Assistent/-in des Ersten Beigeordneten (w/m/d)

Wir suchen Sie! Assistent/-in des Ersten Beigeordneten (w/m/d) Beschäftigungsverhältnis: Vollzeit Beginn: ab sofort Befristung: unbefristet Bewerbungsfrist: 17.03.2025 Ihre Kernaufgaben: - Koordination, Digitalisierung und Bearbeitung der Eingangspost sowie Priorisierung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit - Terminorganisation und Vorbereitung von Meetings, sowohl organisatorisch als auch inhaltlich - Sicherstellung einer effizienten Ablage von Dokumenten, insbesondere eines digitalen Ablagesystems - Recherche zu verschiedenen Themen und Aufbereitung relevanter Informationen - Beratung der Bürgerinnen und Bürger zu unterschiedlichen Anliegen - Kommunikation mit politischen und wirtschaftlichen Ansprechpartnern - Wichtige Schnittstelle zu verschiedenen Fachdiensten der Verwaltung - Organisation von Dienstreisen und Erstellung der Abrechnungen - Erstellung von Beschlussvorlagen - Bearbeitung von Sonderaufgaben mit einer lösungsorientierten Herangehensweise - Vorbereitung von Sitzungen, Beratungen und Foren, einschließlich der Erstellung von Präsentationsmaterialien - Aufbereitung statistischer Auswertungen - Zusammenstellung und Erstellung von Quartalsberichten und Reports - Vertretung der Assistentin des Bürgermeisters Unsere Anforderungen: - Abgeschlossene 3-jährige Berufsausbildung im kaufmännischen oder verwaltungstechnischen Bereich - Nachgewiesene, langjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz bzw. Sekretariat zwingend erforderlich - Idealerweise gepaart mit Kenntnissen der öffentlichen Verwaltung - Umfangreiche und sichere Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen - Fundierte Kenntnisse im Umgang mit digitalen Tools - Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (nachgewiesene Stufe C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen) - Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise - Ausgeprägte Fähigkeit zur Selbstorganisation - Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit sowie Konfliktfähigkeit - Verbindliches und freundliches Auftreten - Zeitliche Flexibilität im Rahmen des Aufgabengebietes (z.B. bei Abendveranstaltungen) Wir bieten: - Einen vielseitigen und sicheren Arbeitsplatz mit großem Handlungs- und Gestaltungsspielraum - Eine Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung in einem attraktiven Arbeitsumfeld - Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch moderne Arbeitszeitmodelle, wie z. B. mobiles Arbeiten und flexible Arbeitszeiten, keine Kernzeiten - Attraktive Bezahlung nach dem TVöD - Jahressonderzahlung sowie leistungsorientierte Bezahlung - Zuschuss des Arbeitgebers zur Zusatzversorgung (Betriebsrente) - Angebot des Fahrradleasings in Form von Entgeltumwandlung - Gezielte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten - Mitarbeiterevents - 30 Tage Urlaub, Heiligabend und Silvester frei Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst. Die Stelle ist mit der Entgeltgruppe 8 TVöD VKA (mittlerer Dienst bzw. vergleichbar) bewertet. Wir sind bestrebt, unsere Unternehmenskultur zu bereichern und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung oder diversen Hintergründen, um eine vielfältige Arbeitsumgebung zu schaffen. Wenn Sie sich mit Ihrem Engagement für unsere Stadt einbringen möchten, dann bewerben sich bitte bis zum 17.03.2025 online über unser Karriereportal apply.job.25821372@hokifyjob.com . Bei Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an: Frau Peter Fachdienst Personal Tel: 03378 / 827 121 Rathausstraße 3 14974 Ludwigsfelde Kosten, die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen, können leider nicht erstattet werden. Ein aktuelles Führungszeugnis ist nach Aufforderung vorzulegen. Es besteht grundsätzlich auch die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung. Hinweis zum Datenschutz Ihre persönlichen Daten werden im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens auf der Grundlage des §26 Abs.1 BbgDSG von der Stadt Ludwigsfelde – Fachdienst Personal gespeichert. Für die ordnungsgemäße Durchführung des Verfahrens erhalten die beteiligten Personen und Gremien (Personalvertretung, Gleichstellungsbeauftragte und Schwerbehindertenvertretung) Einsicht. Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie unter www.Ludwigsfelde.de/datenschutz.