Assistenz der Kaufmännischen Direktorin (Nr: 051-25)

Das Leibniz-Institut für Polymerforschung Dresden e. V. (IPF) erarbeitet materialwissenschaftliche Innovationen für die Gebiete Ressourcensicherung, Gesundheit und Information. In fünf wissenschaftlichen Instituten, Verwaltung und Technischen Diensten beschäftigt das IPF ca. 500 Personen. Neue Themen und Methoden werden zunehmend in flexiblen Forschungsstrukturen wie unabhängigen Nachwuchsgruppen erkundet. Das IPF ist als familienfreundlicher Arbeitgeber gemäß Audit berufundfamilie® zertifiziert. Weitere Informationen sind auf www.ipfdd.de zu finden. Assistenz der Kaufmännischen Direktorin (Nr: 051-25) Zur Verstärkung unseres Teams im kaufmännischen Bereich suchen wir einen qualifizierten und hoch motivierten Mitarbeiter (m/w/d) mit 40 Wochenstunden für die Assistenz der Kaufmännischen Direktorin. Diese Aufgaben erwarten Sie: Organisationsmanagement: - Koordination + Aufgabendisposition der Mitarbeiter der Kaufmännischen Direktion - Unterstützung der Verwaltungsgruppen bei admin. Aufgaben, insb. bei der Dokumentation von - Verwaltungsabläufen - Pflege von Organisationsdokumenten (Organigramm, Organisationshandbuch, Ablaufbeschreibungen, u.ä.) - Projekt‑ und Changemanagement zur Durchführung von Organisationsprojekten insb. zur Digitalisierung in der Verwaltung Informationsmanagement: - Erstellung von Informationsmaterial für die Mitarbeiter des IPF zu institutsinternen Vorgängen - Pflege des Intranets, insbesondere der allgemeinen Informationen zu Strukturen und Abläufen im Institut - Erstellung, Aktualisierung und Veröffentlichung interner Regelungen in Zusammenarbeit mit dem Vorstand und den zuständigen Sachbereichen Gremienverwaltung: - Organisation und inhaltliche Vorbereitung institutioneller Sitzungen und Anfertigung von Protokollen - Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationsunterlagen, Graphiken, Tabellen und Berichten Das bringen Sie mit: - Kauffrau/mann für Bürokommunikation / geprüfte Sekretär/in, Fremdsprachenkorrespondent/in, Internationale Managementassistent/in oder vergleichbar - mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position wünschenswert - strukturierte, selbstständige und engagierte Arbeitsweise mit sehr gutem Organisationsvermögen - sehr gute MS Office-Kenntnisse, Erfahrung in der Anwendung von Websoftware, idealerweise mit Wordpress oder vergleichbar - verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Sie sollten verfügen über: - zuverlässige Arbeitsweise, Belastbarkeit sowie uneingeschränkte Loyalität und Diskretion - hohe Arbeitsgenauigkeit mit hohem Qualitätsanspruch - Flexibilität, Kommunikationsstärke und schnelle Auffassungsgabe - positive Ausstrahlung und sicheres, repräsentatives Auftreten Was Sie erwarten können: Wir bieten Ihnen eine vielseitige und interessante Herausforderung in einem internationalen Arbeitsumfeld und eine angemessene Bezahlung. Das Entgelt und die Sozialleistungen (u.a. eine betriebliche Altersversorgung, Jobticket, eine flexible familienfreundliche Arbeitszeit und arbeitsplatzbezogene Weiterbildung) richten sich entsprechend der Qualifikation nach dem Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst der Länder. Der ausgeschriebene Arbeitsplatz kann auch in Teilzeit besetzt werden. Das IPF Dresden strebt in allen Bereichen nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Ferner will das IPF den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben. Die vom IPF erhobenen personenbezogenen Daten zu Ihrer Bewerbung sowie deren Auswertung werden ausschließlich für Zwecke des Bewerbungsverfahrens auf Grundlage vertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO verarbeitet. Eine Übermittlung dieser Daten an Dritte erfolgt nicht. Empfänger sind die zuständigen Mitarbeiter, der Betriebsrat sowie ggf. die Schwerbehindertenvertretung und Gleichstellungsbeauftragte des IPF. Eine Löschung Ihrer uns überlassenen Bewerberdaten nehmen wir 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, d.h. entweder nach Besetzung der ausgeschriebenen Stelle oder nach unserer Entscheidung, die Stelle doch nicht zu besetzen, vor. Für datenschutzrechtliche Fragen und zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: apply.job.27166941@hokifyjob.com (DSB). Ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde steht Ihnen zu. Vorstellungskosten werden nicht erstattet.