der sichere Umgang mit den verwaltungsweit gängigen Programmen am PC (Word, Excel, Power-Point) bereitet Ihnen keine Schwierigkeiten. **Das kann die Stadt Bochum Ihnen bieten:** • Attraktive und abwechslungsreiche Tätigkeiten • Bezahlung nach Tarifvertrag • Zusatzrente • Jobticket und Jobrad für Tarifbeschäftigte und Fahrradparkplätze in der Tiefgarage • Flexible Arbeitszeitgestaltung • Mobiles Arbeiten • Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten • Familienfreundliche Arbeitsbedingungen • Vielfältige Rabatte durch Corporate Benefits • Zeitkontingent für Vorsorgeuntersuchungen Die Stadt Bochum gestaltet Ihre Zukunft mit Plan! Mit der Bochum Strategie sind wichtige Weichen der Stadtentwicklungen gestellt. An diesem Erfolgskonzept können Sie aktiv mitwirken. Hier wird eine fachübergreifende Zusammenarbeit an gesamtstädtischen Projekten großgeschrieben. Der Kompass für gute Zusammenarbeit und Führung schafft den Rahmen für eine moderne, gestaltende und dienstleistungsorientierte Stadtverwaltung. Wir sind eine moderne und innovative Dienstleistungsverwaltung im Herzen des Ruhrgebiets. Um diesen Anspruch und die Qualitäten unserer Arbeit kontinuierlich zu verbessern, stärken wir Diversität und kulturelle Vielfalt. Wir pflegen eine Unternehmenskultur, die von gegenseitigem Respekt und Wertschätzung geprägt ist. Bewerbungen von Menschen mit internationaler Familiengeschichte sind ausdrücklich willkommen. **Fragen beantworten Ihnen gerne:** Fachamt: Jost Manderbach, 0234 910-5125, E-Mail: apply.job.27597583@hokifyjob.com Personaleinsatz: Kai Albinski, 0234/910-5004, apply.job.27597583@hokifyjob.com **Sind Sie neugierig geworden?** Wenn “Ja” - dann bewerben Sie sich bitte bis zum 29.05.2025 ausschließlich online über das Stellenportal www.interamt.de. Link zur Online-Stellenausschreibung: https://www.interamt.de/koop/app/stelle?id=1304744