Assistenz der Geschäftsführung (2025 Std.) (m/w/d)

PS Direkt - Job perfekt Du hast ein Händchen für Ordnung, liebst es, den Überblick zu behalten, und arbeitest gerne im Team? Dann bist du bei uns genau richtig! Zur Unterstützung im Büro suchen wir ein engagiertes Organisationstalent, das mit Struktur, Freundlichkeit und Tatkraft den Rücken freihält - in Teilzeit mit 20-25 Stunden aufgeteilt auf 5 Tage pro Woche. Wir suchen im Rahmen der Direktvermittlung. Ihre Aufgaben Im Sekretariatsbereich: - Sie nehmen eingehende Telefonate freundlich und professionell entgegen und sind erste Ansprechperson für Besucher und Gäste - Sie bearbeiten den Posteingang und -ausgang zuverlässig und termingerecht - Sie übernehmen allgemeine Schreibarbeiten sowie die Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern - Sie koordinieren Termine, überwachen Fristen und sorgen für einen strukturierten Ablauf - Sie kümmern sich um die Organisation und Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie gelegentlich um kleine Aufmerksamkeiten (z. B. Präsente) - Sie pflegen gewissenhaft unsere Adressdatenbank Im kaufmännischen Bereich: - Sie unterstützen bei der vorbereitenden Buchhaltung, prüfen ein- und ausgehende Rechnungen und veranlassen elektronische Überweisungen - Sie behalten den Überblick über Projektzahlungsläufe und übernehmen die Erstellung von Angeboten und Rechnungen Optional: Bereich Öffentlichkeitsarbeit (je nach Erfahrung und Interesse): - Sie wirken an der Umsetzung einer Veröffentlichungsstrategie mit und betreuen unsere Homepage - Sie unterstützen bei der Entwicklung von Ideen für unsere Präsenz in sozialen Medien - Sie pflegen unsere interne Bild- und Materialdatenbank und sorgen für eine übersichtliche Struktur Ihre Fähigkeiten - Sie verfügen über mindestens 2-3 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz- oder vergleichbaren Position - Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation - Sie arbeiten strukturiert, eigenständig und mit einem hohen Qualitätsanspruch - Sie treten freundlich und sicher auf, sind teamorientiert und verfügen über ein sehr gutes mündliches sowie schriftliches Ausdrucksvermögen - Der sichere Umgang mit MS Office ist für Sie selbstverständlich; Kenntnisse in Adobe InDesign oder Photoshop sind von Vorteil - Erfahrung im Architekturbereich ist wünschenswert, jedoch keine Voraussetzung Das wird Ihnen geboten - Ein moderner Arbeitsplatz - Ein kreatives und dynamisches Umfeld - Kollegialität und ein offenes, familiäres Miteinander apply.job.27185861@hokifyjob.com Tel. 0221-846909-0 oder schreib uns gerne auf Xing an! Bitte habe dafür Verständnis, dass postalisch zugesandte Unterlagen nicht zurückgesendet werden. Deine Unterlagen und deine Bewerberdaten mit Personenbezug werden nach der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) verarbeitet. Indeed Premium Diese Position ist zwischen 18.000 EUR und 25.000 EUR brutto jährlich dotiert.