Teamassistenzen (w/m/d)

Das Max-Planck-Institut für Geoanthropologie, gegründet im Sommer 2022, ist eine dynamisch wachsende, hochgradig internationale und interdisziplinäre Forschungseinrichtung. Unsere Forschung konzentriert sich auf die Modellierung und Analyse der Wechselbeziehungen zwischen natürlichen und vom Menschen geschaffenen Systemen. Wir blicken in die tiefe Vergangenheit und in die ferne Zukunft, um zu untersuchen, wie die Menschheit die Entstehung des Anthropozäns vorangetrieben hat – die geologische Periode, in der menschliche Aktivitäten begannen, das Klima und die Ökosysteme unseres Planeten signifikant zu beeinflussen – und wie wir seinen Verlauf noch positiv beeinflussen können. Die transdisziplinäre Forschung am MPI-GEA wird Forschungsbereiche zusammenführen, die in allen drei wissenschaftlichen Sektionen der MPG vertreten sind: Biologie und Medizin; Chemie, Physik und Technologie; Humanwissenschaften. Entsprechende inter- und transdisziplinäre Forschungsprojekte betreffen z.B. die planetarische Urbanisierung, das globale Nahrungsmittelsystem sowie die globalen Material-, Energie- und Informationsflüsse. Zur Unterstützung der Arbeit in unseren Abteilungen und Forschungsgruppen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt zwei ### Teamassistenzen (w/m/d) Wir suchen hochmotivierte und begeisterungsfähige Personen mit ausgeprägter Kommunikations- und Sozialkompetenz, die gerne Herausforderungen annehmen und an flexiblen Lösungen arbeiten. Sie werden Teil eines internationalen Teams von Kolleg*innen aus Wissenschaft und Verwaltung. Sie unterstützen die Leiter*innen der wissenschaftlichen Abteilungen und Forschungsgruppen bei allen administrativen Aufgaben. Dazu zählen Verwaltungsaufgaben wie die Organisation von Sitzungen, Reisen und anderen Veranstaltungen sowie die Kommunikation mit den wissenschaftlichen und administrativen Bereichen des Instituts. Das Institut bietet ein vielfältiges und multikulturelles Umfeld und empfängt Gäste aus aller Welt. Diese Positionen sind ideal für Menschen mit ausgeprägtem Organisationstalent, die in der Lage sind, Arbeitsaufgaben effektiv zu priorisieren, kooperativ zu arbeiten und unterschiedliche Arten von Problemen souverän zu lösen. **Ihre Aufgaben:** Administrative, organisatorische und betriebswirtschaftliche Unterstützung der Leitung der Abteilungen und Forschungsgruppen bei einem breiten Spektrum von Aktivitäten und Planungsanforderungen: • Organisation von Meetings, Workshops und Konferenzen • Unterstützung bei der Organisation von Reisen • grundlegende administrative Aufgaben, z.B. Beantwortung von E-Mails und Anfragen, Terminplanung, Versand von Mitteilungen, Buchung von Räumen, Verwaltung der Kalender und der Webseiten, Ablage und Organisation von Dateisystemen • Unterstützung ausländischer Mitarbeiter*innen und Gäste bei der Wohnungssuche, der Erfüllung der Aufenthaltsbestimmungen sowie bei administrativen und verwandten Angelegenheiten in enger Zusammenarbeit mit dem Internationalen Büro des Instituts • Bearbeitung von Kaufanfragen und Spesenabrechnungen • Kleinere Übersetzungen (Deutsch/Englisch und Englisch/Deutsch) • Vernetzung mit den wissenschaftlichen und administrativen Bereichen des Instituts • Erstellung detaillierter Meetingprotokolle in englischer und deutscher Sprache **Ihre Qualifikationen:** • Ausbildung zum/zur Fremdsprachensekretär*in und/oder andere qualifizierende Berufsabschlüsse • Erfahrung in den Bereichen Sekretariat, persönliche Assistenz, Büroleitung und Organisation • verhandlungssichere Kenntnisse in Wort und Schrift sowohl in Englisch als auch in Deutsch • sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) • gute Organisationsfähigkeiten, hohe Eigenmotivation und Teamorientierung • absolute Zuverlässigkeit und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein • Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Initiative zu ergreifen • Offenheit und Interesse am Erlernen neuer Aufgaben und Fähigkeiten • Fähigkeit zum Multitasking, zu kreativen Problemlösungen und zur Einhaltung von Fristen **Von Vorteil sind zusätzlich:** • frühere Erfahrungen in einem wissenschaftlichen Umfeld • Kenntnisse lokaler Strukturen und Angebote **Unser Angebot:** Wir bieten Ihnen ein auf zunächst 2 Jahre befristetes Arbeitsverhältnis in Voll- oder Teilzeit (mindestens 25h/Woche) und ein attraktives Gehalt gemäß TVöD Bund entsprechend dem konkreten Aufgabenzuschnitt und Ihren persönlichen Voraussetzungen bis zur EG 8 sowie eine zusätzliche Jahressonderzahlung. Sie haben Anspruch auf 30 Tage Urlaub sowie arbeitsfrei am 24. und 31.12. Wir bieten außerdem attraktive und familienfreundliche Gleitzeit- und Home-Office-Regelungen an. Eine betriebliche Altersvorsorge (VBL), ein Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket, die Möglichkeit zur Weiterbildung sowie Sprach- und Gesundheitskurse runden unser Angebot ab. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Wir setzen uns für die Förderung von Vielfalt ein und treten aktiv gegen Vorurteile aufgrund von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung, Religion und anderen Komponenten der Identität ein. Für unser Engagement wurden wir 2023 erstmalig mit dem TOTAL E-QUALITY-Prädikat ausgezeichnet. Die Max-Planck-Gesellschaft engagiert sich für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf und ist nach dem Audit "berufundfamilie" zertifiziert. **Ihre Bewerbung:** Bitte nutzen Sie den folgenden Link, um Ihre Bewerbung bis zum **25.02.2025** abzuschicken: [https://bewerbermanagement.net/jobposting/537577e91f1ec2c1185218e59007ac98a9b97ce30](https://bewerbermanagement.net/jobposting/537577e91f1ec2c1185218e59007ac98a9b97ce30) Haben Sie weitere Fragen zu dieser Stellenausschreibung? Bitte wenden Sie sich ab 10.02.2025 an Yvonne Zeng-Salomon unter apply.job.25482902@hokifyjob.com Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!