Office Manager (Bürokauffrau / Bürokaufmann im Office Management, Projekt-Manger-Office, Kaufmann/ K

Du findest Dich hier wieder?Sie sind ein Organisationstalent und lassen sich durch nichts aus der Ruhe bringen? Dann werden Sie Teil unseres engagierten Verwaltungsteams und gestalten Sie aktiv die Zukunft unseres Unternehmens! Bringen Sie Ihre Leidenschaft für Organisation und Kommunikation ein und unterstützen Sie uns dabei, täglich Großes zu erreichen!Wir, die LUTZ + GRUB ACADEMY GmbH haben es uns als Ziel gesetzt, potenzielle sowie aktuelle Arbeitnehmer/innen in die Lage zu versetzen, den maximalen Nutzen für Unternehmen im Zuge der digitalen Transformation zu erzielen. Digitale Tools können nur dann das volle Potenzial entfalten, wenn sie richtig eingesetzt werden. Daher konzentriert sich das Unternehmen auf den gezielten Kompetenzaufbau in diesem Bereich auf Basis neuester Lernmethoden und einem hohen Coachinganteil. Unser kaufmännisches Team der Verwaltung ist der Motor hinter unserem täglichen Geschäft im Customer Service, Einkauf, Bewerbermanagement, Rechnungsverarbeitung und operativen Auftragsbearbeitung. Wir sind Experten darin, zu planen, zu strukturieren und kreative Lösungen zu finden. Gemeinsam im Team treiben wir geplante Innovationen voran, insbesondere im Bereich der Digitalisierung von Arbeitsprozessen. In unserem vielfältigen Team findet jeder seinen Platz und trägt dazu bei, dass das BackOffice reibungslos funktioniert. Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie mit uns die Zukunft.Deine AufgabenbereicheAllgemeine Verwaltung: • Kundenempfang und Betreuung der Telefonzentrale • Verwaltung der Ein- und Ausgangspost sowie E-Mail-Korrespondenz • Organisation und Bestellung von Büromaterial • Personaleinsatzplanung der Dozenten • Beauftragung von freiberuflichen Dozenten aus unserem Dozentenpool • Rechnungsprüfung und -freigabe über unser Dokumentenmanagementsystem • Mitwirkung bei Prozessoptimierungen Verwaltung von Weiterbildungsprogrammen: • Erstberatung von Kunden*innen zu ausgewählten Weiterbildungsangeboten • Verarbeitung von Anmeldungen und Betreuung der Teilnehmenden • Pflege digitaler Systeme und Unterstützung der Lehrgangsorganisation • Bearbeitung von Fördergutscheinen • Zusammenarbeit mit den für die Lehrgangsorganisation relevanten Institutionen wie IHK, Arbeitsagenturen • Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit den Fachabteilungen (Buchhaltung, Academy Management, IT, Trainer*innen, Coaches) • Mitgestaltung und Verbesserung von Digitalisierungsprozessen Dein Profil • Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Bürokauffrau*mann oder eine vergleichbare Qualifikation. • Sie verfügen über Berufserfahrung in der Büroorganisation und -verwaltung sowie in der Kommunikation mit Kunden*innen, Lieferanten und Kollegen*innen. • Ihre Fähigkeit zum eigenständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten in einem kleinen Team ist ausgeprägt. • Sie zeigen Eigeninitiative und besitzt Problemlösungskompetenz. Zudem sind Sie organisiert und arbeiten strukturiert. • Loyalität, Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und Flexibilität sind Eigenschaften, die Sie auszeichnen. • Sie haben ein freundliches und serviceorientiertes Auftreten im Umgang mit Kunden*innen und Kollegen*innen. • Der sichere Umgang mit MS Office-Programmen, einschließlich MS Teams, gehört zu Ihren Stärken. • Fließende Deutschkenntnisse sind vorhanden und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind wünschenswert. Warum wir? • Wir leben flache Hierarchien, eine offene Unternehmenskultur und kurze Entscheidungswege • Viel Platz für Eigeninitiative/Gestaltungsspielraum sowie persönliche und fachliche Weiterentwicklung • Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben • Wir bieten moderne Arbeitsmittel und Benefits (Bike Leasing, betriebliche Altersvorsorge, Corporate Benefits, Obstkorb & Kaffee, Tiefgaragenparkplatz) Kontaktinformationen: Edyta Fornoff (HR Mangerin), apply.job.25558498@hokifyjob.com +49 721 98184-0 Über uns Was uns wichtig ist: Wir legen Wert auf partnerschaftlichen Umgang untereinander und zu unseren Kunden. Wir praktizieren eine offene Kommunikation und stellen so Transparenz her. Die Mitarbeiter arbeiten selbstverantwortlich und in einem hohen Teambezug. Wertschätzung und gegenseitiges Vertrauen ist dabei unabdingbar. So schaffen wir langfristig Kompetenz und Kontinuität. 60% der Mitarbeiter sind länger als 5 Jahre im Unternehmen.