Institutsassistenz (d/m/w)

An der Hochschule Flensburg studieren ca. 3.000 Studierende in mehr als 20 Studiengängen im Bachelor- und Masterbereich. Die Hochschule verfügt über eine moderne Raum- und Laborinfrastruktur auf einem großzügig ausgestatteten Campus. Durch die Lage an der Ostsee ist die Fördestadt Flensburg ein attraktiver Wohnort und bietet vielfältige Freizeitmöglichkeiten. An der Hochschule Flensburg wird für das Wind Energy Technology Institute zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Institutsassistenz (d/m/w) befristet bis 31.12.2026 in Teilzeit mit 19,35 Wochenstunden gesucht. Das ausgeschriebene Aufgabengebiet umfasst: - Führung des Sekretariats (u. a. inter-/nationale Korrespondenz, Terminplanung, Beschaffungen, Anlaufstelle für Stifter/innen, Kooperationspartner/innen, Lehrende und Studierende etc.) - Rechnungsbearbeitung und Budgetverwaltung von Haushaltsmitteln und Drittmitteln - Administrative Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Lehrveranstaltungen sowie bei der Prüfungsorganisation - Redaktionelle Erstellung von Texten und Präsentationen in deutscher und englischer Sprache - Dienstreiseorganisation inkl. Reisekostenabrechnung - Personalverwaltung (u. a. für Einstellung von studentischen Hilfskräften) - Mitwirkung bei der Öffentlichkeitsarbeit (Website, Newsletter, Messen, etc.) in deutscher und englischer Sprache Das Anforderungsprofil Voraussetzungen für die ausgeschriebene Stelle sind: - erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Berufserfahrung als Office Manager/in mit Verwaltungs- und Organisationsaufgaben – idealerweise auch im Hochschulbereich - sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen - gute Englischkenntnisse vergleichbar mit mind. Niveau B 2 des GER (Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen des Europarates) - sehr gute Deutschkenntnisse, vergleichbar mit mind. Niveau C1 des GER (Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen des Europarates) - gewissenhafte und gründliche Arbeitsweise - sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeit - Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Aufgaben - Teamfähigkeit und freundliches Auftreten Wir bieten Ihnen - eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe 6 TV-L - 30 Tage Erholungsurlaub und bis zu 5 Tage Bildungsurlaub nach dem Weiterbildungsgesetz Schleswig-Holstein im vollen Kalenderjahr - Möglichkeit der Nutzung von Homeoffice - vielfältige, kostenlose interne Weiterbildungsmöglichkeiten durch unser Lern- und Sprachenzentrum (Englisch, Hochschuldidaktik, Schlüsselkompetenzen) - Betriebliches Gesundheitsmanagement - die Nutzung des Sportzentrums zu vergünstigten Konditionen - Möglichkeit der Nutzung von Fahrradleasing - Ermäßigungsmöglichkeit für das Deutschland-Jobticket/NAH.SH-Jobticket für Bus und Bahn - ein angenehmes Arbeitsklima in familienfreundlicher Umgebung in einem engagierten, kompetenten Team Die Hochschule setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein und prüft, ob freie Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Menschen, insbesondere mit bei der Agentur für Arbeit arbeitslos oder arbeitssuchend gemeldeten schwerbehinderten Menschen, besetzt werden können. Personen mit einer Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt. Wir möchten die Vielfalt der Biographien und Kompetenzen an der Hochschule fördern. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen, unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Alter sowie sexueller Identität. Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben, gleiches gilt für Menschen mit Kenntnissen in niederdeutscher, friesischer oder dänischer Sprache. Wir streben in allen Beschäftigungsgruppen eine chancengleiche Beteiligung von Frauen an. Daher werden Frauen im Falle einer Unterrepräsentation bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt. Die Beschäftigung ist in Teilzeit mit einem Anteil von 50 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit vorgesehen. Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und an externe Bewerber/innen. Ihre aussagekräftige Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (mindestens Lebenslauf, Schul-, Ausbildungs-, Arbeitszeugnisse), bei Bewerbungen aus der öffentlichen Verwaltung mit einer aktuellen Beurteilung und ggf. einer Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte, richten Sie bitte bis zum 09.03.2025 an die Kanzlerin der Hochschule Flensburg, Frau Maren Brechtefeld, direkt über unser [Online-Bewerbungsportal](https://jobs.hs-flensburg.de/jobposting/c071e9b4e54fa2ea8f14bc428e7517d192ed6f080). Auf die Vorlage von Lichtbildern/Bewerbungsfotos verzichten wir ausdrücklich und bitten daher, hiervon abzusehen. Ihre personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens auf der Grundlage des § 85 Absatz 1 des Landesbeamtengesetzes und § 15 Absatz 1 des Landesdatenschutzgesetzes verarbeitet. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte unserer PDF „Datenschutzinformationen für Stellenbewerberinnen und Stellenbewerber“, die Sie auf der [Übersichtsseite der Stellenangebote](https://hs-flensburg.de/hochschule/organisation/zentrale-verwaltung/personaldienstleistungen/stellenangebote) finden, und unserer [Datenschutzerklärung](https://hs-flensburg.de/datenschutzerklaerung). Für tarifrechtliche Fragen sowie Fragen zum Verfahren steht Ihnen die Personalabteilungsleiterin Frau S. Uhl unter Tel.: 0461 805-1781 oder per E-Mail: apply.job.25655423@hokifyjob.comapply.job.25655423@hokifyjob.com gern zur Verfügung. Bei fachlichen Fragen zum Anforderungsprofil und den damit verbundenen Aufgaben wenden Sie sich bitte an Herrn Prof. Torsten Faber unter Tel.: 0461 805–1241 oder per E-Mail: apply.job.25655423@hokifyjob.comapply.job.25655423@hokifyjob.com