Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter Sitzungsdienst (m/w/d)

Im Büro des Bürgermeisters ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als   **Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter Sitzungsdienst (m/w/d)**   unbefristet in Vollzeit zu besetzten. Werden Sie Teil eines wichtigen Teams, das den reibungslosen Ablauf der kommunalpolitischen Arbeit gewährleistet und als Schnittstelle zwischen Politik und Verwaltung fungiert. Der Sitzungsdienst, bestehend aus der Leitung und drei engagierten Sachbearbeiter/innen, ist organisatorisch dem Büro des Bürgermeisters zugeordnet. Gemeinschaftlich betreut und begleitet das Team die kommunalpolitische Gremienarbeit der Universitätsstadt Siegen und aller dazugehörigen Belange.     **Unser Angebot** In dieser Rolle erwartet Sie ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabenfeld, in dem Sie Ihre Fachkenntnisse optimal einsetzen können. Die Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung, Angebote zur flexiblen Vereinbarkeit von Familie und Beruf, wie mobiles Arbeiten, Bike-Leasing sowie ein weitreichendes betriebliches Gesundheitsmanagement (z.B. Urban Sports Club) zählen zu unseren Stärken als Arbeitgeberin.   Wir bieten Ihnen eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe EG 9c TVöD bzw. A 10 LBesG. Weitere Informationen zur Entgelttabelle finden Sie hier [Öffentlicher-Dienst.Info - TVoeD/VKA (oeffentlicher-dienst.info)](https://oeffentlicher-dienst.info/tvoed/vka/) bzw. zur Besoldungstabelle hier [Öffentlicher-Dienst.Info - Beamte - Nordrhein-Westfalen (oeffentlicher-dienst.info)](https://oeffentlicher-dienst.info/beamte/nw/). Ihre Qualifikation und berufliche Erfahrung werden selbstverständlich berücksichtigt.   Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 bzw. bis zu 41 Stunden. Bewerbungen in Teilzeit sind möglich. Bei Bewerbungen in Teilzeit muss die Bereitschaft bestehen, zeitweise auch nachmittags und/oder ganztägig zu arbeiten.      **Ihre Aufgabenschwerpunkte** Als Sachbearbeiter/in des Sitzungsdienstes sind Sie eine zentrale Schnittstelle für die reibungslose Organisation und Durchführung unserer Gremiensitzungen (insbesondere Bezirksausschüsse). Ihre Aufgabenschwerpunkte sind:  - **Vorbereitung und Erstellung von Sitzungsunterlagen** - Zusammenstellung relevanter Dokumente und Informationen. - Formale Prüfung der Vorlagen und Anträge. - Erstellung von Tagesordnungen in enger Abstimmung mit den zuständigen Abteilungen. - **Organisation und Nachbereitung der Sitzungen** - Betreuung der Sitzungsteilnehmer/innen vor Ort. - Begleitung des Livestreams der Ratssitzung. - Protokollierung der Sitzungen sowie Verteilung der Protokolle und Beschlüsse an die relevanten Stellen. - Verfolgen des Fortschritts bei der Umsetzung gefasster Beschlüsse. - Beratung und Unterstützung von Vereinen sowie Bürger/innen bei der Beantragung von Zuschüssen. - **Haushaltsangelegenheiten** - Bildung von Haushaltsansätzen für den Bereich „Büro des Bürgermeisters“. - Controlling und Überwachung der Haushaltsansätze. - Ansprechpartner/in für Haushaltsfragen innerhalb der Abteilung und Klärung besonderer Fragestellungen mit der Kämmerei/Kasse. - Bekanntmachungen nach Bekanntmachungsverordnung. - Verwaltung und Belegung der Sitzungszimmer. **Ihr Profil** Sie begeistern sich für die Organisation komplexer Prozesse und haben Freude daran, die politischen Abläufe unserer Stadt aktiv zu unterstützen.   ·         **Kommunikation**: Es fällt Ihnen leicht, Informationen klar und deutlich zu formulieren (mündlich und schriftlich). ·         **Organisation**: Sie arbeiten gerne selbstständig und strukturiert und behalten auch in lebhaften Zeiten den Überblick und können Prioritäten setzen. ·         **Flexibilität**: Die Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der Sitzungstermine, die auch außerhalb der regulären Servicezeiten liegen können, ist erforderlich. Wir legen Wert auf eine gute Balance und bieten entsprechende Freizeitausgleiche für geleistete Überstunden. ·         **Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft**: Als teamorientierte Persönlichkeit arbeiten Sie konstruktiv mit Ihren Kolleginnen und Kollegen zusammen und bringen Verständnis für die unterschiedlichen Anliegen der Politik und der Mitarbeitenden mit.   Laufbahnprüfung für die Ämtergruppe des ersten Einstiegsamtes der Laufbahngruppe 2 (früherer gehobener Dienst) mit einem Diplom oder Bachelor-Abschluss - des allgemeinen Verwaltungsdienstes im Land NRW - des allgemeinen Verwaltungsdienstes in den Gemeinden im Land NRW - der deutschen Rentenversicherung Rheinland bzw. Westfalen - in der Finanzverwaltung NRW - des Justizdienstes NRW ODER   erfolgreich abgeschlossener Angestellten-/ Verwaltungslehrgang II   Bewerben können sich auch Personen, die den Angestellten-/ Verwaltungslehrgang II begonnen haben. In diesem Fall kann zunächst die Zahlung einer Zulage erfolgen. Die Eingruppierung erfolgt nach Abschluss des Lehrgangs.   Führerschein der Klasse B und die Bereitschaft zur Nutzung des eigenen PKW für dienstliche Zwecke (gegen Fahrtkostenerstattung) sind von Vorteil.   **Bewerbung** Wir fördern die Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden (m/w/d). Daher wird bei dieser Ausschreibung zuerst ein internes Auswahlverfahren durchgeführt. Externe Bewerbungen werden erst nach erfolglosem Abschluss des internen Verfahrens berücksichtigt. Die Universitätsstadt Siegen fördert die Gleichbehandlung aller Mitarbeitenden und begrüßt deshalb ausdrücklich Bewerbungen von allen Personen, unabhängig von deren ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Behinderung, Religion, Weltanschauung oder sexueller Identität. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Nach dem Landesgleichstellungsgesetz NRW werden Frauen bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.  Bewerbungen Schwerbehinderter sind erwünscht.   Wenn Sie unser Stellenangebot interessiert, bewerben Sie sich bitte bis spätestens zum 01.06.2025 per Online-Bewerbung über das Stellenportal "INTERAMT": [www.interamt.de](http://www.interamt.de). Hierzu ist eine erstmalige kostenlose Registrierung auf der Portalseite "INTERAMT" erforderlich.   Die Stellen-ID lautet: **1302565**; das Stellenangebot finden Sie unter:   [https://www.interamt.de/koop/app/stelle?id=1302565](https://www.interamt.de/koop/app/stelle?id=1302565)   Es werden ausschließlich Bewerbungen berücksichtigt, die über das Stellenportal "INTERAMT" eingehen. Sollte für Sie eine Bewerbung über dieses Portal aus persönlichen Gründen nicht möglich sein, setzen Sie sich bitte mit der Arbeitsgruppe 1/1-2 Personal, Frau Wener, in Verbindung.   **Ansprechpersonen** *Informationen zu den fachlichen Anforderungen erteilt:* Frau Pfeifer, Leiterin Büro Bürgermeister, Telefon 0271/404-1221, E-Mail: apply.job.27456184@hokifyjob.com *Informationen zu allgemeinen Fragen erteilt:* Frau Wener, Arbeitsgruppe 1/1-2 Personal, Telefon: 0271/404-1392, E-Mail: apply.job.27456184@hokifyjob.com