Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Wir suchen Verstärkung! Stellenausschreibung: Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Der Gemeinde- und Städtebund Thüringen vertritt als kommunaler Spitzenverband die Interessen der Gemeinden, Städte und Verwaltungsgemeinschaften im Freistaat Thüringen gegenüber dem Thüringer Landtag, der Thüringer Landes­regierung sowie weiteren politischen Entscheidungs­trägern auf Landes-, Bundes- und auch euro­päischer Ebene. Zur Verstärkung unseres Teams in der Landesgeschäftsstelle suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) für die Bereiche Büroorganisation und Gremienarbeit. Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen: - Unterstützung der Geschäftsführung bei der Sicherstellung eines reibungslosen Arbeitsalltags und vertrauensvolle Kommunikation mit Gremien und Mitgliedern - Verantwortung für Terminplanung und -überwachung, Terminkontrolle, Wiedervorlagen - Erledigung des digitalen und analogen Postein- und -ausgangs - Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten, Erteilen von einfachen telefonischen Auskünften - Korrespondenz und eigenverantwortliche Bearbeitung sowie Verwaltung von Dokumenten - Überwachung aller Gremientermine und Sicherstellung einer fristgerechten Vor- und Nachbereitung mit Zusammenstellung und Verteilung von Gremienunterlagen - Mitwirkung bei der Erstellung von Tagesordnungen, Präsentationen und Protokollen, auch unter Nutzung moderner Kommunikationsmedien - Planung von Tagungen und Veranstaltungen (Raumorganisation, Bewirtung, Empfang und Betreuung von Teilnehmern, Hotelbuchungen) - Pflege und Archivierung von Daten und Dokumenten Ihre Kompetenzen: · Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise mit Zusatzqualifikation z. B. geprüfter Sekretär (m/w/d) oder vergleichbar · Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position · Sicherer im Umgang mit MS-Office und gängigen Internetanwendungen · Konzeptionelle und analytische Fähigkeiten, die es ermöglichen, komplexe Aufgaben präzise zu durchdenken und innovative Lösungsansätze zu entwickeln · Souveränes, repräsentatives und vertrauensvolles Auftreten mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten · Hohe Zuverlässigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit sowie ein ausgeprägtes Organisationstalent gepaart mit Eigeninitiative und Loyalität · Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Was wir bieten: - einen attraktiven und sicheren Arbeitsplatz - flexible Arbeitszeiten und Urlaubsplanung - eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle zur Landes- und Kommunalpolitik sowie den Thüringer Gemeinden und Städten - Teilnahme an persönlichen und fachlichen Fortbildungsmaßnahmen - Gewährung von im öffentlichen Dienst üblichen Zusatzleistungen Die Stelle ist in Vollzeit und unbefristet zu besetzen. Die Vergütung erfolgt nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst für den Bereich Verwaltung (TVöD-V). Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie uns Ihre schriftliche Bewerbung mit aussagefähigen Bewerbungsunterlagen (Abschluss- und Arbeitszeugnisse, Lebenslauf) bis zum 14. März 2025 als ein zusammenhängendes PDF-Dokument an: apply.job.25558804@hokifyjob.com oder auf dem Postweg an: Gemeinde- und Städtebund Thüringen Büroleitung Richard-Breslau-Straße 14 99094 Erfurt Wichtige Informationen zu Ihrer Bewerbung: Zu spät eingehende oder unvollständige Bewerbungen werden nicht berücksichtigt. Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehenden Aufwendungen nicht erstattet werden. Aus Kostengründen wird darum gebeten, die Bewerbungsunterlagen in Kopie einzureichen. Die Bewerber:innen erklären sich mit der Einsichtnahme in die Bewerbungsunterlagen einverstanden und stimmen der vorübergehenden Speicherung und Verarbeitung ihrer Daten im Rahmen des Auswahlverfahrens zu. In Bezug auf die Erhebung von personenbezogenen Daten im Rahmen von Bewerbungs-verfahren verweisen wir auf das Merkblatt gemäß Art. 13 DS-GVO, welches auf der Internetseite des Gemeinde- und Städtebundes Thüringen e. V. [www.gstb-thueringen.de](http://www.gstb-thueringen.de/) einsehbar ist. Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungsunterlagen nicht berücksichtigter Bewerber:innen entsprechend § 27 Abs. 4 ThürDSG ordnungsgemäß vernichtet. Bei gewünschter Rücksendung der Unterlagen bitten wir um Beilage eines adressierten und frankierten Rückumschlages. Merkblatt zur Erhebung von personenbezogenen Daten im Rahmen von Bewerbungsverfahren (Informationspflicht nach Art. 13 DS-GVO - Direkterhebung beim Betroffenen) 1. