Assistenz/Sekretariat (m/w/d) als Krankheitsvertretung

Die Evangelische Diakoniestiftung Herford hat rund 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und 17 verschiedene Einrichtungen, Beratungsstellen und Angebote. Wir engagieren uns in den Bereichen der ambulanten, Teil- und vollstationären Pflege ebenso wie in den Bereichen der Integrationshilfen durch Beratungs-, Wohn- und Beschäftigungsangebote im Kreis Herford. Für unser engagiertes Team aus dem **Sekretariat in der** **Hauptverwaltung** suchen wir Sie - eine neue Kollegin bzw. einen neuen Kollegen die/der uns **ab sofort** **als Krankheitsvertretung** in unserer täglichen Arbeit unterstützt. **Ihr Aufgabenbereich** - **Termin- und Veranstaltungsmanagement:** Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen, einschließlich der Organisation von Bewirtung für interne und externe Gäste, Gremien und Netzwerke - **Versicherungsmanagement:** Bearbeitung aller versicherungsrelevanten Vorgänge - **Dokumenten- und Aktenverwaltung:** Digitalisierung, Pflege und strukturierte Ablage von Dokumenten sowie Sicherstellung einer effizienten Dokumentation - **Korrespondenz und Kommunikation:** Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Verwaltung des zentralen E-Mail-Postfachs sowie professionelle schriftliche und telefonische Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern - **Empfangs- und Telefonzentrale:** Freundliche und professionelle Betreuung der Telefonzentrale sowie erste Anlaufstelle für Besucher und externe Anfragen - **Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung:** Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Werbematerialien, Überwachung der Lagerbestände, Erstellung von Mailings, Rechnungsprüfung, Bearbeitung von Spenden, Pflege interner Listen und Handbücher, Einholung, Vergleich von Angeboten sowie Beauftragung externer Dienstleister **Folgende Voraussetzungen sollten Sie mitbringen** - Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. entsprechende berufliche Erfahrung in der kaufmännischen Verwaltung - Idealerweise gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Word, Excel und PowerPoint - Hohe Kommunikationsfähigkeit, verbindliches Auftreten und soziale Kompetenz - Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion **Das bieten wir Ihnen** - 30 Tage Urlaub, eine tarifliche Vergütung nach dem BAT-KF, zusätzliche Altersversorgung (KZVK), Kinderzulage, Jahressonderzahlung, Krankengeldzuschuss (ab dem 2. Beschäftigungsjahr) - Fahrradleasing über Lease a Bike - Hervorragende Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung - Mitarbeiterangebote in über 1.500 Onlineshops namhafter Anbieter - Eine kooperative, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit guter Arbeitsatmosphäre **Möchten Sie Teil unseres dynamischen Teams werden? Prima! Wir freuen uns auf Ihren Anruf, Ihre E-Mail oder Ihre Nachricht über unsere Online-Kurzbewerbung.** **Ihr direkter Kontakt bei Rückfragen:** Bettina Ansorge, Tel.: 05221-9149-30 apply.job.25483264@hokifyjob.comapply.job.25483264@hokifyjob.com