Office-Manager:in (w/m/d) – Backoffice, Personal & Team-Support

## **Über uns** Wir bei erdfisch sind seit fast 20 Jahren Expert:innen für Open-Source-Weblösungen mit Drupal. Damit unser Team sich voll auf spannende Projekte konzentrieren kann, suchen wir eine strukturierte und engagierte Persönlichkeit für unser Office-Management. Du übernimmst eine zentrale Rolle in unserem Team – bei dir laufen viele organisatorische Fäden zusammen. Unsere bisherige Kollegin übergibt dir eine gut organisierte Basis, und wir sorgen für eine sorgfältige Einarbeitung, damit du dich von Anfang an wohlfühlst. ## **Deine Aufgaben** Du sorgst im Hintergrund dafür, dass bei uns alles rundläuft: ### **Organisation & Administration** - Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Partnern (E-Mails, Schriftverkehr) - Planung und Organisation von Team-Events, Reisen und Eventbesuchen - Pflege unseres CRM-Systems und strukturierte Datenverwaltung - Unterstützung der Geschäftsleitung, des Projektmanagement-Teams und des Teams in administrativen Aufgaben - Verwaltung und Pflege von Geburtstagen und Jahrestagen im Team – du sorgst dafür, dass kein besonderer Anlass übersehen wird - Unterstützung des Teams im Remote-Setup – du sorgst dafür, dass alle optimal arbeiten können, auch wenn selten jemand im Büro ist ### **Finanzen & Buchhaltung (zusammen mit externen Dienstleistern)** - Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung - Schnittstelle zu Steuerberatern, Kunden und Gesellschaftern - Unterstützung bei Rechnungsabwicklung und Zahlungsverwaltung - Pflege von Kosten- und Ausgabendaten für das Controlling ### **Personal & HR-Administration** - Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten, Urlaubs- und Krankheitsmeldungen - Vorbereitung und Verwaltung von Arbeitsverträgen - Organisation und Verwaltung von Schulungen (Arbeitsschutz, Datenschutz, KI-Kompetenz) - Betreuung von Benefits wie Essensgutscheinen oder Zuschüssen ### **Bewerbungsmanagement & Datenschutz** - Bearbeitung und Verwaltung von Bewerbungen - DSGVO-konforme Datenpflege und Löschung - Unterstützung bei der Pflege von Datenschutzdokumenten ### **Das bringst du mit** - Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung im Office-Management, Personal oder Verwaltung - Strukturierte, eigenverantwortliche und zuverlässige Arbeitsweise - Affinität für digitale Prozesse und Open-Source-Tools - Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift - Idealerweise Erfahrung mit Ticketsystemen wie Jira - Kenntnisse in DATEV-Anwendungen sind ein Plus, aber kein Muss ## **Das bieten wir dir** - Maximale Flexibilität: Arbeite so, wie es zu deinem Leben passt – perfekt für alle, die Job und Familie vereinen wollen. - Hybrides Arbeiten: Homeoffice-Option mit mindestens einem Bürotag pro Woche für den persönlichen Austausch. - Klare Strukturen & flache Hierarchien: Wir legen Wert auf Transparenz und ein wertschätzendes Miteinander. - Faire Arbeitszeiten: Transparente Zeiterfassung und Überstundenausgleich – echte Work-Life-Balance. - Sicherheit & Perspektive: Betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss (nach der Probezeit). - Weiterentwicklung, die zu dir passt: Konferenzen, Zertifizierungen und individuelle Förderung. - Ein starkes Team: Eine offene, wertschätzende und kreative Arbeitskultur. - Moderne Ausstattung: Ergonomische Arbeitsplätze und leistungsfähige Geräte für produktives Arbeiten. - Gestaltungsspielraum: Eigenverantwortliches Arbeiten mit viel Freiheit für eigene Ideen. - Unterstützung ab Tag eins: Ein Team, das dich fördert und in deiner Rolle wachsen lässt. - Ein Umfang von 15 Wochenstunden ## **So bewirbst du dich** Wir suchen keine 08/15-Bewerbungen, sondern Menschen! Schreib uns einfach per E-Mail an apply.job.25546045@hokifyjob.comapply.job.25546045@hokifyjob.com – formlos, persönlich, gern auch per Video. ### **Was passiert nach deiner Bewerbung?** - Sofortige Bestätigung: Du bekommst direkt eine Rückmeldung. - Persönlicher Austausch: Wir melden uns bei dir, um Fragen zu klären und ein Kennenlernen zu vereinbaren. - Flexibilität auch hier: Gespräche sind auch abends oder am Wochenende möglich. **Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!**