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen (Art. 13 Abs. 1 lit. a DS-GVO) Verantwortlicher: Gemeinde- und Städtebund Thüringen e.V. Geschäftsführendes Vorstandsmitglied Richard-Breslau-Straße 14 99094 Erfurt Innerorganisatorisch für die Datenverarbeitung verantwortlich: Referat: Büroleitung, Organisation, Informationssysteme, Richard-Breslau-Straße 14, 99094 Erfurt Kontakt: Telefon 0361/ 220500 Fax 0361/ 2205050 E-Mail apply.job.25558804@hokifyjob.com 2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (Art. 13 Abs. 1 lit. b DS-GVO) Postanschrift: Gemeinde- und Städtebund Thüringen Datenschutzbeauftragter Kontakt: Richard-Breslau-Straße 14; 99094 Erfurt Telefon: 0361/ 220 50 0 Fax: 0361/ 220 50 50 E-Mail: apply.job.25558804@hokifyjob.com 3. Zwecke der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 1 lit. c HS 1 DS-GVO) Personalangelegenheiten - Bewerbungsverfahren 4. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 1 lit. c HS 2 DS-GVO) Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf der Grundlage von Art.6 Abs.1 lit. b, Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 27 Thüringer Datenschutzgesetz (ThürDSG) . Des Weiteren finden Sie Regelungen zum gleichen Sachverhalt in den nachfolgenden Gesetzen/Verordnungen/Vereinbarungen etc.: Ø TVÖD (VKA) Ø Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) 5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern (Art. 13 Abs. 1 lit. e DS-GVO) Ihre personenbezogenen Daten erhalten folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern: innerhalb des Verantwortlichen: - Mitarbeiter Referat Büroleitung, Organisation und Informationssysteme (nach Zuständigkeit) - Vorstand des Gemeinde- und Städtebundes Thüringen - Präsidium des Gemeinde- und Städtebundes Thüringen Dritte (außerhalb des Verantwortlichen): - Gerichte, Rechtsanwälte im Falle eines Klageverfahrens 6. Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation (Art. 13 Abs. 1 lit. f DS-GVO) Eine Übermittlung an Drittländer oder internationale Organisationen findet nicht statt. 7. Dauer der Speicherung bzw. Kriterien für die Festlegung der Dauer (Art. 13 Abs. 2 lit. a DS-GVO) Die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt für die Dauer von: Ihre innerhalb des Bewerbungsverfahrens gewonnenen personenbezogenen Daten speichert der Gemeinde- und Städtebund Thüringen mindestens für sechs Monate. Im Falle einer nicht erfolgreichen Bewerbung oder bei Rücknahme dieser werden die von Ihnen im Rahmen der Bewerbung übermittelten Daten nach Ablauf von sechs Monaten nach Mitteilung der Absage vernichtet. Die Aufbewahrung im Rahmen dieser Fristen ist aufgrund der durchschnittlichen Verfahrensdauer sowie für den Fall etwaiger Klagen, bspw. bei der etwaigen Geltendmachung von Ansprüchen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) aus Rechtsgründen erforderlich. Bei Initiativbewerbungen: es erfolgt eine Löschung direkt nach schriftlicher Absage 8. Rechte der Betroffenen im Rahmen der Verarbeitung (Art. 13 Abs. 2 lit. b DS-GVO) Die nachfolgenden Rechte bestehen nur nach den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen und können auch durch spezielle Regelungen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein. Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DS-GVO im einzelnen aufgeführten Informationen. Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung, sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO). Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DS-GVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden (Recht auf Löschung). Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DS-GVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat, für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen. Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung, sie betreffende personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann grundsätzlich nicht mehr (Art. 21 DS-GVO). 9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 13 Abs. 2 lit. d DS-GVO) Die betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten und diese... Mehr unter https://thaff-thueringen.de/Stellenangebote/assistenz-der-geschaeftsfuehrung-m-w-d-26