Leitung Sekretariat und Sachbearbeitung (w/m/d) im Geschäftsbereich Service

Die Uniklinik der RWTH Aachen verbindet als Supramaximalversorger patientenorientierte Medizin und Pflege, Lehre sowie Forschung auf internationalem Niveau. Mit 37 Fachkliniken, 35 Instituten und sechs fachübergreifenden Einheiten deckt die Uniklinik das gesamte medizinische Spektrum ab. Die Bündelung von Krankenversorgung, Forschung und Lehre in einem Zentralgebäude bietet beste Voraussetzungen für einen intensiven interdisziplinären Austausch und eine enge klinische und wissenschaftliche Vernetzung. Hervorragend qualifizierte Teams aus Ärztinnen/Ärzten, Pflegenden und Wissenschaftlerinnen/Wissenschaftlern setzen sich kompetent für die Gesundheit der Patientinnen und Patienten ein. Rund 9.000 Mitarbeitende sorgen für patientenorientierte Medizin und eine Pflege nach anerkannten Qualitätsstandards. Die Uniklinik versorgt mit 1.400 Betten rund 50.000 stationäre und 200.000 ambulante Fälle pro Jahr. Im Geschäftsbereich Service Gastronomie besetzen wir eine Stelle als Leitung Sekretariat und Sachbearbeitung (w/m/d) im Geschäftsbereich Service Arbeitszeit: mit 78% der tariflich vereinbarten Arbeitszeit (zzt. 30,00 Std./Woche) Befristung: unbefristet Einstieg: zum nächstmöglichen Zeitpunkt Vergütung: EG 8 TV-L Ihre Aufgaben - Allgemeine Sekretariatsaufgaben - Bearbeitung von allgemeinen Anfragen an den GB-Service, Postbearbeitung, Materialbestellungen - Krankmeldungen für Verwaltung - Organisation und Planung von Veranstaltungen für den GB Service, Team-Besprechungen (Protokollführung) und Dienstjubiläen - Pflege und Bearbeitung der Intranet-Seiten und des Telefonbuches - Pflege der aktuellen Stationsliste für das UKA und deren Weitergabe an viele verschiedene Abteilungen & Personen im UKA (INFO, Callcenter, Pflegedirektion) - Erstellung von Powerpoint-Präsentationen, Excelkalkulationen etc. - Eigenständige Organisation und Dokumentation der regelmäßigen Unterweisungen & Schulungen (Korruptionsbelehrung, Brandschutzunterweisung, Mitarbeiterschulungen usw.) - Planung & Organisation des Bewerbungsmanagement für den GB Service - Erstellen und Begleitung von Anträgen auf Stellenausschreibungen - Organisation der Bewerbungsgespräche und der damit verbundenen Kommunikation - Arbeitsplatzgestaltung für neue Mitarbeiter/-innen - Begleitung des On- und Offboardingprozesses - Organisation von UKA-Veranstaltungsräumen - Konzepterstellung zur Buchung und Verwaltung von Veranstaltungsräumen - Neuausstattung und Umgestaltung einzelner Veranstaltungsräume - Organisation und Bearbeitungen von Buchungsanfragen (Veranstaltungsräume & Equipment) unter Berücksichtigung von Vorschriften (Brandschutz, max. Personenzahl, techn. Voraussetzungen) - Beratung und Hilfestellung bei der Veranstaltungsorganisation mit Unterstützung beim Catering, techn. Ausstattung, Reinigung usw. - Regelmäßiger Austausch und Aufgabenverteilung mit den Kollegen vom V-Team - Materialbestellung und Verwaltung, inkl. Wartungen und Reparaturen Abrechnung von Veranstaltungen incl. - Eigenständige Erstellung von Rechnungen und Buchung in SAP - Aufgaben Personalrestaurant - Unterstützung der Sachbearbeitung Gastronomie - Bestellung über APM - Beratung und Unterstützung bei Cateringanfragen und deren Organisation - Unterstützung bei der Speiseplangestaltung - Kostenstellencontrolling/Rechnungen (Aufgabenteilung mit Sachbearbeitung Gastronomie) - Betreuung Kassensystem und Abrechnungen (Aufgabenteilung mit Sachbearbeitung Gastronomie) - Unterstützung von Kassentätigkeiten - Mithilfe bei der Gestaltung der Speisepläne PR / Patientenverpflegung - Abrechnung von Veranstaltungen in BW 15 oder per Rechnung - Monitorbetreuung (Visualisieren von Menüschildern, Hinweisen & Informationen) - Erstellen von Preis- und Artikellisten, Aufstellern und Hinweisschildern - Organisation des „Schwarzen Brettes" für verschiedene Aushänge in der Kantine Ihr Profil - Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich - Erfahrungen in Sekretariatstätigkeiten - SAP Kenntnisse wünschenswert - Gute MS Office Kenntnisse, Powerpoint, Excel, usw. - Kaufmännisches Grundverständnis - Freundliches Auftreten - Dienstleistungsorientiertes Denken - Lern- und Weiterbildungsbereitschaft - Teamfähigkeit Warum Sie sich für uns entscheiden sollten? Wir bieten… - 30 Tage Urlaub/Jahr bei Vollzeitbeschäftigung - Mitarbeitende werben Mitarbeitende für die Pflege / Prämie von 3.000 Euro - Eine attraktive betriebliche Altersversorgung der VBL - Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten - Attraktive Konditionen für den ÖPNV - Einen Betriebskindergarten (Plätze nach Verfügbarkeit) - Personalwohnheim (Plätze nach Verfügbarkeit und nach Absprache) - Eine Onboarding-App für neue Mitarbeitende - Verlängerte Öffnungszeiten unseres Personalrestaurants Bewerbung: Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsportal unter Angabe von "GB-P-50625" ein. Die Bewerbungsfrist endet am 16.04.2025. Kontakt: Bei Fragen steht Ihnen Frau Heike Zimmermann gerne zur Verfügung: E-Mail: apply.job.26344659@hokifyjob.com Telefon: +49 241 80 88222 Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Diese Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter. Die Uniklinik RWTH Aachen fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden nach Maßgabe des LGG bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind uns willkommen und werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Eine Beschäftigung unterhalb der oben angegebenen Wochenarbeitszeit ist grundsätzlich möglich. Für Ihre Bewerbung sollten Sie bevorzugt unser digitales Bewerbungsportal unter www.karriere.ukaachen.de nutzen. Dort haben Sie die Möglichkeit, Ihre Unterlagen in der elektronischen Bewerbungsmappe sicher vor unbefugten Zugriffen zu hinterlegen. Bewerbungen, die uns per Email erreichen (dieser Übertragungsweg ist in der Regel nicht ausreichend geschützt), werden in unser Bewerbungsportal übertragen und danach datenschutzkonform gelöscht. Falls Sie einer Überführung in das Portal nicht zustimmen, können wir Ihre Bewerbung leider nicht berücksichtigen. Die Daten im Portal werden nach Ablauf der Vorhaltefrist gelöscht.