Vorzimmerkraft der Generalsekretärin (unbefristet) am Dienstsitz Bonn

Vorzimmerkraft der Generalsekretärin (unbefristet) am Dienstsitz Bonn Eingruppierung und Zulagen: Bis Entg.-Gr. 6 TVöD Bund und Zahlung einer Ministerial- und Vorzimmerzulage Wir über uns: In der Gemeinsamen Wissenschaftskonferenz (GWK) behandeln Bund und Länder alle sie gemeinsam berührenden Fragen der Wissenschaftsförderung, der wissenschafts- und forschungspolitischen Strategien und des Wissenschaftssystems. Das Büro der GWK erledigt mit 25 Mitarbeitenden die laufenden Geschäfte der GWK und sorgt für die Vor- und Nachbereitung der Gremienberatungen. Es ist organisatorisch beim Bundespräsidialamt angesiedelt. Ihre Aufgaben bei uns: Als Vorzimmerkraft der Generalsekretärin unterstützen Sie die Leitung des GWK-Büros durch die Erledigung vielfältiger Aufgaben. Dazu gehören u.a.: - Büroorganisation und -koordination; - interne und externe Korrespondenz inkl. der selbstständigen Abfassung von Briefentwürfen; - Terminvorbereitung, -koordinierung und -überwachung; - Organisation von Veranstaltungen und Besprechungen; - Ansprechperson für interne und externe Anfragen; - Reiseplanung und administrative Abwicklung von Dienstreisen; - Vertretung des Gremiensekretariats. Das bringen Sie mit: - Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte/r, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare abgeschlossene, mindestens dreijährige Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf nach dem Berufsbildungsgesetz (BBiG); - mehrjährige Erfahrung im Sekretariat einer Führungsperson ist wünschenswert; - fundierte Kenntnisse in der Organisation, Planung und Durchführung von verwaltungstechnischen Abläufen; - sehr gute Kenntnisse der MS Office-Produkte; - Kenntnisse im Umgang mit Typo 3 sind wünschenswert; - strukturierte und organisierte Arbeitsweise auch unter Zeitdruck; - eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit; - Belastbarkeit und Flexibilität sowie Bereitschaft, die Arbeitszeit den aktuellen Arbeitsanforderungen anzupassen (auch mehrtägige Dienstreisen im Inland möglich); - freundliches und gewandtes Auftreten; - Selbstständigkeit und Eigenverantwortung sowie ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein; - gute Allgemeinbildung und gute Kenntnisse des politischen Tagesgeschehens; - Zuverlässigkeit, Diskretion und besondere Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Daten. Das bieten wir Ihnen: - Die Möglichkeit, die Zusammenarbeit von Bund und Ländern in der Wissenschaftsförderung zu unterstützen; - ein kollegiales und unterstützendes Arbeitsumfeld; - eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgabe mit einer sinnstiftenden Tätigkeit und einem krisensicheren Arbeitsplatz; - Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten; - ein moderndes Dienstgebäude mit einer ergonomischen Büroausstattung in zentraler Lage; - eine gute Anbindung zum öffentlichen Personennahverkehr und ein vergünstigtes Monatsticket für den Personennahverkehr (Job-Ticket), alternativ ein vergünstigtes Deutschlandticket; - Tiefgaragenstellplätze zur kostenfreien Nutzung. Bewerbungsfrist: 14.03.2025 Besondere Hinweise: Die Stelle ist grundsätzlich zur Besetzung mit Teilzeitkräften geeignet. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen nach Maßgabe des § 8 BGleiG bevorzugt berücksichtigt. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt eingestellt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund werden begrüßt. Ihr Kontakt zu uns: Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen, zusammengefasst in einer PDF-Datei (max. 14 MB) per Mail an apply.job.25537270@hokifyjob.com Für Fragen zur Tätigkeit steht Ihnen Herr Steg (Vertretung stv. Generalsekretärin) telefonisch unter 0228 995402-134 oder per Mail apply.job.25537270@hokifyjob.com zur Verfügung. Für Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Scherer (Sachbearbeiterin Personal) telefonisch unter 0228 995402-132 oder per apply.job.25537270@hokifyjob.com zur Verfügung. Weitere Informationen zur Gemeinsamen Wissenschaftskonferenz finden Sie unter www.gwk-bonn.de