Projektassistenz (m/w/d)

Das Institut für Beratung, Begleitung und Bildung e.V. (B3) ist eine etablierte Organisation mit Sitz in Dresden, die sich für politische Bildung, Demokratieförderung und die Stärkung der Zivilgesellschaft einsetzt. In Zusammenarbeit mit unserem Kooperationspartner Karuna eG entwickeln wir eine Bundesinfrastruktur und zivilgesellschaftliche Schnittstelle im Themenfeld Linke Extremismen und linke Militanz. Das Projekt wird im Rahmen des Bundesprogrammes „Demokratie leben!“ Im Programmbereich „Entwicklung einer bundeszentralen Infrastruktur“ des BMFSFJ gefördert. Zur Entwicklung des Projektes suchen wir ab sofort: Projektassistenz (m/w/d) Die Stelle ist gem. § 14 Abs. 1 TzBfG aus zuwendungsrechtlichen Gründen bis zum 31.12.2025 befristet. Eine Weiterbeschäftigung über die nächsten Jahre wird angestrebt. Die Stelle umfasst 32 Stunden pro Woche und ist mit einer Vergütung nach TVöD Bund, Entgeltgruppe E8 zu besetzen. Eine Beschäftigung mit einer geringeren, individuell vereinbarten Stundenanzahl ist grundsätzlich möglich. Ihre Aufgaben Als Projektassistenz sind Sie Dreh- und Angelpunkt für die organisatorische und administrative Unterstützung unseres Teams. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören: Unterstützende Tätigkeiten beim: - Erstellen von Verwendungsnachweisen (zahlenmäßige Nachweise) - Aufbereiten von Kennzahlen für das Projektcontrolling - Erstellen und Verwalten von Werk- und Honorarverträgen - Einholen von Angeboten und entsprechende Vergabe der Aufträge - Protokoll-Erstellung bei internen und externen Besprechungen Veranstaltungsmanagement & Kommunikation - Datenbankpflege und Betreuung und Kontakt zu unseren Partnern, Fördermittelgebern und freiberuflichen Mitarbeiter*innen - Organisation von Veranstaltungen, Workshops und Fachgesprächen - Teilnehmenden- und Referierendenmanagement (Einladung, Korrespondenz, Reiseorganisation) - Mitarbeit beim Aufbau und der Pflege von Netzwerken zu Partnerorganisationen und Kooperationsverbünden - Terminkontrolle und Unterstützung bei der Auswertung sowie Dokumentation Allgemeine Büroorganisation - Vorbereitende Buchhaltung (Erfassen und Ablegen von Eingangsrechnungen, Vorkontieren, Vorbereiten von Überweisungen) - Posteingang und -ausgang, Terminplanung und -koordination - Ablageverwaltung und Materialbestellung Ihr Profil als Projektassistenz - eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Veranstaltungskauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation - Berufserfahrung in der Verwaltung von Projekten oder Veranstaltungen - Erfahrung mit öffentlicher Fördermittelverwaltung (Verwendungsnachweise, Abrechnungen) ist von Vorteil - eine sorgfältige, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise - sicherer schriftlicher Ausdruck und freundliches Auftreten im Umgang mit externen Partnern - Grundkenntnisse in Buchhaltung und Finanzverwaltung sind wünschenswert - Erfahrung in der Verwaltung öffentlicher Fördermittel sowie Kenntnisse im Zuwendungs- und Verwaltungsrecht - Reisebereitschaft, um bundesweit Netzwerktreffen, Tagungen und Koordinierungstreffen zu unterstützen - Sicherer Umgang mit digitalen Tools und MS Office-Anwendungen Wir bieten Ihnen - Eine spannende und verantwortungsvolle Position mit bundesweiter Relevanz - Mitarbeit in einem modernen, engagierten Team aus ganz Sachsen mit großem Gestaltungsspielraum - Eine Vergütung in Anlehnung an den TVöD (Bund) mit 30 Tagen Urlaub pro Jahr - Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten nach Absprache - Möglichkeit zur Mitgestaltung und Weiterentwicklung eines komplexen Themenfelds Arbeitsort & Rahmenbedingungen - Dienstort: Dresden (Anwesenheit zweimal die Woche erwünscht) Bewerbung & Kontakt Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung ausschließlich per E-Mail (in einer PDF-Datei, max. 10 MB) an: apply.job.26861634@hokifyjob.com Für weitere Rückfragen steht Ihnen unser Geschäftsführer Roy Schlesinger unter der Telefonnummer 0351/86276312 zur Verfügung.